Tana là một công cụ năng suất thú vị với nhiều tính năng độc đáo mà có lẽ bạn đã bỏ qua, nổi bật như Supertags và khả năng ghi chép cuộc họp bằng AI. Tôi đã dành thời gian trải nghiệm cả ứng dụng máy tính và di động của Tana, khám phá những chức năng tiện lợi và đánh giá xem liệu đây có phải là một lựa chọn thay thế xứng đáng cho Notion hay không. Mặc dù Tana sở hữu nhiều điểm cộng hấp dẫn, tôi vẫn quyết định gắn bó với Notion vì một số lý do quan trọng, liên quan đến trải nghiệm người dùng, chính sách gói dịch vụ và mức độ hoàn thiện của sản phẩm. Bài viết này sẽ đi sâu vào những yếu tố then chốt đã ảnh hưởng đến quyết định của tôi, cung cấp cái nhìn chân thực và khách quan về cả hai nền tảng năng suất này.
1. Quy trình đăng ký của Tana: Rào cản lớn về quyền riêng tư và trải nghiệm người dùng
Trải nghiệm ban đầu với một nền tảng mới thường là yếu tố quyết định. Với Tana, quy trình đăng ký đã để lại ấn tượng không mấy tích cực, ảnh hưởng đến cái nhìn tổng thể của tôi về ứng dụng này.
Yêu cầu thông tin cá nhân quá nhiều, thiếu linh hoạt
Điều đầu tiên khiến tôi không hài lòng là Tana không cho phép người dùng đăng ký chỉ với địa chỉ email và mật khẩu thông thường. Thay vào đó, bạn buộc phải sử dụng tài khoản Google, Apple, GitHub hoặc Microsoft hiện có. Cá nhân tôi không mấy ủng hộ việc liên kết các tài khoản lớn này với những nền tảng mới, vì điều này có thể tiềm ẩn rủi ro lộ thông tin đăng nhập trong trường hợp có sự cố bảo mật.
Thêm vào đó, Tana yêu cầu người dùng phải tham gia một bản dùng thử miễn phí của gói Plus cao cấp. Với việc đã có quá nhiều gói đăng ký phải thanh toán, tôi muốn được bắt đầu với gói miễn phí ngay từ đầu. Tuy nhiên, để kích hoạt thời gian dùng thử bắt buộc này, Tana yêu cầu bạn phải cung cấp thông tin thẻ tín dụng và chấp thuận một giao dịch 0 USD qua ngân hàng. Điều này có nghĩa là không có cách nào để sử dụng Tana mà không chia sẻ thông tin tài chính cá nhân.
Tôi cũng đã thử liên kết Google Calendar với Tana để kiểm tra tính năng lịch của ứng dụng. Tuy nhiên, Tana còn yêu cầu quyền truy cập vào danh bạ của tài khoản Google để tải hồ sơ lên ứng dụng. Mặc dù công ty cam kết không chia sẻ hoặc sử dụng thông tin này cho mục đích tiếp thị, tôi vẫn từ chối cấp quyền truy cập vào danh bạ của mình. Điều này làm giảm một số chức năng của ứng dụng, nhưng tôi ưu tiên bảo mật thông tin liên hệ hơn.
Giao diện đăng ký tài khoản Tana hiển thị các tùy chọn đăng nhập bằng Google, Apple, GitHub hoặc Microsoft.
2. Gói miễn phí của Notion mạnh mẽ và toàn diện hơn Tana
Khi xem xét một công cụ năng suất, gói miễn phí thường là điểm khởi đầu quan trọng để người dùng đánh giá giá trị. Với tôi, gói miễn phí của Notion vượt trội hơn hẳn so với Tana.
Tana bị cắt giảm tính năng đáng kể sau khi hết hạn dùng thử
Gói Tana rẻ nhất có giá 8 USD mỗi tháng nếu bạn chọn đăng ký hàng năm, hoặc 10 USD mỗi tháng cho gói đăng ký theo tháng. Mức giá này không quá khác biệt so với các tùy chọn trả phí của Notion. Ví dụ, nếu bạn thêm AI vào gói Notion, chi phí là 8 USD mỗi tháng. Gói Plus (không AI) có giá 10-12 USD mỗi tháng, trong khi gói Business là 15-18 USD mỗi tháng.
Tana cũng có một gói miễn phí, nhưng nó khá hạn chế khi so sánh với Notion. Với gói miễn phí của Tana, bạn nhận được tối đa 20.000 nodes, 5 template đã cài đặt, 2 không gian làm việc (workspaces), các trang đã xuất bản, tối đa 0.5GB dung lượng lưu trữ tệp và kích thước tệp tải lên tối đa 5MB.
Đặc biệt, khi bạn hạ cấp từ gói trả phí sang gói miễn phí trên Tana, bạn sẽ mất quyền sử dụng tính năng AI. Không chỉ vậy, bạn còn mất quyền truy cập đồng bộ Google Calendar và các tích hợp sẽ ngừng kéo dữ liệu. Về cơ bản, việc sử dụng gói miễn phí đồng nghĩa với việc bạn sẽ mất quyền tiếp cận nhiều chức năng cốt lõi.
Hiện tại, tôi đang sử dụng gói miễn phí của Notion, cho phép tôi đồng bộ với Gmail và Google Calendar, cũng như hỗ trợ một số lượng lớn các tích hợp khác. Vì tôi là người dùng duy nhất trong không gian làm việc Notion của mình, tôi có các khối (blocks) và trang (pages) không giới hạn. Điều này cho phép tôi cài đặt nhiều template – hiện tại tôi đang có bảy cái. Các template là một trong những cách giúp tôi làm Notion bớt “quá tải”, vì vậy chúng là một tính năng rất quan trọng đối với tôi.
Ngay cả trên gói miễn phí, tôi vẫn có quyền truy cập vào tính năng trò chuyện AI của Notion, mặc dù với mức sử dụng giới hạn. Tôi có thể sử dụng tính năng này để đặt câu hỏi và tạo các template hoặc trang đơn giản để thêm vào không gian làm việc của mình. Nhìn chung, gói miễn phí của Notion mang lại cảm giác mạnh mẽ và hữu ích hơn đáng kể so với Tana.
So sánh chi tiết các tính năng của gói miễn phí Tana và Notion trên website chính thức.
3. Tính năng AI của Tana: Ấn tượng nhưng không đủ thuyết phục để trả tiền
Trong kỷ nguyên công nghệ hiện đại, AI đã trở thành một yếu tố quan trọng trong nhiều ứng dụng năng suất. Tana cũng không ngoại lệ, nhưng những tính năng AI của nó chưa đủ để khiến tôi thay đổi lựa chọn.
Các tính năng AI hữu ích nhưng chưa phải là điểm bán hàng chính
Cá nhân tôi không phải là người quá “cuồng” các công cụ AI tạo sinh, chủ yếu do hiện tượng “ảo giác” và những thông tin sai lệch mà công nghệ này đôi khi tạo ra. Là một người viết và biên tập viên có kinh nghiệm, tôi cũng nhận thấy kết quả do AI tạo ra thường chưa thể sánh bằng chất lượng mà tôi tự sản xuất. Vì vậy, việc Tana tập trung vào các tính năng AI không phải là một điểm thu hút lớn đối với tôi.
Tuy nhiên, Tana vẫn có một số tính năng AI thực sự hữu ích, đặc biệt là trong lĩnh vực ghi chép giọng nói thành văn bản (voice transcription). Bạn có thể sử dụng ứng dụng di động để ghi lại các ghi chú giọng nói, sau đó chúng sẽ được chuyển đổi thành văn bản. Tana cũng cung cấp “AI meeting agent” để ghi chép lại các cuộc họp.
Mặc dù vậy, các tính năng như AI chat không đủ sức thuyết phục tôi phải trả tiền để sử dụng. Ví dụ, tôi đã thử sử dụng tính năng AI chat trong Tana để yêu cầu nó dùng các ý tưởng bài viết đã lưu trong Supertag “Ideas” của tôi để tạo thêm các ý tưởng mới. Tuy nhiên, nó lại tạo ra những ý tưởng rất chung chung và không liên quan gì đến chủ đề mà tôi viết.
Tôi thực sự ấn tượng với khả năng ghi chép của “meeting agent”, nó khá chính xác và có thể xác định được ai đang nói ở các thời điểm khác nhau. Nhưng đối với bất kỳ cuộc họp nào tôi cần ghi chú chuyên sâu, chẳng hạn như một cuộc phỏng vấn, tôi vẫn ghi chú thủ công và sử dụng phần mềm mã nguồn mở như OBS để ghi lại cuộc họp, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Một điểm cần lưu ý là Tana cũng dựa vào các mô hình AI khác nhau như Gemini, Claude và ChatGPT, vốn là những công cụ bạn có thể sử dụng với các gói miễn phí độc lập.
4. Tana vẫn còn nhiều điểm chưa hoàn thiện
Bên cạnh những điểm mạnh, một số khía cạnh của Tana vẫn cho thấy sự thiếu sót, khiến trải nghiệm tổng thể chưa thực sự liền mạch và đầy đủ.
Supertags tuyệt vời, nhưng nền tảng cần cải tiến thêm
Mặc dù tính năng Supertags của Tana rất hữu ích, cho phép bạn xem các danh mục trang khác nhau trên một bảng điều khiển trung tâm, nhưng những phần khác của Tana lại cảm thấy chưa hoàn thiện. Ví dụ, bạn có thể cài đặt các template nếu có liên kết từ một người dùng Tana khác, nhưng lại không có một kho template trung tâm để bạn duyệt và cài đặt. Điều này gây khó khăn cho việc tìm kiếm và áp dụng các cấu trúc làm việc mới.
Một hạn chế lớn khác so với Notion là Tana không có tính năng tích hợp để tạo bảng hoặc bảng tính (spreadsheets). Đây là một điểm yếu đáng kể nếu bạn muốn sử dụng nền tảng này để theo dõi chi phí hoặc quản lý dữ liệu có cấu trúc.
Tính năng Supertags rất tuyệt vời và cung cấp một cách để xem các danh mục trang khác nhau trên một bảng điều khiển trung tâm. Tôi đã chỉnh sửa Supertag “Ideas” của mình để bao gồm các trường như trang web mà ý tưởng bài viết dành cho, trạng thái của nó và nội dung bài viết. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi một lượng thiết lập đáng kể để có thể sử dụng tính năng một cách hiệu quả.
Tôi cũng không mấy ấn tượng với giao diện “Today view”, vốn là nơi mặc định các ghi chú và mục đã chụp của bạn sẽ xuất hiện nếu không được gán vào một Supertag. Và mặc dù tôi thích tính năng ghi chép giọng nói thành văn bản, tôi nghĩ nó có thể phát triển hơn nữa để nhận diện các lệnh hoặc khi bạn đề cập đến các Supertags cụ thể.
Màn hình "Today view" mặc định trong ứng dụng Tana hiển thị các ghi chú và mục đã chụp.
Tana chắc chắn có một vài điểm mạnh có thể thu hút người dùng đến với các gói dịch vụ của mình. Tôi sẽ tiếp tục theo dõi sự phát triển của nền tảng này để xem những tính năng mới mà nó giới thiệu, và tôi rất mong chờ sự ra đời của một kho template trung tâm. Nhưng ở phiên bản hiện tại, Tana vẫn chưa đủ sức hấp dẫn để khiến tôi rời bỏ gói miễn phí của Notion. Bạn đã thử Tana hay Notion chưa? Chia sẻ trải nghiệm của bạn dưới phần bình luận nhé!
