Ghi chú là một công việc chúng ta thực hiện thường xuyên trong cuộc sống hàng ngày. Dù bạn đang ở trong một cuộc họp, thảo luận về các hạng mục công việc với đồng nghiệp, hay có một vấn đề cá nhân cần ghi nhớ, hầu hết chúng ta đều tìm đến các ứng dụng ghi chú để ghi lại tất cả. Chính vì lẽ đó, việc lựa chọn công cụ ghi chú phù hợp dựa trên nhu cầu cụ thể của từng người là vô cùng quan trọng. Nếu bạn chọn sai nền tảng, bạn có thể bị mắc kẹt trong một thời gian dài, vì có thể bạn đã chi trả cho nó, hoặc đơn giản là không muốn di chuyển tất cả dữ liệu sang một ứng dụng hoặc công cụ khác. Thực tế có hàng tấn ứng dụng ghi chú hiện có trên thị trường càng khiến việc lựa chọn trở nên khó khăn hơn đối với người dùng thông thường.
Notion đang là một cái tên rất “hot” hiện nay. Nhưng liệu nó có đủ tốt cho tôi không? OneNote đi kèm với gói đăng ký Microsoft 365 của tôi, vậy tôi có nên sử dụng nó mặc định không? Joplin có phải là cách an toàn nhất để ghi chú, vì tôi có thể tự lưu trữ dữ liệu trên máy chủ cá nhân? Đây là những câu hỏi và tình huống khó xử mà tôi đã đối mặt trong một thời gian dài. Đó là lúc tôi quyết định vạch ra một kế hoạch chi tiết để xác định đâu là ứng dụng ghi chú tốt nhất cho mình. Trong quá trình này, tôi nhận ra rằng yêu cầu của mỗi người đối với một ứng dụng ghi chú lại rất khác nhau, điều này đã thôi thúc tôi viết một hướng dẫn chi tiết về cách bạn có thể tìm thấy ứng dụng ghi chú hoàn hảo, hoạt động tối ưu cho riêng mình.
Laptop Windows 11 hiển thị giao diện ứng dụng OneNote với các ghi chú và tính năng sắp xếp, minh họa khả năng ghi chú linh hoạt.
Xác định mục đích sử dụng chính của bạn
Mỗi người sử dụng các ứng dụng ghi chú với mục đích khác nhau. Một số người có thể dùng để ghi nhanh các ý chính trong cuộc họp, trong khi những người khác lại sử dụng để lên ý tưởng cho một dự án. Đó chỉ là một vài ví dụ. Các nhà thiết kế có thể muốn phác thảo sơ bộ công việc của họ với các ghi chú về những gì họ có thể thay đổi hoặc cải thiện. Cá nhân tôi sử dụng ứng dụng ghi chú của mình để nhanh chóng ghi lại các ý tưởng và đề xuất bài viết mà tôi muốn triển khai. Sau đó, tôi ghi chú tất cả các ý nhỏ cần đề cập, cùng với các liên kết đến các nguồn tiềm năng. Ngoài ra, tôi cũng sử dụng nó cho các mục đích cá nhân, như tạo danh sách mua sắm, lập danh sách các nhiệm vụ tôi muốn hoàn thành trong ngày.
Một số người dùng cũng có thể muốn sử dụng một ứng dụng chung để ghi chú và quản lý dự án. Việc duy trì một cơ sở tri thức (knowledge base) cũng đã trở thành một trường hợp sử dụng phổ biến cho các ứng dụng như Notion và Obsidian. Đây là những ứng dụng cho phép bạn có các trang chuyên dụng cho mục tiêu của mình, để theo dõi tiến độ và tạo bảng điều khiển. Notion thậm chí còn giúp dễ dàng tạo các trang đích (landing page) và trang web mà bạn có thể chia sẻ với đồng nghiệp hoặc trên mạng xã hội của mình.
Điều này đưa tôi đến tầm quan trọng của tính năng cộng tác. Nếu bạn là một “đội quân một người” như tôi, bạn hiếm khi cần cộng tác với ai đó. Tuy nhiên, nếu bạn làm việc trong một tổ chức, bạn có thể muốn một nền tảng cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một ghi chú hoặc tài liệu theo thời gian thực. Nếu đây là yếu tố tối quan trọng, các nền tảng như OneDrive và Google Keep là một số lựa chọn tốt.
Điều cần thiết là phải làm rõ các trường hợp sử dụng của bạn trước khi quyết định ứng dụng nào bạn muốn dùng. Dựa trên các yêu cầu của tôi, rõ ràng tôi muốn một dịch vụ có thể thực hiện các tác vụ cơ bản một cách dễ dàng. Tôi không muốn phải điều hướng qua nhiều menu hoặc nhấp chuột quá nhiều. Ngoài ra, khả năng tạo danh sách việc cần làm (to-do list) với các ô kiểm là một điều bắt buộc. Tôi không phác thảo, tôi sử dụng một ứng dụng riêng để quản lý các dự án của mình và tôi theo dõi công việc bằng Excel.
Màn hình máy tính hiển thị giao diện Notion với các công cụ quản lý tác vụ, dự án và ghi chú, minh họa cách tổ chức cuộc sống cá nhân hiệu quả.
Bạn thường dùng bút cảm ứng để ghi chép hay thường xuyên cộng tác?
Việc ghi chép truyền thống bằng tay trên máy tính bảng hoặc thiết bị 2-trong-1 đã trở nên phổ biến. Nếu bạn là một người thích viết tay các ghi chú, phác thảo ý tưởng hoặc chú thích trên tài liệu, ứng dụng ghi chú của bạn cần hỗ trợ tốt bút cảm ứng và các tính năng vẽ. Ngược lại, nếu bạn chủ yếu gõ phím, các ứng dụng tối ưu cho việc nhập liệu văn bản sẽ phù hợp hơn.
Ngoài ra, yếu tố cộng tác đóng vai trò quan trọng nếu bạn làm việc nhóm. Các ứng dụng như Google Docs, Microsoft OneNote hay Notion cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu theo thời gian thực, điều này cực kỳ hữu ích cho các dự án nhóm, ghi chú cuộc họp chung hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu kiến thức tập thể. Nếu nhu cầu của bạn chỉ dừng lại ở việc ghi chú cá nhân, tính năng cộng tác có thể không phải là ưu tiên hàng đầu, giúp bạn thu hẹp lựa chọn.
Phong cách tổ chức và quy trình làm việc
Tôi thích tất cả các ghi chú của mình được độc lập, vì việc sắp xếp theo thư mục không quan trọng đối với tôi. Tôi không tạo thư mục cho các ghi chú của mình; chúng nằm rải rác khắp nơi và tôi sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm những gì tôi đang tìm kiếm. Vì lý do này, các ứng dụng như Notion và Evernote không hữu ích lắm đối với tôi vì điểm nổi bật của chúng là khả năng nhóm các ghi chú vào các thư mục và thư mục con.
Giao diện ứng dụng Notion với mẫu template kế hoạch du lịch, bao gồm lịch trình, danh sách kiểm tra và thông tin chi tiết, thể hiện khả năng tùy biến cao.
Mặt khác, bạn có thể là người cực kỳ ngăn nắp và quan tâm đến việc sử dụng các thư mục lồng nhau để phân loại các ghi chú cùng loại với nhau. Obsidian thậm chí còn cho phép liên kết hai chiều và kết nối nhiều ghi chú. Điều này cho phép chuyển từ ghi chú này sang ghi chú khác chỉ với một cú nhấp chuột. Nếu bạn sử dụng các mẫu (template), Notion và ClickUp sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn. Đây là tất cả những lợi ích bổ sung mà một số người dùng có thể thấy tiện dụng để tổ chức hoặc để làm cho ghi chú của họ nổi bật.
So sánh giao diện người dùng và tính năng chính giữa Notion và Capacities trên màn hình máy tính, minh họa sự khác biệt trong quản lý tri thức cá nhân.
Bạn có phải là người thích xây dựng cơ sở tri thức?
Nhiều người dùng hiện nay không chỉ dừng lại ở việc ghi chú đơn thuần mà còn muốn xây dựng một “bộ não thứ hai” hay một cơ sở tri thức cá nhân. Các ứng dụng như Obsidian và Notion rất mạnh mẽ trong việc này, cho phép bạn tạo ra các liên kết giữa các ghi chú, biểu đồ hóa các mối quan hệ giữa các ý tưởng, và thậm chí nhúng các loại nội dung khác nhau. Nếu bạn có ý định xây dựng một hệ thống thông tin phức tạp, cần khả năng kết nối và truy xuất thông tin linh hoạt, bạn nên ưu tiên các ứng dụng hỗ trợ cấu trúc phân cấp, liên kết hai chiều (bi-directional linking) và tìm kiếm mạnh mẽ. Ngược lại, nếu bạn chỉ cần một nơi để ghi lại các ý tưởng nhanh chóng mà không cần cấu trúc phức tạp, một ứng dụng đơn giản hơn sẽ phù hợp hơn và dễ sử dụng hơn.
Khả năng tương thích thiết bị và tùy chỉnh
Các nền tảng như Evernote và OneNote cung cấp giao diện người dùng đơn giản, nơi bạn thấy một bảng với tất cả các ghi chú của mình. Sau đó, bạn có thể quyết định xem có muốn sắp xếp chúng theo yêu cầu của mình hay không. Mặt khác, Obsidian và Joplin có chế độ xem dựa trên danh sách, trong đó bạn có một ngăn với tất cả các ghi chú được liệt kê theo thứ tự. Điều này giúp dễ dàng điều hướng giữa tất cả các ghi chú của bạn. Không có lựa chọn nào là “tốt hơn” ở đây; tất cả phụ thuộc vào sở thích cá nhân của bạn.
Về khả năng tương thích, hầu hết các ứng dụng ghi chú hiện nay đều có sẵn trên tất cả các nền tảng (đa nền tảng). Tuy nhiên, không phải tất cả các ứng dụng đều có thể sử dụng ngoại tuyến. Ví dụ, Google Keep trên web yêu cầu kết nối internet hoạt động để truy cập. Nhưng ứng dụng trên điện thoại thông minh lại hoạt động mà không cần kết nối mạng. Vì vậy, bạn cũng sẽ phải xem xét tần suất bạn sẽ ghi chú mà không cần kết nối internet. Hầu hết các ứng dụng ghi chú cũng tải lên đám mây, vì vậy bạn có thể lo lắng về quyền riêng tư của mình. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể sử dụng Joplin vì nó cho phép bạn tự lưu trữ trên máy chủ của riêng mình.
Giao diện so sánh ứng dụng Obsidian và Joplin trên màn hình máy tính, thể hiện các tính năng ghi chú, liên kết và tổ chức thông tin, giúp người dùng lựa chọn.
Giao diện đơn giản so với phức tạp
Giao diện người dùng (UI) đóng một vai trò quan trọng trong trải nghiệm ghi chú của bạn. Một số người thích giao diện tối giản, tập trung vào việc ghi lại thông tin nhanh chóng mà không bị xao nhãng bởi quá nhiều tùy chọn. Các ứng dụng như Google Keep hoặc Apple Notes là ví dụ điển hình cho phong cách này. Ngược lại, một số ứng dụng khác như Notion hay Obsidian có giao diện phức tạp hơn, cung cấp nhiều công cụ, tùy chỉnh và khả năng hiển thị đa dạng như bảng, lịch, cơ sở dữ liệu.
Việc lựa chọn phụ thuộc vào cách bạn làm việc. Nếu bạn muốn nhanh chóng ghi lại ý tưởng và quay lại xem sau, giao diện đơn giản sẽ tối ưu hơn. Nếu bạn muốn xây dựng một hệ thống quản lý thông tin toàn diện, với khả năng tùy chỉnh sâu rộng, giao diện phức tạp với nhiều tính năng nâng cao sẽ phù hợp hơn. Loại ghi chú bạn thực hiện cũng quan trọng, vì mỗi nền tảng có các tùy chọn định dạng khác nhau. Obsidian, chẳng hạn, có một trình chỉnh sửa markdown rất phù hợp để dán nội dung lên các dịch vụ dựa trên web như WordPress. Hãy xem xét tất cả các thông số này và chọn mức độ tổ chức bạn muốn cho các ghi chú của mình.
Ứng dụng ghi chú nào sẽ là lựa chọn của bạn?
Cách tôi thực hiện bài tập này là tôi đã chỉ định điểm cho mỗi tiêu chí, và sau đó quyết định trọng số để gán cho từng tiêu chí đó. Sử dụng phương pháp này, tôi đã xác định rằng tất cả những gì tôi cần là một ứng dụng ghi chú đơn giản có thể được sử dụng làm danh sách việc cần làm (to-do list), có giao diện người dùng dễ điều hướng, cho phép cộng tác và quan trọng nhất là miễn phí. Tôi không cần khả năng tổ chức siêu việt hay ánh xạ giữa nhiều ghi chú. Tôi cũng không muốn kết hợp ứng dụng ghi chú của mình với một dịch vụ quản lý dự án. Với tất cả những điều này trong tâm trí, tôi quyết định rằng Google Keep là lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu sử dụng của tôi. Còn bạn thì sao?
