Trong nhịp sống hiện đại hối hả, việc cân bằng giữa công việc, học tập và các hoạt động cá nhân đã trở thành một thách thức lớn đối với nhiều người, đặc biệt là sinh viên và các chuyên gia công nghệ, nhà báo. Với vô số deadline, cuộc họp và bài tập cần hoàn thành, việc ghi nhớ mọi thứ và sắp xếp chúng một cách hợp lý dường như là một nhiệm vụ bất khả thi. Danh sách việc cần làm (to-do list) có thể giúp bạn không bỏ sót việc, nhưng việc tự tay phân bổ thời gian (time-blocking) vào lịch lại là một công việc tốn kém thời gian và thường dẫn đến sự trì hoãn. Đây chính là lúc các công cụ quản lý thời gian AI như Reclaim.ai trở thành “vị cứu tinh”. Công cụ thông minh này được thiết kế để tự động hóa hoàn toàn quá trình sắp xếp lịch trình, giải phóng bạn khỏi gánh nặng lập kế hoạch thủ công và giúp tăng năng suất một cách đáng kể.
Reclaim.ai biến danh sách việc cần làm thành các khối thời gian tự động một cách thông minh
Tạm biệt nỗi ám ảnh sắp xếp lịch thủ công
Nếu bạn từng cảm thấy “ám ảnh” với việc phải liên tục kéo thả, thay đổi kích thước các khối thời gian trong các ứng dụng lịch truyền thống như Google Calendar, bạn không hề đơn độc. Việc tìm kiếm một khoảng trống phù hợp, sau đó điều chỉnh thủ công các sự kiện để chúng không bị chồng chéo, có thể biến việc sắp xếp lịch thành một công việc nhàm chán và tốn thời gian. Nhiều người, bao gồm cả tác giả bài viết, mong muốn có một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
May mắn thay, Reclaim.ai đã giải quyết triệt để vấn đề này. Kể từ khi sử dụng Reclaim, việc kéo thả hay thay đổi kích thước các khối thời gian đã trở thành quá khứ. Với Reclaim, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang Tasks, nhấn nút + New Task ở góc trên bên phải, và điền các thông tin chi tiết về tác vụ, bao gồm tên tác vụ và thời gian ước tính để hoàn thành. Nếu đây là một công việc bạn có thể hoàn tất trong một lần, bạn có thể bỏ chọn hộp kiểm bên cạnh Split up.
Tuy nhiên, nếu là một tác vụ dài hơn mà bạn nghĩ rằng sẽ hiệu quả hơn khi chia nhỏ, bạn có thể giữ hộp kiểm Split up được chọn. Reclaim.ai sẽ tự động chia tác vụ đó thành các khối thời gian nhỏ hơn, tùy thuộc vào lịch trình hiện tại của bạn và các thiết lập Min duration (thời lượng tối thiểu) và Max duration (thời lượng tối đa) mà bạn đã đặt. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích, giúp bạn dễ dàng quản lý các dự án lớn mà không cảm thấy quá tải.
Reclaim AI giúp tăng năng suất làm việc bằng trí tuệ nhân tạo
Sắp xếp tác vụ dựa trên độ ưu tiên và lịch trình thực tế của bạn
Không còn tình trạng trùng lịch và lỡ hẹn
Reclaim.ai không chỉ đơn thuần tạo các khối thời gian và tự động điền chúng vào lịch của bạn một cách ngẫu nhiên. Thay vào đó, nó lập kế hoạch dựa trên mức độ ưu tiên bạn gán cho từng tác vụ, thời hạn hoàn thành và cả sự sẵn có của bạn trong lịch. Điều này đảm bảo rằng các công việc quan trọng nhất luôn được ưu tiên và không bị bỏ lỡ.
Khi thêm một tác vụ, bạn có thể thiết lập mức độ ưu tiên bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh trường tên tác vụ. Có bốn cấp độ ưu tiên để lựa chọn: Critical (Quan trọng), High (Cao), Medium (Trung bình) và Low (Thấp). Ví dụ, nếu bạn đột nhiên nhận một công việc khẩn cấp cần xử lý ngay lập lập tức, bạn có thể thêm nó vào danh sách tác vụ của Reclaim và đặt mức ưu tiên là Critical Priority.
Ngay cả khi lịch trình trong ngày của bạn đã kín, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các tác vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên tác vụ quan trọng. Thông thường, nó sẽ chuyển các tác vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn sang cuối tuần hoặc những ngày sau.
Tất nhiên, Reclaim cũng sẽ tính đến số giờ mà tác vụ khẩn cấp yêu cầu. Nếu không có đủ khối thời gian phù hợp, Reclaim sẽ buộc phải chuyển nó sang khoảng thời gian sớm nhất có thể, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn có thể lỡ thời hạn. Trong những trường hợp như vậy, bạn sẽ cần can thiệp một chút bằng cách tự điều chỉnh lịch trình hoặc chọn chia nhỏ tác vụ.
Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, Reclaim.ai thực hiện một công việc đáng kinh ngạc trong việc cân bằng giữa sự khẩn cấp và các công việc hiện có, giúp bạn lập kế hoạch lịch trình sao cho hoàn thành mọi thứ mà không bỏ lỡ thời hạn.
Giao diện cài đặt độ ưu tiên tác vụ trong Reclaim AI
Tự động lên lịch các khối thời gian “Focus Time” cho công việc chuyên sâu
Đảm bảo thời gian tập trung, không còn “hy vọng tìm thấy thời gian”
Với những người bận rộn như sinh viên hay những người làm việc toàn thời gian, việc đảm bảo có đủ thời gian dành riêng cho học tập hoặc công việc chuyên sâu (deep work) là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc tìm được những khoảng thời gian yên tĩnh và không bị gián đoạn giữa một lịch trình dày đặc lại không hề dễ dàng. Thường thì, chúng ta hay nghĩ “sẽ học/làm việc khi nào có thời gian rảnh”, nhưng thực tế là những khoảng thời gian đó hiếm khi xuất hiện.
Nhiều người gặp khó khăn trong việc tập trung vào một tác vụ trừ khi nó đã được lên lịch rõ ràng trên lịch của họ. Dù đã thử tạo các tác vụ riêng biệt cho việc học, nhưng vì chúng không gắn liền với các deadline cố định, ngay khi có một tác vụ công việc khẩn cấp, các khối thời gian học tập thường bị dời lại. Kết quả là, tổng số giờ dành cho học tập hoặc công việc chuyên sâu thường thấp một cách đáng ngại.
Tính năng “Focus Time” của Reclaim, ra mắt sau vài tháng tác giả bài viết bắt đầu sử dụng, đã thực sự là một “game changer”. Thay vì chờ đợi cho đến khi lịch của bạn đầy ắp các tác vụ, Focus Time hoạt động bằng cách “bảo vệ các khối thời gian thông minh trên lịch của bạn” từ trước. Ví dụ, bạn có thể đặt mục tiêu Weekly Focus Time (Thời gian tập trung hàng tuần) là 20 giờ/tuần.
Biểu đồ thống kê thời gian tập trung Focus Time trong Reclaim AI
Bạn cũng có thể cấu hình số giờ Focus lý tưởng hàng tuần, số giờ Focus tối đa mỗi ngày, và thời lượng tối thiểu/tối đa bạn muốn cho các khối Focus của mình. Với các cam kết công việc, tác giả đặt thời lượng lý tưởng mỗi ngày là ba giờ và tối đa sáu giờ (cho những ngày làm việc nhẹ nhàng). Mặc dù các khối Focus Time được lên lịch trước, chúng vẫn linh hoạt. Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại chúng một cách thông minh và điều chỉnh phù hợp với các mục ưu tiên cao hơn và các cuộc họp.
Phần tuyệt vời nhất là Reclaim sẽ luôn lên lịch các Tasks (tác vụ) trước, bất kể mức độ ưu tiên, sau đó mới đến Focus Time. Điều này có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành được các tác vụ của mình, và bất kỳ thời gian rảnh nào còn lại sẽ tự động được lấp đầy bằng các khối Focus, giúp bạn duy trì đúng tiến độ mà không phải hy sinh công việc quan trọng.
Cài đặt mục tiêu Focus Time hàng tuần và hàng ngày trong Reclaim AI
Để Reclaim.ai gánh vác việc nặng giúp bạn
Những tính năng trên chỉ là một vài trong số rất nhiều lợi ích mà Reclaim.ai mang lại, biến nó trở thành một công cụ quản lý thời gian AI tuyệt vời. Ngoài việc sắp xếp lịch trình và quản lý tác vụ, Reclaim còn theo dõi việc sử dụng thời gian của bạn và cung cấp các số liệu thống kê chuyên sâu theo các khoảng thời gian khác nhau. Nó phân loại thời gian của bạn thành Shallow Work (công việc nông), Deep Work (công việc chuyên sâu) và Travel (di chuyển), cho phép bạn thấy chính xác mình đã dành bao nhiêu thời gian cho mỗi loại tác vụ.
Hơn nữa, Reclaim cũng hiển thị số giờ bạn làm việc ngoài giờ đã định, một tính năng hoàn hảo cho những người làm việc từ xa hoặc cú đêm. Nếu bạn có thói quen lên lịch quá nhiều việc và ôm đồm hơn khả năng của mình, Reclaim còn có thể tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các tác vụ, giúp bạn có chút thời gian để thở trong những ngày bận rộn. Mặc dù Reclaim có phiên bản trả phí, phiên bản miễn phí của nó đã đủ hữu ích và được nhiều người đánh giá cao, bao gồm cả tác giả bài viết này, sau hơn một năm sử dụng.
Reclaim.ai thực sự là một minh chứng rõ ràng cho cách công nghệ AI có thể biến đổi cách chúng ta quản lý thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Kết luận
Reclaim.ai là một công cụ quản lý thời gian AI đáng kinh ngạc, mang lại giải pháp toàn diện cho những ai đang vật lộn với lịch trình bận rộn và mong muốn tối ưu hóa năng suất. Từ việc tự động biến danh sách việc cần làm thành các khối thời gian linh hoạt, sắp xếp tác vụ dựa trên độ ưu tiên, cho đến việc bảo vệ những khoảng thời gian “deep work” quý giá, Reclaim.ai đã chứng minh khả năng thay đổi cuộc chơi trong cách chúng ta tiếp cận việc lập kế hoạch. Nó không chỉ giúp loại bỏ sự nhàm chán của việc sắp xếp lịch thủ công mà còn giảm bớt sự trì hoãn và đảm bảo rằng các công việc quan trọng luôn được ưu tiên.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ thông minh để làm chủ lịch trình, tối ưu hóa thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc, Reclaim.ai chính là lựa chọn đáng để trải nghiệm. Hãy thử trải nghiệm Reclaim.ai ngay hôm nay và chia sẻ cảm nhận của bạn bên dưới, chúng tôi rất muốn lắng nghe ý kiến của bạn!
