Không gian làm việc năng suất của tôi từng rất lộn xộn với vô số ứng dụng, mỗi cái phục vụ một mục đích cụ thể. Sau đó, tôi quyết định chuyển sang sử dụng Notion – một phần mềm năng suất “tất cả trong một” hứa hẹn sẽ thay thế mọi công cụ hiện có. Từ việc tạo danh sách công việc đơn giản đến xây dựng bảng điều khiển dự án phức tạp và thậm chí là lưu trữ các trang web cơ bản, sự linh hoạt của Notion thực sự rất hấp dẫn.
Tuy nhiên, khi tôi đi sâu hơn vào vô vàn khả năng của Notion, một câu hỏi lớn bắt đầu hiện lên trong tâm trí. Liệu ứng dụng toàn diện này có thực sự “làm chủ” từng lĩnh vực mà nó tuyên bố không? Với kinh nghiệm của một người dùng công nghệ lâu năm và chuyên gia tại congnghetinhoc.com, tôi nhận thấy các ứng dụng chuyên biệt thường vượt trội hơn trong việc cung cấp trải nghiệm hợp lý và thân thiện với người dùng cho từng tác vụ cụ thể. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết tại sao Notion, dù đa năng, vẫn còn những hạn chế nhất định khi so sánh với các giải pháp chuyên dụng.
Notion: Khi sổ tay kỹ thuật số không còn “thần thánh”
Dù rất trân trọng sự linh hoạt của Notion trong việc tổ chức thông tin, nhưng nó lại thể hiện sự thiếu sót rõ rệt khi tôi cần nó như một sổ tay kỹ thuật số đơn giản, đặc biệt là khi đang di chuyển. Sự thất vọng lớn nhất của tôi đến từ các ứng dụng di động. Khi một ý tưởng bất chợt nảy ra hoặc tôi cần ghi chú nhanh chóng, Notion lại trở nên cồng kềnh. Nó đơn giản là không được thiết kế cho trải nghiệm ghi chú tức thì, “bắt-và-ghi” một cách thuận tiện.
Người dùng cố gắng ghi chú trên Notion nhưng gặp khó khăn về trải nghiệm di động và công cụ vẽ
Sau đó là việc thiếu các công cụ vẽ. Đôi khi, một bản phác thảo hay biểu đồ nhanh chóng là cách hiệu quả nhất để nắm bắt một suy nghĩ hoặc hình dung một khái niệm. Đến từ OneNote, tôi thực sự nhớ các công cụ vẽ trong Notion. Tôi thường phải dựa vào các ứng dụng bên ngoài để hình ảnh hóa ý tưởng của mình, điều này gây gián đoạn quy trình làm việc.
Cuối cùng, sự thiếu vắng tính năng hỗ trợ ngoại tuyến đáng tin cậy là một nhược điểm lớn đối với tôi. Không giống như OneNote, tôi không thể đơn giản mở Notion, tải một không gian làm việc và bắt đầu viết ghi chú mà không có kết nối internet. Notion tuyên bố thay thế các công cụ ghi chú chuyên dụng như OneNote, Evernote và Apple Notes, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, nó còn thiếu sót ở những yếu tố cơ bản này.
Quản lý tác vụ trên Notion: Sự thiếu hụt các tính năng cơ bản
Khi nói đến việc quản lý các tác vụ của mình, tôi thấy các khả năng của Notion có phần cơ bản. Vâng, tôi có thể thêm việc cần làm, đặt ngày giờ, và thậm chí nhận lời nhắc, đây là một khởi đầu tốt. Nhưng đó là tất cả những gì nó có thể làm.
Giao diện quản lý tác vụ trong Notion, minh họa sự thiếu hụt các tính năng nhắc nhở nâng cao
Tính năng nhắc nhở định kỳ là điều tôi thực sự thiếu. Nhiều tác vụ của tôi không phải là những việc một lần; chúng diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Việc phải lên lịch lại thủ công những tác vụ này trong Notion cảm thấy như một công việc tẻ nhạt. Các lời nhắc này chủ yếu hữu ích trong các cơ sở dữ liệu nơi bạn cần đặt cảnh báo cho các thành viên trong nhóm, nhưng không thực sự hiệu quả cho việc quản lý tác vụ cá nhân lặp đi lặp lại.
Đôi khi tôi cần bao gồm ngữ cảnh cụ thể, liên kết hoặc thậm chí thông tin vị trí. Các thuộc tính tác vụ của Notion đơn giản là không cung cấp mức độ chi tiết đó cho tôi. Không giống như Todoist và Microsoft To-Do, Notion không tích hợp tốt với các công cụ hiện có như Gmail và Outlook, khiến việc quản lý công việc trở nên kém liền mạch.
Quản lý dự án: Notion chưa thể sánh vai cùng Trello
Notion gần như đáp ứng mọi tiêu chí cho việc quản lý dự án. Nó hỗ trợ các cơ sở dữ liệu khác nhau, tự động hóa, cộng tác theo thời gian thực và cho phép bạn tạo thẻ tác vụ với nhiều thuộc tính. Tuy nhiên, khi tôi so sánh nó với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng như Trello, sự khác biệt bắt đầu xuất hiện rõ ràng.
Chẳng hạn, việc đơn giản là thêm một hình nền vào bảng Trello của tôi đã tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Tương tự, khả năng chèn hình ảnh liên quan trực tiếp vào thẻ Trello cung cấp ngữ cảnh hình ảnh tức thì. Cho dù đó là một bản thiết kế mẫu, một ảnh chụp màn hình hay chỉ là một hình ảnh tham khảo, một tín hiệu trực quan ngay trên thẻ tác vụ là vô cùng hữu ích. Với việc mã hóa màu sắc cho các tác vụ, tôi có thể dễ dàng nhìn thấy mức độ ưu tiên hoặc trạng thái của các công việc khác nhau. Notion còn thiếu sự tùy biến hình ảnh trực quan này, làm giảm đi tính sinh động và dễ nắm bắt thông tin nhanh chóng.
Nhật ký kỹ thuật số: Notion “hụt hơi” so với ứng dụng chuyên biệt
Tôi đã thấy vô số mẫu nhật ký kỹ thuật số xuất hiện trên Notion. Tuy nhiên, trải nghiệm của tôi khi sử dụng nó như một nhật ký chuyên dụng đã khiến tôi mong muốn nhiều hơn, đặc biệt khi so sánh với các ứng dụng được thiết kế riêng cho việc viết nhật ký như Day One hoặc Journey.
Một trang nhật ký mẫu trên Notion, thiếu các tính năng tích hợp bản đồ hoặc thời tiết
Notion thiếu nhiều tính năng quan trọng như tích hợp lịch, chế độ xem bản đồ thế giới, thư viện phương tiện chuyên dụng, khả năng chèn vị trí, nhiệt độ và nhiều yếu tố khác. Mặc dù sự linh hoạt của Notion cho phép tôi tạo ra một nhật ký hoạt động, nhưng cuối cùng tôi vẫn cảm thấy như mình đang phải thỏa hiệp với nhiều thiếu sót, thay vì có một công cụ được tối ưu hóa hoàn toàn cho mục đích ghi lại cuộc sống hàng ngày.
Quản lý tài chính cá nhân: Quá nhiều công sức cho Notion
Với cơ sở dữ liệu, công thức và biểu đồ, bất kỳ ai cũng có thể tạo trình quản lý chi phí và theo dõi đăng ký trong Notion. Điều đó nói lên rằng, việc thực hiện thì dễ nói hơn làm. Nó đòi hỏi rất nhiều công sức thủ công để tạo ra một hệ thống tài chính phù hợp với bạn.
Tôi đã dành hàng giờ để tinh chỉnh các thuộc tính cơ sở dữ liệu, gỡ lỗi các công thức không tính toán đúng như mong đợi và điều chỉnh cài đặt biểu đồ để có được hình ảnh trực quan mong muốn. Nó thường có cảm giác như tôi đang xây dựng toàn bộ ứng dụng từ đầu, điều này vừa mang lại cảm giác mạnh mẽ nhưng cũng rất mệt mỏi.
Biểu đồ và bảng dữ liệu quản lý tài chính trong Notion, thể hiện sự phức tạp khi tùy chỉnh thủ công
Điều tôi thực sự thiếu từ các ứng dụng tài chính chuyên dụng là sự dễ dàng và tốc độ khi thêm các mục nhập mới và tạo biểu đồ chi tiết. Với các widget di động, tôi có thể thêm một khoản thu nhập hoặc chi phí chỉ với một lần chạm và tự động tạo các biểu đồ cụ thể ở chế độ nền. Notion vẫn chưa thể mang lại trải nghiệm tiện lợi và nhanh chóng như vậy, đòi hỏi người dùng phải bỏ ra nhiều công sức hơn mức cần thiết cho các tác vụ tài chính hàng ngày.
Liệu một ứng dụng có thể làm tốt mọi thứ?
Tôi không phủ nhận tác động của Notion đến không gian năng suất. Nó mang đến một tầm nhìn hấp dẫn về một không gian làm việc kỹ thuật số thống nhất, và đối với nhiều người, nó đã thực hiện thành công lời hứa đó. Tuy nhiên, như tôi đã đề cập ở trên, chính sự linh hoạt này lại dẫn đến những sự thỏa hiệp khi so sánh với các ứng dụng chuyên dụng, chuyên biệt. Nó không sở hữu các tính năng tiên tiến nhất trong mọi danh mục, và đó có thể là một yếu tố then chốt đối với những người dùng chuyên sâu như tôi.
Kết quả là, chúng tôi (tại congnghetinhoc.com) đang nhận thấy nhiều người dùng Notion đã quay trở lại với các công cụ chuyên biệt hơn như Google Keep và OneNote để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ. Notion là một công cụ mạnh mẽ, nhưng việc lựa chọn nó hay các ứng dụng chuyên biệt cần dựa trên nhu cầu và cách thức làm việc ưu tiên của mỗi cá nhân. Nếu bạn cần sự linh hoạt tối đa để xây dựng mọi thứ từ đầu, Notion có thể là lựa chọn tốt. Nhưng nếu bạn ưu tiên sự tiện lợi, các tính năng chuyên sâu và trải nghiệm người dùng mượt mà cho từng tác vụ cụ thể, thì các ứng dụng chuyên biệt vẫn là lựa chọn khó thay thế.
Bạn có đồng ý với những phân tích này không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Notion và các ứng dụng năng suất khác trong phần bình luận bên dưới nhé!
