Dù bạn có cố gắng đến mấy để từ bỏ, Microsoft 365 (trước đây là Microsoft Office) vẫn giống như một mối tình cũ mà bạn không ngừng quay lại. Bạn có thể không thích việc nó “moi tiền” từ ví của mình, nhưng nó lại là công cụ vô giá cho năng suất làm việc. Mặc dù có rất nhiều lựa chọn thay thế Microsoft 365 – mà chúng tôi đã đề cập trong nhiều bài viết trước – nhưng dường như hầu hết mọi người đều gặp khó khăn trong việc rời bỏ nó. Một số lý do có thể rõ ràng, nhưng số khác thì ít được nhắc đến hơn.
Trước khi đi sâu vào chi tiết, cần lưu ý rằng Google Workspace là một ông lớn khác trong lĩnh vực năng suất, và dù miễn phí cho mục đích cá nhân, nó lại thiếu ứng dụng desktop. Danh sách này sẽ tập trung vào các giải pháp thay thế Microsoft 365 có cung cấp trải nghiệm ứng dụng desktop đầy đủ, cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến.
1. Sự Quen Thuộc Khó Thay Thế
Microsoft Office gắn liền với hành trình học tập và làm việc
Người dùng đang làm việc với tài liệu trên Microsoft Word, thể hiện sự quen thuộc với giao diện Office.
Từ các bài luận, báo cáo đến những dự án nhóm, Microsoft 365 có thể đã đóng một vai trò không thể thiếu trong quá trình học tập của chúng ta. Điều này không phải là ngẫu nhiên; Microsoft cung cấp giấy phép bản quyền với giá ưu đãi đáng kể cho các trường học, với hy vọng rằng một khi sinh viên bước vào môi trường làm việc, sự quen thuộc của họ sẽ thúc đẩy các nhà tuyển dụng áp dụng sản phẩm này. Điều này tạo ra một vòng lặp: Microsoft càng phổ biến ở nơi làm việc, càng nhiều người sử dụng nó, và nhu cầu về nó càng cao. Một khi bạn đã thành thạo các phím tắt và thói quen sử dụng, việc chuyển đổi sang một phần mềm hoàn toàn xa lạ mà không có động lực đáng kể là điều vô cùng khó khăn.
2. Chi Phí Rẻ Nhờ Ưu Đãi Và Hỗ Trợ Từ Tổ Chức
Giấy phép Microsoft 365 thường được cung cấp với giá ưu đãi cho doanh nghiệp và trường học
Ảnh chụp màn hình trang ưu đãi Microsoft 365 dành cho cá nhân và sinh viên, minh họa việc mua bản quyền giá rẻ.
Nếu bạn có một email liên kết với trường học hoặc doanh nghiệp của mình, bạn thường có thể nhận được giấy phép Microsoft 365 với giá rất phải chăng. Đôi khi, một giấy phép đã được bao gồm trong học phí hoặc chi phí thuê bao dịch vụ của công ty. Với mức giá chiết khấu, giá trị sử dụng của Microsoft 365 càng trở nên mạnh mẽ hơn, đặc biệt là khi các gói này thường đi kèm với một dung lượng lưu trữ đám mây đáng kể. Trong môi trường làm việc, việc sở hữu một bộ ứng dụng văn phòng theo tiêu chuẩn ngành luôn là một ý tưởng hay. Bạn sẽ không bao giờ biết khi nào nó sẽ phát huy tác dụng. Microsoft cũng không ngừng mở rộng các tính năng của Microsoft 365, nâng cao trải nghiệm người dùng.
3. Yêu Cầu Bắt Buộc Từ Môi Trường Làm Việc/Học Tập
Tuân thủ yêu cầu của cấp trên và đồng nghiệp
Giao diện Microsoft Word với trang chọn mẫu tài liệu, minh chứng cho việc các tổ chức yêu cầu sử dụng biểu mẫu chuyên biệt.
Nếu nơi làm việc hoặc trường học cung cấp cho bạn Microsoft 365, rất có thể nó được yêu cầu sử dụng ở một mức độ nào đó. Ngoài việc sử dụng các ứng dụng cơ bản như Word, Excel, PowerPoint, tổ chức của bạn có thể có các tiện ích mở rộng đặc biệt hoặc mẫu tài liệu riêng biệt cho các dự án cụ thể, báo cáo chi phí, v.v. Điều tương tự cũng áp dụng cho các macro phức tạp trong Excel hoặc lịch Outlook được chia sẻ. Điều này càng đúng hơn nếu bạn cần chỉnh sửa tài liệu cộng tác theo thời gian thực với đồng nghiệp; mọi người đều cần sử dụng cùng một nền tảng. Dù trong trường hợp nào, một khi Microsoft 365 đã được tùy chỉnh cho các quy trình làm việc cụ thể – đặc biệt nếu nó liên quan đến một ứng dụng khác – rất khó để từ bỏ nó.
4. Nỗi Lo Tương Thích Định Dạng Tài Liệu
Chuyển đổi định dạng không chuẩn có thể phá vỡ cấu trúc tài liệu
Đôi khi, người nhận tài liệu yêu cầu nó phải được gửi ở định dạng tương thích với Microsoft 365. Mặc dù khả năng tương thích chéo giữa Microsoft 365 và các bộ ứng dụng năng suất khác đã được cải thiện đáng kể, nhưng nó vẫn chưa hoàn hảo. Khi chuyển đổi từ định dạng tệp này sang định dạng tệp khác, bạn luôn có nguy cơ mất đi bố cục và định dạng tỉ mỉ mà bạn đã dành hàng giờ để hoàn thiện. Và mặc dù tình hình đã tốt hơn, việc khiến Microsoft 365 hiển thị tất cả hình ảnh và bảng biểu một cách chính xác đôi khi vẫn có thể gây ra nhiều phiền toái. Nỗi sợ hãi mất hết công sức có thể khiến mọi người mặc định sử dụng Microsoft 365, đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng như báo cáo gấp hoặc đề xuất dự án.
5. Khả Năng Tích Hợp Đám Mây Và Ứng Dụng Mạnh Mẽ
Chỉnh sửa tài liệu mọi lúc, mọi nơi và làm việc nhóm hiệu quả
Những năm Microsoft đã dành để phát triển cơ sở hạ tầng đám mây của mình cũng đã mang lại lợi ích cho Microsoft 365. Với việc tích hợp sâu vào đám mây, Microsoft 365 cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa cùng một tài liệu từ trình duyệt hoặc thiết bị di động của mình. Nó cũng có nghĩa là đồng nghiệp và bạn bè của bạn có thể làm việc trên cùng một tài liệu với bạn trong thời gian thực. Đây là một lợi ích lớn mà nhiều lựa chọn thay thế Office khác không cung cấp được. Microsoft 365 còn có các tiện ích mở rộng hữu ích cho các ứng dụng giao tiếp như Slack, ngoài ứng dụng Teams của Microsoft.
6. Ứng Dụng Di Động Vượt Trội
Trải nghiệm mượt mà, ổn định trên thiết bị di động
Microsoft 365 Copilot chạy trên máy tính bảng và điện thoại thông minh, thể hiện trải nghiệm ứng dụng di động mượt mà của M365.
Trong bối cảnh năng suất hiện đại, rất nhiều công việc đang được thực hiện trên các thiết bị di động, và Microsoft 365 (cùng với Google Workspace) đã phát triển hoàn chỉnh các ứng dụng di động của mình. Đây là điều mà các lựa chọn thay thế Office khác vẫn đang cố gắng hoàn thiện. AndroOpen của OpenOffice vẫn còn non trẻ và có những lỗi cần khắc phục, trong khi LibreOffice chỉ có ứng dụng xem tài liệu. Từ giao diện sạch sẽ, nhanh chóng đến sự ổn định và hiệu suất tổng thể, không có nghi ngờ gì rằng Microsoft mang lại trải nghiệm vượt trội so với các đối thủ. Các điểm về chuyển đổi định dạng và khả năng tương thích cũng áp dụng cho thiết bị di động. Tốt nhất là mở tài liệu Word trong ứng dụng gốc của nó – đặc biệt đối với các tài liệu có theo dõi thay đổi (tracked changes), bản sửa đổi (revisions), bình luận (comments) và chú thích chân trang (footnotes).
Kết Luận: Chuyển Đổi Khó Nhưng Hoàn Toàn Khả Thi
Microsoft 365 không phải là giải pháp duy nhất cho năng suất văn phòng, nhưng nó là bộ ứng dụng desktop được trau chuốt nhất hiện nay. Chắc chắn, Excel vẫn đôi khi nhầm lẫn số với ngày tháng, và các ứng dụng web của Microsoft còn tụt hậu so với Google, nhưng nhìn chung, Microsoft 365 rất hoàn thiện, đặc biệt với các ứng dụng di động tuyệt vời và tính năng cộng tác.
Mặc dù vậy, việc chuyển sang một lựa chọn thay thế Microsoft 365 không phải là bất khả thi. LibreOffice và Apache OpenOffice mỗi cái đều có những thế mạnh riêng mà trong một số trường hợp, có thể vượt trội hơn Microsoft 365. Nếu bạn đang tự hỏi liệu có thể bỏ đăng ký và vẫn duy trì năng suất hay không, hãy bắt đầu bằng cách sử dụng một bộ ứng dụng văn phòng thay thế cho các công việc không quá quan trọng, tìm cách khắc phục những điểm hạn chế của nó, và nếu nó đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy chuyển đổi hoàn toàn. Ngay cả khi đó, hãy giữ Microsoft 365 được cài đặt. Bạn không bao giờ biết khi nào mình sẽ cần đến nó. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Microsoft 365 và các phần mềm thay thế ở phần bình luận bên dưới nhé!
