Notion đã khẳng định vị thế là một trong những nền tảng tổ chức và năng suất phổ biến nhất hiện nay, với con số người dùng đã vượt mốc 100 triệu. Hệ thống dựa trên các khối (block-based system) của Notion mang lại sự linh hoạt đáng kinh ngạc, cho phép người dùng kiến tạo các giải pháp tùy chỉnh để quản lý mọi loại dữ liệu. Dù được sử dụng như một công cụ theo dõi thời gian, quản lý dự án, CRM, lập kế hoạch sự kiện hay đơn giản chỉ để tổ chức ghi chú, Notion đều cho phép người dùng xây dựng các hệ thống phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ. Chính nhờ khả năng ứng dụng rộng rãi này mà Notion trở thành lựa chọn lý tưởng khi một công ty quảng cáo ngoài trời trị giá hàng triệu đô la tiếp cận chúng tôi để thiết kế một hệ thống tùy chỉnh.
Kinh nghiệm trước đây của chúng tôi khi sử dụng Notion với khách hàng này cho một dự án khác đã củng cố quyết định xây dựng hệ thống của họ bằng Notion. Khả năng mở rộng của nó giúp Notion phù hợp với các dự án lớn, nhưng nếu không áp dụng các nguyên tắc quản lý dự án và xây dựng hệ thống cốt lõi, sự phức tạp của nó có thể nhanh chóng trở nên choáng ngợp. Trong quá trình áp dụng những nguyên tắc này, chúng tôi nhận thấy sáu bí quyết đặc biệt hữu ích – những bài học có thể mang lại lợi ích cho bất kỳ ai đang xây dựng hệ thống Notion, dù là cho nhu cầu kinh doanh quy mô lớn hay các dự án cá nhân nhỏ. Đây là những mẹo dùng Notion hiệu quả nhất bạn nên biết.
1. Đừng Ngại Tạo Nhiều Cơ Sở Dữ Liệu Riêng Biệt
Có những ngoại lệ cho lời khuyên thông thường này
Cơ sở dữ liệu tập trung thường là lời khuyên phổ biến trong lý thuyết cơ sở dữ liệu và các công cụ như Notion, bởi vì chúng đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm trùng lặp và duy trì tính nhất quán. Trong dự án này, một cơ sở dữ liệu Notion tập trung đã được sử dụng để quản lý các danh mục dữ liệu chồng chéo như địa điểm, mục nhập CRM và các chi tiết đặc thù của ngành.
Tôi không thể trình bày thông tin độc quyền của doanh nghiệp, nhưng tôi sẽ sử dụng hình ảnh từ các dự án cá nhân, doanh nghiệp và mẫu template của riêng tôi làm ví dụ.
Ví dụ cơ sở dữ liệu Notion cho danh mục dự án liệt kê tất cả các mục sở hữu
Khi hệ thống phát triển, rõ ràng không phải tất cả thông tin đều thuộc về một cơ sở dữ liệu Notion duy nhất. Một số dữ liệu về địa điểm hoặc giao lộ xuất hiện tương tự hoặc thậm chí giống hệt nhau nhưng phục vụ các ngữ cảnh và mục đích khác nhau. Việc kết hợp các thuộc tính của chúng gây ra sự nhầm lẫn, và việc tách chúng thành các cơ sở dữ liệu riêng biệt là hợp lý.
Hãy bắt đầu với một cơ sở dữ liệu tập trung để đơn giản hóa, nhưng đừng ngần ngại tạo các cơ sở dữ liệu chuyên biệt nếu phạm vi công việc của bạn mở rộng. Khả năng liên kết của Notion giúp duy trì kết nối dễ dàng, ngay cả giữa các cơ sở dữ liệu, thông qua việc sử dụng Rollups và Relations trong Notion. Nếu bạn cảm thấy cơ sở dữ liệu của mình đang trở nên quá lớn, bạn gặp khó khăn khi điều hướng hoặc một số dữ liệu quá khác biệt, hãy tin vào trực giác của mình để tạo một cơ sở dữ liệu riêng. Mặc dù một số người coi đây là một quy tắc cứng nhắc, nhưng thực tế không phải vậy.
2. Đặt Tên Duy Nhất Cho Mọi Thứ
Để tính năng tìm kiếm của Notion phát huy tối đa
Quy ước đặt tên cho mọi thuộc tính (property), cơ sở dữ liệu Notion và trang (page) đều rất quan trọng. Tên duy nhất là yếu tố cần thiết khi sử dụng chức năng tìm kiếm của Notion, vốn hoạt động rất hiệu quả và sẽ nhanh chóng đưa bạn đến thứ bạn đang tìm kiếm.
Dự án có hơn 500 mục nhập địa điểm, trải rộng trên ba thành phố, và bao gồm các thuộc tính Notion yêu cầu sự phân biệt rõ ràng. Các thuộc tính với các thuật ngữ và dữ liệu đặc thù của ngành có thể thay đổi tùy theo quy định của thành phố, và hai thành phố thậm chí có thể có cùng một địa chỉ.
Đầu tư thời gian vào một chiến lược đặt tên nhất quán, đảm bảo mọi thứ có một tên và tiêu đề duy nhất sẽ tiết kiệm vô số giờ về sau và cho phép bạn tận dụng tối đa khả năng của Notion để tìm bất cứ thứ gì trên bất kỳ trang, thuộc tính hoặc Notion block nào. Đây là một mẹo dùng Notion hiệu quả giúp tăng tốc độ làm việc.
3. Tạo Sẵn Các Mẫu Trang Trống Ngay Từ Đầu
Để chuẩn hóa nội dung bạn đang tổ chức
Các trang của Notion sử dụng các khối (blocks), với mỗi dòng được coi là một khối riêng biệt, và rất nhiều loại khối khác nhau để lựa chọn. Notion thường ví việc làm việc với các khối của họ giống như chơi Lego. Tôi là một trong những người yêu thích thiết kế các bảng tính tốt, và tôi cũng vẫn thích chơi Lego và tự xây dựng các thiết kế của riêng mình, và đánh giá cao sự tự do sáng tạo.
Khả năng là vô tận, vì vậy nếu bạn cũng như tôi, bạn sẽ tạo ra một số hệ thống Notion tổ chức và bố cục trang phức tạp. Việc tạo các template Notion cho những trang này ngay từ sớm và chỉnh sửa template Notion thay vì từng trang riêng lẻ sẽ giúp bạn đạt được sự nhất quán về trang sau này.
Mẫu dàn ý nội dung YouTube trên Notion được tạo cho một tổ chức phi lợi nhuận
Ví dụ, các mẫu trong cơ sở dữ liệu Notion về địa điểm đã đảm bảo tính nhất quán giữa các trường như chi tiết quy hoạch, lưu lượng giao thông, tình trạng giấy phép, thu thập liên hệ, v.v. Việc có thể tạo các trang với cơ sở dữ liệu nội tuyến, các chế độ xem từ các cơ sở dữ liệu khác, tiêu đề bật/tắt, nhúng, bảng biểu và mọi thứ khác có sẵn là một trải nghiệm tuyệt vời.
Tuy nhiên, điều đó sẽ không còn ý nghĩa nếu bạn mở một trang trông khác biệt hoặc không có thông tin cần thiết. Các template Notion không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn ngăn ngừa sự lộn xộn. Chúng đặc biệt hữu ích trong các dự án hợp tác, nơi những người dùng khác có thể không quá ngăn nắp và dễ bỏ sót các chi tiết quan trọng.
4. Ghi Lại Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Đang Xây Dựng
Mọi thứ có thể trở nên phức tạp rất nhanh
Một hệ thống Notion được xây dựng tốt chỉ hiệu quả khi có tài liệu hướng dẫn rõ ràng. Nếu không có hướng dẫn cụ thể, ngay cả những hệ thống được thiết kế chu đáo nhất cũng có thể trở nên khó sử dụng. Các ghi chú về cách các cơ sở dữ liệu Notion liên kết với nhau, mục đích của các template Notion và cách áp dụng các bộ lọc là vô giá.
Hướng dẫn tài liệu Notion cho hệ thống kế toán và thuế
Trong dự án này, tài liệu đã giúp việc đào tạo trở nên đơn giản. Nó đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể điều hướng qua nhiều cơ sở dữ liệu Notion và trang liên kết với nhau mà không bị nhầm lẫn, và nhập đúng dữ liệu vào đúng vị trí. Việc nhúng hướng dẫn ngay trong không gian làm việc cho phép người dùng truy cập hướng dẫn chính xác tại nơi họ cần.
Tôi cá nhân dựa rất nhiều vào tài liệu tốt vì tôi mắc AuDHD và có tài liệu tham khảo nhanh giúp tôi quay lại đúng hướng nếu tôi bị phân tâm bởi điều gì đó khác thu hút sự chú ý của tôi.
5. Tạo Nhật Ký Thay Đổi Phát Triển
Ngay cả khi đó là một nhật ký đơn giản
Theo dõi các thay đổi đối với bất kỳ thứ gì bạn đang phát triển là một thói quen tốt. Notion cũng là một công cụ theo dõi thói quen phổ biến. Tuy nhiên, số lượng công việc bạn có thể thực hiện với tất cả các Notion block trong Notion đã khiến việc này trở thành một điều cần thiết. Một nhật ký thay đổi – ngay cả một nhật ký cơ bản – cung cấp lịch sử cập nhật, giúp bạn biết mình đã thay đổi gì và tại sao.
Ví dụ nhật ký thay đổi phát triển hệ thống Notion
Kiến trúc sư hệ thống khác làm việc trong dự án này với tôi cũng liên tục thử nghiệm những điều mới và tìm cách hợp lý hóa hệ thống. Chúng tôi cần đảm bảo rằng những gì chúng tôi đang làm không chồng chéo vào bất kỳ thời điểm nào, và nếu có, các thay đổi chúng tôi thực hiện có thể dễ dàng đảo ngược nếu nó can thiệp vào một sáng kiến khác.
6. Tạo Một Trang “Clipboard” Tạm Thời
Rất dễ bị sa đà vào việc thiết kế bố cục của bạn
Thiết kế dựa trên khối của Notion khuyến khích thử nghiệm, nhưng việc thử nghiệm ý tưởng trực tiếp trong không gian làm việc chính của bạn có nguy cơ dẫn đến một cấu trúc kém hiệu quả khó đảo ngược. Một trang “clipboard tạm thời” hoặc “bảng trắng” hoạt động như một “hộp cát” để thử nghiệm các bố cục, template Notion, tự động hóa hoặc quy trình làm việc mới mà không ảnh hưởng đến hệ thống Notion chính của bạn.
Trang Notion dùng làm bảng tạm hoặc bảng trắng tạm thời
Ngay cả cách bạn làm việc với nội dung chính của một trang trong Notion cũng khác, và thật tốt khi có thể xem ý tưởng của bạn sẽ trông như thế nào trước khi tích hợp nó. Tôi chỉ tạo một trang riêng tư xuất hiện trong menu bên trái, đặt cho nó một biểu tượng clipboard, và nó luôn ở đó khi tôi cần. Đây là một trong những mẹo dùng Notion hiệu quả để tránh rủi ro.
Chúng tôi sẽ tiếp tục sử dụng Notion cho các dự án kinh doanh trong tương lai
Notion là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng hệ thống Notion quản lý mọi thứ, từ các nhiệm vụ cá nhân nhỏ đến các hoạt động kinh doanh quy mô lớn. Sự linh hoạt của nó đòi hỏi phải có kế hoạch chu đáo để tận dụng tối đa. Bằng cách áp dụng các chiến lược như thiết lập quy ước đặt tên, sử dụng template Notion, ghi lại quy trình, duy trì nhật ký thay đổi và tận dụng một trang “clipboard” tạm thời, bạn có thể tránh được những thay đổi bố cục lớn mà sau này có thể hối tiếc và khó đảo ngược.
Tôi cũng sử dụng Notion rộng rãi để tổ chức cuộc sống cá nhân và theo dõi mọi thứ. Nếu bạn là một trong những người đam mê bảng tính như tôi, hãy chuẩn bị tinh thần – rất dễ bị cuốn vào việc xây dựng một số cấu hình Notion thực sự phức tạp. Hãy chia sẻ kinh nghiệm tối ưu Notion cho doanh nghiệp hoặc cá nhân của bạn trong phần bình luận nhé!
