Tôi phải thừa nhận rằng tôi từng là một “fan cứng” của Notion. Nó là không gian làm việc chính của tôi để theo dõi các chiến dịch, ghi chú nhanh, lên kế hoạch với lịch biểu và tổ chức toàn bộ quy trình làm việc. Notion giống như một “bộ não thứ hai” hoàn hảo. Tuy nhiên, theo thời gian, một điều gì đó đã thay đổi. Trọng tâm của Notion dần dịch chuyển khỏi người dùng cá nhân và sự đơn giản vốn là thế mạnh ban đầu. Sự thay đổi đó đã thôi thúc tôi tìm kiếm những công cụ khác. Tôi đã thử Obsidian, Capacities và cả những lựa chọn ít được biết đến hơn như TheBrain. Ngạc nhiên thay, chúng không chỉ thay thế Notion mà còn hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều so với cách tôi tư duy và làm việc một mình.
Hình ảnh so sánh Notion và Obsidian trên laptop cùng ứng dụng năng suất trên điện thoại
1. Notion Tập Trung Nhiều Hơn Vào Doanh Nghiệp
Notion thực sự tỏa sáng khi làm việc nhóm. Các tính năng cộng tác theo thời gian thực, không gian làm việc chia sẻ và khả năng tích hợp với các công cụ như Slack biến nó thành một công cụ mạnh mẽ cho các dự án nhóm. Nhưng với tư cách là một người dùng cá nhân, tôi không cần đến một nửa số tính năng đó. Tôi không chia sẻ bộ theo dõi chiến dịch với một nhóm hay cùng nhau chỉnh sửa ghi chú cuộc họp. Điều tôi muốn là một không gian riêng – một “bộ não thứ hai” thực sự được điều chỉnh theo cách tôi xử lý thông tin. Các tính năng cộng tác của Notion dần trở nên rườm rà, với các yếu tố thúc đẩy tôi hướng tới tính thẩm mỹ (chẳng hạn như ảnh bìa emoji) hơn là giá trị nội dung.
Obsidian thì hoàn toàn ngược lại. Nó được xây dựng một cách cá nhân hóa và dành cho tư duy sâu sắc. Chế độ xem đồ thị (Graph View) cho phép tôi thấy một ý tưởng chiến dịch kết nối với một dự án đã qua hoặc một suy nghĩ ngẫu nhiên từ nhiều tháng trước như thế nào, khơi gợi những hiểu biết sâu sắc mà tôi không bao giờ có được từ các cơ sở dữ liệu tuyến tính của Notion. Nó giống như một bản đồ tư duy phát triển tự nhiên mà không buộc tôi phải đưa suy nghĩ của mình vào các hộp được xác định trước.
2. Không Hỗ Trợ Chế Độ Offline-First
Một “bộ não thứ hai” cần phải đáng tin cậy, dù tôi đang trên chuyến bay, trong một quán cà phê vùng nông thôn hay chỉ đơn giản là đối mặt với Wi-Fi kém. Sự phụ thuộc của Notion vào đám mây đã trở thành một điểm yếu rõ rệt. Ngay cả với chế độ ngoại tuyến (một bổ sung gần đây), sự chậm trễ đồng bộ hóa và thời gian tải khiến quy trình làm việc của tôi bị gián đoạn. Không có gì tệ hơn việc cần một ghi chú quan trọng trong cuộc họp, nhưng chỉ nhìn thấy biểu tượng tải dữ liệu quay vòng không ngừng.
Thanh công cụ của ứng dụng Obsidian hiển thị các tùy chọn ghi chú và quản lý
Obsidian và The Brain đã giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ dữ liệu cục bộ. Các tệp của Obsidian nằm trên thiết bị của tôi, có thể truy cập ngay lập tức mà không cần internet. Các “neurogram” của The Brain (liên kết động giữa các ý tưởng) hoạt động liền mạch khi ngoại tuyến, phản ánh cách tâm trí tôi kết nối các khái niệm. Điều này đảm bảo tính ổn định và liên tục của công việc.
3. Notion Cố Gắng Trở Thành “Tất Cả Trong Một”
Notion thường được ca ngợi là một không gian làm việc đa năng, tất cả trong một, và nó chắc chắn đáp ứng được danh tiếng đó. Nhưng chính sự đa năng đó cũng là nhược điểm lớn nhất của nó.
Notion giống như một người bạn học đã thử sức với mọi thứ nhưng chưa bao giờ thực sự làm chủ được bất cứ lĩnh vực nào. Nó cố gắng trở thành một ứng dụng ghi chú, một trình quản lý tác vụ, một cơ sở dữ liệu, một wiki và nhiều hơn thế nữa. Kết quả là, nó có nguy cơ trở thành một nền tảng tổng quát mà khó có thể xuất sắc trong bất kỳ lĩnh vực nào. Điều này càng trở nên rõ ràng hơn khi công cụ này ngày càng phức tạp. Khi Notion tiếp tục mở rộng các tính năng để phục vụ nhiều trường hợp sử dụng rộng hơn, nó cũng trở nên đắt đỏ hơn, đặc biệt đối với những người dùng chỉ cần nó cho các trường hợp sử dụng đơn giản như một cơ sở tri thức cá nhân.
4. Thiếu Linh Hoạt Trong Lưu Trữ Dữ Liệu
Notion không cung cấp nhiều sự linh hoạt khi nói đến lưu trữ dữ liệu. Tất cả nội dung của bạn được lưu trữ trên máy chủ của Notion và bạn không có bất kỳ quyền kiểm soát nào về nơi hoặc cách thức nó được lưu giữ. Mặc dù điều đó có thể tiện lợi, nhưng nó cũng đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền kiểm soát dữ liệu của chính bạn, và đó có thể là một vấn đề nếu quyền riêng tư hoặc khả năng truy cập dài hạn là quan trọng đối với bạn.
Với các công cụ như Obsidian, bạn có toàn quyền kiểm soát. Các ghi chú của bạn được lưu trữ cục bộ trên thiết bị và bạn có thể chọn cách đồng bộ hóa chúng. Dù là thông qua Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud hay các tùy chọn mã nguồn mở như Nextcloud, sự lựa chọn là của bạn. Nếu bạn muốn có thêm quyền riêng tư, Obsidian cung cấp một tiện ích bổ sung Sync (có trả phí) cho phép mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption), đảm bảo dữ liệu của bạn an toàn trên các thiết bị. Phần tốt nhất là nếu bạn đã sử dụng dịch vụ như Google One, Microsoft 365 hoặc iCloud+, bạn có thể đồng bộ hóa “kho” ghi chú của mình miễn phí.
5. Thiếu Chế Độ Xem Canvas và Graph View Độc Đáo
Notion cho phép bạn liên kết các ghi chú có liên quan, điều này có thể hữu ích để xây dựng một cơ sở tri thức được kết nối. Tuy nhiên, các công cụ như Obsidian, Capacities và The Brain đã tiến thêm một bước, cung cấp những cách mạnh mẽ hơn để động não, tổ chức và hình dung các suy nghĩ của bạn.
Ví dụ, Obsidian bao gồm các tính năng như Canvas và Graph View có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn tiếp cận việc ghi chú. Graph View cung cấp cho bạn một bản đồ trực quan về toàn bộ kho ghi chú của bạn, cho thấy cách các ghi chú kết nối với nhau. Điều này giúp bạn dễ dàng phát hiện các mẫu hoặc mối quan hệ mà bạn có thể đã bỏ lỡ trong một thiết lập tuyến tính. Mặt khác, Canvas hoạt động giống như một bảng trắng kỹ thuật số. Bạn có thể sắp xếp các ý tưởng bằng cách sử dụng thẻ, mũi tên, hình dạng và các yếu tố hình ảnh khác. Dù bạn đang lên kế hoạch cho một dự án, xây dựng một quy trình làm việc hay kết hợp các loại phương tiện khác nhau, Canvas mang lại cho bạn sự linh hoạt để tổ chức mọi thứ theo cách có ý nghĩa đối với bạn.
Lời Kết: Chọn Công Cụ Phù Hợp Cho “Bộ Não Thứ Hai” Của Bạn
Notion không phải là một công cụ tồi. Nó chỉ có thể không còn là lựa chọn tốt nhất cho những người tư duy độc lập, những người ưu tiên tốc độ, sự đơn giản và quyền kiểm soát dữ liệu của họ. Khi các công cụ như Obsidian và Capacities ngày càng phổ biến, rõ ràng rằng quản lý tri thức không phải là một giải pháp “một kích cỡ phù hợp cho tất cả”.
Nếu bạn không chắc chắn công cụ nào phù hợp nhất với quy trình làm việc của mình, hãy xem xét các công cụ Quản lý Tri thức Cá nhân (PKM) yêu thích của chúng tôi tập trung vào quyền riêng tư và tính linh hoạt. Và nếu bạn đang tìm kiếm các lựa chọn ngoài những cái tên quen thuộc, đừng bỏ lỡ giải pháp mã nguồn mở thay thế kết hợp những ưu điểm tốt nhất của cả hai thế giới. Hãy chia sẻ ý kiến và trải nghiệm của bạn về các công cụ này trong phần bình luận bên dưới nhé!
