Đối với nhiều người, Google Docs đã trở thành công cụ soạn thảo văn bản mặc định, đặc biệt là những ai thường xuyên sử dụng các dịch vụ của Google. Nó miễn phí, đơn giản và dễ tiếp cận. Tuy nhiên, Google Docs không phải là một lựa chọn hoàn hảo. Là một công ty quảng cáo, Google có thể không phải là nơi an toàn nhất để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của bạn. Hơn nữa, mặc dù có chế độ ngoại tuyến, nhưng hầu hết các tính năng của Google Docs đều yêu cầu kết nối internet. Những hạn chế này đã khiến nhiều chuyên gia và người dùng công nghệ tìm kiếm các giải pháp thay thế hiệu quả hơn.
Trong quá trình tìm kiếm, OnlyOffice nổi lên như một ứng dụng văn phòng mã nguồn mở đầy hứa hẹn. Không chỉ dễ sử dụng, OnlyOffice còn cung cấp sự linh hoạt để đồng bộ tài liệu lên đám mây hoặc tự lưu trữ (self-host) nếu bạn đặc biệt quan tâm đến quyền riêng tư. Ngược lại, Google Docs buộc bạn phải sử dụng Google Drive để lưu trữ và đồng bộ hóa tệp. Ngay cả khi bạn là một người dùng Google Docs trung thành, những vấn đề dưới đây có thể sẽ thuyết phục bạn cân nhắc chuyển đổi sang một nền tảng khác.
Giao diện OnlyOffice trên laptop Windows 11, một lựa chọn thay thế Google Docs thân thiện và hiệu quả
1. Google Docs không có mã hóa đầu cuối: Rủi ro dữ liệu bị sử dụng cho AI
Quyền riêng tư dữ liệu: Mối lo ngại tiềm ẩn với Google Docs
Google lưu trữ tất cả tài liệu của bạn trong bộ nhớ Google Drive. Mặc dù điều này là bình thường, nhưng vấn đề chính là Google Docs không được mã hóa đầu cuối (end-to-end encrypted). Nói cách khác, Google có quyền truy cập vào nội dung tài liệu của bạn. Đây là một vấn đề đáng lo ngại, đặc biệt khi bạn lưu trữ thông tin nhạy cảm. Các tệp có thể được mã hóa trong quá trình truyền tải khi bạn chia sẻ chúng, đảm bảo an toàn tạm thời. Tuy nhiên, Google vẫn nắm giữ khóa giải mã, cho phép họ truy cập vào các tệp này bất cứ lúc nào. Dù một số tình huống có vẻ xa vời, việc xem xét tất cả các khả năng là điều cần thiết.
Mối lo ngại lớn hơn nằm ở việc Google là một công ty quảng cáo và AI. Do đó, dữ liệu của bạn có giá trị như vàng đối với họ. Không thể biết liệu Google có bí mật truy cập tài liệu của bạn mà không có sự đồng ý để huấn luyện các mô hình AI của mình hay không. Việc chuyển sang một giải pháp mã nguồn mở như OnlyOffice có thể loại bỏ hoàn toàn những lo ngại này. Tương tự Docs, OnlyOffice cũng có một trình xử lý văn bản trực tuyến có thể sử dụng từ bất kỳ trình duyệt nào. Sự khác biệt là OnlyOffice là mã nguồn mở, mang lại sự minh bạch rõ ràng về những gì đang diễn ra đằng sau hậu trường.
Trang chủ OnlyOffice, hiển thị các tính năng chính và cam kết bảo mật dữ liệu người dùng
2. Phụ thuộc vào Internet: Trải nghiệm chỉnh sửa offline còn hạn chế
Hạn chế của chế độ offline Google Docs
Chế độ ngoại tuyến của Google Docs làm khá tốt việc hiển thị tài liệu và cho phép bạn làm việc trên chúng mà không cần kết nối internet. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thực hiện các chỉnh sửa đáng kể hoặc thay đổi định dạng phức tạp, Google Docs sẽ bộc lộ nhiều hạn chế. Hơn nữa, khi làm việc trực tuyến, Docs yêu cầu băng thông internet khá ổn định. Nếu không, bạn sẽ thường thấy các thay đổi hiển thị chậm trễ. Tổng hợp những vấn đề này, việc sử dụng Docs khi không có mạng hoặc kết nối chậm thực sự không phải là một trải nghiệm dễ chịu.
Ứng dụng desktop OnlyOffice: Hiệu suất vượt trội khi offline
Mặt khác, OnlyOffice cung cấp một ứng dụng offline đầy đủ tính năng mà bạn có thể tải xuống. Ứng dụng này rất mạnh mẽ và có giao diện người dùng tương tự Microsoft Word. Vì vậy, nếu bạn đã quen thuộc với bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft, bạn sẽ cảm thấy rất quen thuộc khi sử dụng OnlyOffice. Mặc dù vậy, cần lưu ý rằng phiên bản trực tuyến của OnlyOffice đôi khi có thể hơi chậm khi xử lý các tài liệu lớn với nhiều trang. Tuy nhiên, tình trạng này chỉ xảy ra không thường xuyên và không ảnh hưởng đáng kể đến khả năng sử dụng.
Giao diện tải xuống OnlyOffice phiên bản offline, minh họa khả năng làm việc không cần internet
3. Định dạng không đồng nhất: Khó khăn khi chia sẻ tài liệu
Vấn đề tương thích định dạng giữa Google Docs và MS Word
Tôi nhận ra khá muộn rằng Google Docs sử dụng một loại định dạng khác biệt so với Microsoft Word. Do đó, nếu bạn mở một tài liệu Word trên Docs hoặc ngược lại, định dạng sẽ không hiển thị giống nhau. Một số văn bản có thể bị dịch chuyển, hình ảnh có thể thay đổi vị trí hoặc khoảng cách dòng có thể trông kỳ lạ. Điều này không mong muốn nếu bạn đang chia sẻ tài liệu với nhiều người dùng hoặc đang viết một cuốn sách, hướng dẫn cần được lưu hành rộng rãi.
Chuẩn định dạng thống nhất của OnlyOffice: Đảm bảo tính toàn vẹn tài liệu
May mắn thay, OnlyOffice không gặp phải vấn đề tương tự. Vì định dạng của nó tuân thủ các chuẩn mực phổ biến, tài liệu của bạn sẽ trông chính xác như ý tác giả – bất kể bạn sử dụng ứng dụng hoặc trình xử lý văn bản nào. Điều này cũng làm cho OnlyOffice trở thành lựa chọn lý tưởng cho những ai muốn gửi tài liệu đi in ấn hoặc xuất bản. Nếu không, bạn sẽ phải tốn một lượng thời gian đáng kể để chỉnh sửa lại định dạng trên máy tính của nhà xuất bản.
Ví dụ văn bản và hình ảnh được định dạng chuyên nghiệp trong tài liệu OnlyOffice, thể hiện tính nhất quán giữa các nền tảng
4. Hạn chế về Custom Styles: Không tối ưu cho việc xuất bản và tài liệu chuyên nghiệp
Thao tác thủ công tốn thời gian trên Google Docs
Khi nói đến in ấn hoặc xuất bản, Google Docs không phải là lựa chọn lý tưởng vì nhiều lý do. Ngoài việc bố cục trực quan bị xáo trộn khi chia sẻ và mở trên các nền tảng khác, vấn đề lớn hơn nằm ở việc Docs không hỗ trợ các kiểu và định dạng tùy chỉnh (custom styles) có thể cần thiết trong một số trường hợp. Ví dụ, sách thường được viết theo một phong cách nhất định, trong đó tiêu đề có một kiểu thụt lề cụ thể, sau đó là một kiểu khác cho dòng đầu tiên, và có thể thêm một kiểu thụt lề nữa cho dòng tiếp theo.
Mặc dù điều này có thể thực hiện được trên Google Docs, nhưng nó đòi hỏi rất nhiều công việc thủ công cho từng trang hoặc chương. Các ứng dụng khác như Microsoft Word và OnlyOffice có các mẫu định dạng được xác định trước có thể được sử dụng cho mục đích này.
Mẫu định dạng sẵn có của OnlyOffice: Giải pháp tiết kiệm thời gian
Khi bạn chọn một mẫu trên OnlyOffice, định dạng sẽ tự động được áp dụng cho tất cả các chương trong tài liệu của bạn. Điều này chắc chắn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho người dùng thường xuyên viết các tài liệu dài như bài nghiên cứu, sách, hướng dẫn sử dụng hoặc bất kỳ tài liệu chuyên nghiệp nào đòi hỏi tính nhất quán cao. Khả năng tùy chỉnh và áp dụng các kiểu định dạng phức tạp một cách dễ dàng là một lợi thế lớn của OnlyOffice so với Google Docs.
Chức năng tùy chỉnh bố cục và thụt lề trong OnlyOffice, hỗ trợ tạo sách và tài liệu chuyên nghiệp
5. Buộc sử dụng Google Drive: Thiếu linh hoạt trong quản lý lưu trữ đám mây
Giới hạn dung lượng và mối lo ngại về quyền riêng tư trên Google Drive
Một trong những điểm yếu lớn nhất của Google Docs là việc nó chỉ đồng bộ tài liệu với tài khoản Google Drive của bạn. Điều này có nghĩa là trừ khi bạn có dung lượng lưu trữ miễn phí trên Google Drive, bạn sẽ không thể lưu tiến trình công việc của mình trực tuyến khi sử dụng Docs. Thực tế, 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí trong thời đại ngày nay có thể khá hạn chế, đặc biệt sau khi các tệp sao lưu của WhatsApp và Google Photos cũng bắt đầu tiêu tốn dung lượng trên Google Drive. Nếu bạn đang trả tiền cho Google One và có dung lượng lưu trữ nâng cao, đây sẽ không phải là vấn đề. Nhưng giống như hầu hết mọi người, nếu bạn đang sử dụng gói miễn phí, bạn có thể phải đối mặt với tình trạng thiếu dung lượng.
Ngoài vấn đề dung lượng, nhiều người dùng có thể không muốn sử dụng Google Drive do lo ngại về quyền riêng tư. Do đó, họ có thể đã đăng ký một dịch vụ lưu trữ đám mây thay thế như Dropbox hoặc OneDrive. Trong những trường hợp như vậy, họ có thể không muốn trả thêm tiền chỉ để sử dụng Docs.
Tích hợp đa nền tảng và tự host: Sức mạnh của OnlyOffice
Ưu điểm lớn nhất của OnlyOffice là khả năng đồng bộ hóa với bất kỳ nền tảng lưu trữ đám mây nào bạn chọn. Chỉ cần liên kết tài khoản của bạn một lần, và máy chủ sẽ tự động quản lý phần còn lại. Hơn nữa, bạn thậm chí có thể tự host (self-host) một máy chủ OnlyOffice để đồng bộ tài liệu của mình. Đây là một cứu cánh tuyệt vời cho những ai không muốn mạo hiểm với dữ liệu quý giá của mình và muốn kiểm soát hoàn toàn quyền riêng tư.
Các tính năng đám mây của OnlyOffice, cho phép đồng bộ hóa linh hoạt với nhiều dịch vụ lưu trữ khác ngoài Google Drive
6. Cộng tác thiếu hiệu quả: Gây rối loạn quy trình làm việc nhóm
Nhược điểm của tính năng cộng tác trên Google Docs
Chúng ta phải công nhận Google đã biến Docs trở thành một trong những nền tảng cộng tác đầu tiên dễ tiếp cận cho nhiều người. Khả năng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp và cùng làm việc trên đó chắc chắn rất tiện lợi. Tuy nhiên, việc thực hiện còn thiếu sót, vì cộng tác trên Google Docs có thể khá khó hiểu. Thứ nhất, bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem và thực hiện thay đổi ẩn danh đối với tài liệu nếu quyền được thiết lập như vậy. Vấn đề là nếu ai đó thực hiện thay đổi, bạn không thể xác định ai đã làm điều đó. Đáng lẽ Google nên yêu cầu đăng nhập vào tài khoản Google trước khi cho phép chỉnh sửa.
Nếu nhiều người ẩn danh cùng thực hiện thay đổi, việc theo dõi các chỉnh sửa trong thời gian thực trở nên cực kỳ khó khăn. Đây không phải là cách một môi trường cộng tác lý tưởng nên hoạt động. Điều không lý tưởng nữa là trải nghiệm người dùng (UX) khi nhiều người chỉnh sửa tài liệu cùng lúc. Thỉnh thoảng có độ trễ, giật lag và những cú nhảy ngẫu nhiên làm hỏng định dạng. Một điểm đáng chú ý khác là nếu bạn giải quyết một bình luận, không có cách nào để khôi phục nó để xem liệu bạn có bỏ lỡ việc tuân thủ một hướng dẫn nào khác do nhầm lẫn hay không. Nhìn chung, có những lỗi như vậy xuyên suốt Docs khiến bạn phải đau đầu mặc dù nó được thiết kế cho quy trình làm việc cộng tác.
Môi trường cộng tác chuyên nghiệp của OnlyOffice: Cải thiện hiệu suất làm việc
May mắn thay, OnlyOffice không có bất kỳ những sự khó chịu nào. Ngay cả khi bạn mở một liên kết ẩn danh hoặc không đăng nhập vào OnlyOffice, nó sẽ nhắc bạn nhập tên hiển thị để những người khác đang làm việc trên tài liệu biết bạn là ai. Tôi có thể nói rằng OnlyOffice có một môi trường cộng tác tinh tế hơn, chắc chắn giúp cải thiện quy trình làm việc của bạn. Điểm cộng lớn là OnlyOffice thậm chí còn có tính năng trò chuyện tích hợp, vì vậy bạn không cần phải rời khỏi giao diện để hỏi đồng nghiệp một câu hỏi nhanh.
Lời kết
Nếu bạn cũng như tôi, dành phần lớn thời gian trong ngày để gõ phím trước màn hình, thì việc lựa chọn trình xử lý văn bản phù hợp là vô cùng quan trọng. Mặc dù mỗi người viết có sở thích riêng, nhưng Google Docs không phải là lựa chọn tốt nhất vì vô số lý do đã nêu. Hiện có nhiều lựa chọn thay thế tốt hơn, như Notion, Obsidian và đặc biệt là OnlyOffice, mang lại trải nghiệm ưu việt hơn trong khi vẫn tập trung vào quyền riêng tư và độ tin cậy.
OnlyOffice là một giải pháp thay thế miễn phí cho Google Docs và Microsoft Office, cung cấp các tính năng quen thuộc như Word, Excel và PowerPoint. Nó có giao diện người dùng đơn giản với các tab và nhiều tùy chọn cửa sổ, giúp bạn dễ dàng sắp xếp công việc. Mặc dù giàu tính năng, OnlyOffice vẫn nhẹ nhàng và tương thích tốt với các tệp Microsoft Office, biến nó thành một công cụ lý tưởng cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Hãy khám phá OnlyOffice ngay hôm nay để nâng cao hiệu suất làm việc và bảo vệ dữ liệu của bạn.
