Notion, ban đầu được biết đến là một không gian làm việc đa năng tập trung chủ yếu vào việc ghi chú và tổ chức tác vụ, từng là đối thủ cạnh tranh của các ứng dụng như Obsidian hay Evernote. Kể từ đó, nhiều điều đã thay đổi đáng kể, bắt đầu từ việc ra mắt Notion Calendar – phiên bản lịch của riêng công ty, tương tự như Google Calendar và Outlook. Giờ đây, như đã công bố trên blog chính thức của Notion, công ty tiếp tục mở rộng bằng cách bổ sung Notion Mail vào hệ sinh thái của mình, đánh dấu bước tiến mới nhất trong nỗ lực cạnh tranh với Microsoft Office và Google Workspace, hướng tới một giải pháp làm việc toàn diện.
Hình ảnh minh họa cách Notion giúp tổ chức công việc và cuộc sống hiệu quả
Notion Mail: Hộp Thư Thông Minh Với Tính Năng AI Vượt Trội
Notion mô tả ứng dụng email mới của mình là “một hộp thư đến mới được thiết kế để tư duy như bạn.” Ứng dụng email này được tạo ra nhằm mang đến một phương thức giao tiếp cá nhân hóa và hiện đại hơn, đồng thời giải quyết thực trạng “email gần như bị đóng băng theo thời gian,” ngay cả khi các công cụ làm việc khác đã không ngừng phát triển. Sau khi trải nghiệm Notion Mail, với tư cách là một người dùng Gmail lâu năm, tôi có thể khẳng định rằng mình thực sự ấn tượng.
Điều khiến tôi luôn khó chịu về Gmail (và hầu hết các ứng dụng email khác) là giao diện thường quá lộn xộn. Việc trả lời email vốn đã đủ căng thẳng, nên điều cuối cùng tôi muốn là cảm thấy choáng ngợp ngay khi nhìn thấy hộp thư đến của mình. Mặc dù các ứng dụng khác cố gắng giúp bạn giải quyết vấn đề đó bằng cách phân loại email thành các mục như Chính, Quảng cáo, Mạng xã hội và Cập nhật, nhưng vấn đề là các tùy chọn tùy chỉnh của bạn thường chỉ dừng lại ở đó.
Giao diện hộp thư đến Gmail với các danh mục phân loại email mặc định
Giao Diện Tối Giản và Khả Năng Tùy Biến Mạnh Mẽ với “Views”
Với Notion Mail, bạn có thể tạo các phần riêng biệt (mà Notion gọi là “views”) để lọc và sắp xếp email của mình. Bạn có thể tạo một “view” mới bằng cách nhấn vào + New view trong phần Views, sau đó chọn Describe your view, Configure manually, hoặc Use template. Đây là một bước đột phá lớn so với cách phân loại truyền thống.
AI Chủ Động Phân Loại Email Theo Ý Bạn
Với tính năng Describe your view, bạn chỉ cần nhập một mô tả ngắn gọn về cách bạn muốn lọc email của mình, và ứng dụng email sẽ sử dụng Notion AI để sắp xếp hộp thư đến dựa trên tiêu chí đó. Công nghệ AI tiên tiến của Notion cũng sẽ đưa ra một số gợi ý hữu ích.
Ví dụ, tôi đã nhận được các gợi ý như “cập nhật hồ sơ xin việc” và “tin tức và bài viết liên quan đến AI” trong mục Keep in Inbox, còn “email spam từ những người không quen biết” và “biên lai và xác nhận mua hàng” được đưa vào mục Split from inbox. Tôi đã có thể hình dung tính năng này sẽ tiện lợi đến mức nào khi cần sắp xếp hộp thư làm việc của mình! Dĩ nhiên, vì tính năng này sử dụng AI, tôi không mong đợi nó sẽ hoàn hảo tuyệt đối, nhưng chắc chắn nó rất đáng để trải nghiệm và mang lại sự phấn khích đáng kể.
Tính năng Describe your view của Notion Mail cho phép AI phân loại email theo mô tả của người dùng
Tiết Kiệm Thời Gian Với Template Email và Tích Hợp Hệ Sinh Thái Notion
Các tính năng của Notion Mail không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp. Nếu bạn dành hàng giờ để viết đi viết lại những email giống nhau, Notion Mail cũng có thể giúp bạn giải quyết vấn đề đó. Bạn mệt mỏi khi phải viết cùng một email để hỏi đồng nghiệp xem họ có rảnh cho một cuộc trò chuyện cà phê nhanh không? Bạn có thể lưu email đó dưới dạng template và tránh phải viết lại nhiều lần!
Đúng như mong đợi, Notion Mail cũng tích hợp chặt chẽ với ứng dụng lịch của nó, cho phép bạn chia sẻ thời gian rảnh sắp tới và giúp người khác nhanh chóng đặt lịch với bạn. Bạn cũng có thể sử dụng Notion AI để tinh chỉnh nội dung email của mình, giúp câu từ chuyên nghiệp và rõ ràng hơn. Nếu bạn đã quen thuộc với Notion, lệnh / là thứ bạn có thể sử dụng vài phút một lần. Với Notion Mail, bạn có thể sử dụng cùng lệnh / đó để gọi các tiêu đề, chú thích và tất cả các khối nội dung khác mà bạn đã quen thuộc, ngay bên trong email của mình.
Tính năng lên lịch cuộc họp và chia sẻ lịch trống tích hợp của Notion Mail với Notion Calendar
Cách Bắt Đầu Sử Dụng Notion Mail Ngay Hôm Nay
Để sử dụng Notion Mail, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập website của Notion Mail, nhấn Get started for free, và kết nối tài khoản Gmail của bạn. Tại thời điểm viết bài, ứng dụng đã có sẵn trên nền tảng web, dưới dạng ứng dụng macOS gốc, và sẽ sớm ra mắt trên iOS trong thời gian tới, mở rộng khả năng tiếp cận cho người dùng ở khắp mọi nơi.
Màn hình hướng dẫn kết nối tài khoản Gmail với Notion Mail
Đây chắc chắn mới chỉ là khởi đầu, và Notion Mail sẽ ngày càng được cải thiện. Dù sao đi nữa, đây là một ứng dụng đầy hứa hẹn, và tôi rất nóng lòng muốn xem nó sẽ phát triển như thế nào trong tương lai, mang lại những tiện ích vượt trội cho người dùng công nghệ.
