Kể từ khi ra mắt, Notion đã được xem là “vị vua” không thể tranh cãi trong thế giới năng suất. Đó là không gian làm việc “tất cả trong một” hứa hẹn sẽ tổ chức mọi thứ, từ cuộc sống cá nhân đến các dự án phức tạp của đội nhóm. Nhiều người dùng đã dành vô số giờ để hoàn thiện các thiết lập Notion của mình và tin rằng đây chính là tương lai của công việc.
Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của người dùng thay đổi theo thời gian, nhiều hạn chế của Notion bắt đầu lộ rõ, khiến nó tụt hậu so với các đối thủ ngày càng sáng tạo. Đây không chỉ là một cảm giác mà là lý do khiến nhiều người dùng không còn gắn bó với nền tảng này. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những điểm yếu khiến Notion mất dần vị thế.
Giải pháp thay thế Notion bảo mật
Chế Độ Ngoại Tuyến (Offline Mode) Vẫn Là “Điểm Chết”
Trong một thời gian dài, việc Notion thiếu khả năng hoạt động ngoại tuyến thực sự chỉ là một sự bất tiện nhỏ đối với nhiều người dùng, vì họ thường xuyên có kết nối Wi-Fi. Nhưng ở thời điểm hiện tại, với lịch trình di chuyển thường xuyên, việc thiếu chế độ ngoại tuyến đã trở thành một yếu tố quyết định.
Đôi khi, người dùng ở địa điểm của khách hàng và cần nhanh chóng tham khảo một chi tiết quan trọng từ cơ sở dữ liệu, nhưng lại phát hiện Wi-Fi bị ngắt hoặc quá chậm để tải dù chỉ một trang. Điều này gây khó chịu tột độ khi toàn bộ không gian làm việc bị khóa sau một kết nối internet. Việc thiếu tính năng cơ bản này ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất, tạo ra căng thẳng không cần thiết và vẫn là một lỗ hổng cơ bản khiến người dùng không thể tin cậy Notion làm không gian làm việc chính.
Notion đang phát triển, nhưng quá chậm trễ
Notion đã thông báo rằng họ đang nỗ lực phát triển chế độ ngoại tuyến thực sự. Tuy nhiên, tốc độ triển khai quá chậm trễ so với nhu cầu cấp bách của người dùng. Trong khi các đối thủ đã cung cấp tính năng này từ lâu, Notion vẫn khiến người dùng phải chờ đợi trong vô vọng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và khả năng làm việc liên tục.
Notion không có chế độ ngoại tuyến gây khó khăn khi làm việc
Ứng Dụng Di Động Không Đạt Yêu Cầu
Sự thất vọng với Notion không chỉ dừng lại ở phiên bản máy tính để bàn. Câu chuyện tương tự diễn ra khi người dùng mở ứng dụng di động. Notion tự nhận là một không gian làm việc “tất cả trong một”, nhưng trải nghiệm trên di động lại khá kém thuyết phục. Xét cho cùng, đây không phải là các ứng dụng native (ứng dụng được xây dựng riêng cho từng nền tảng).
Cách tiếp cận “web wrapper” của Notion (tức là ứng dụng di động chỉ là một phiên bản đóng gói của trang web) có cả ưu và nhược điểm. Tuy nhiên, về hiệu suất, nó không đạt yêu cầu trên thiết bị di động. Thời gian tải chậm chạp, các trang hiển thị từ từ, và ngay cả việc điều hướng cơ bản cũng có thể trở thành một công việc khó khăn. Ngược lại, các ứng dụng native luôn mang lại cảm giác phản hồi nhanh, mượt mà và tức thì.
Tải dữ liệu lớn trên mobile mất nhiều thời gian
Khi làm việc với các cơ sở dữ liệu (database) lớn, việc tải dữ liệu trên ứng dụng Notion di động trở thành một thử thách thực sự. Người dùng thường phải chờ đợi hàng chục giây, thậm chí lâu hơn, chỉ để truy cập thông tin cần thiết. Điều này đặc biệt bất tiện khi cần nhanh chóng kiểm tra một chi tiết hoặc ghi chú trong lúc di chuyển.
Với vai trò quan trọng của việc truy cập di động trong bối cảnh công việc hiện tại – để ghi chú nhanh khi đang di chuyển, kiểm tra công việc trong lúc đi lại, hoặc xem lại tài liệu giữa các cuộc họp – các ứng dụng di động “tầm thường” của Notion là một sự thất vọng lớn.
Giao diện Notion trên ứng dụng di động
Yêu Cầu Quá Nhiều Công Sức Tùy Chỉnh
Một trong những yêu cầu lớn nhất của Notion là lượng công sức cần bỏ ra để tổ chức. Khi mới bắt đầu, nhiều người thích sự linh hoạt của một “canvas trống”, khả năng vô hạn. Nhưng theo thời gian, sự linh hoạt này thường chuyển thành hàng giờ làm việc. Người dùng thường xuyên dành một lượng thời gian đáng kể chỉ để xây dựng không gian làm việc của mình.
Điều này bao gồm việc tạo một “trang chủ” làm bảng điều khiển cho các dự án, nhiệm vụ hoặc quản lý kiến thức. Người dùng còn phải điều chỉnh các cột để có bố cục hoàn hảo, tinh chỉnh các chế độ xem cơ sở dữ liệu không ngừng, và thử nghiệm việc nhúng (embedding) để kéo đúng thông tin từ các nguồn khác. Nhu cầu liên tục cho việc “kỹ thuật hóa” thủ công này tiêu hao thời gian và năng lượng tinh thần, đáng lẽ phải được dành cho công việc thực sự.
Dành hàng giờ để xây dựng không gian làm việc
Việc tùy chỉnh Notion, dù mang lại sự linh hoạt, nhưng lại tiêu tốn quá nhiều thời gian. Để có được một không gian làm việc ưng ý, người dùng phải bỏ ra hàng giờ để thiết kế bố cục, tạo các mẫu (templates) riêng, và liên kết các cơ sở dữ liệu. Điều này có thể phù hợp với những người thích mày mò, nhưng lại là rào cản lớn đối với những ai cần một công cụ sẵn sàng để sử dụng ngay lập tức mà không phải tốn quá nhiều công sức ban đầu.
Trang chủ cá nhân trong Notion yêu cầu nhiều công sức tùy chỉnh
Tạo nhật ký kỹ thuật số trong Notion
Tốc Độ Phát Triển Tính Năng Mới Chậm Chạp
Notion đã chậm trong việc phát triển. Có vẻ như Notion đang hướng tới việc xây dựng một hệ sinh thái ứng dụng với Lịch (Calendar), Thư (Mail), tiện ích AI, Biểu mẫu (Forms) và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, công ty dường như đang bỏ lại sản phẩm cốt lõi của mình. Những cải tiến cơ bản mà người dùng đã yêu cầu trong nhiều năm vẫn còn thiếu.
Ngoài chế độ ngoại tuyến, những đổi mới thực sự trong khả năng trực quan hóa nằm ở đâu? Người dùng liên tục thấy các công cụ khác cung cấp bảng trắng (whiteboards) để động não, hoặc các chế độ xem đồ thị mạnh mẽ hiển thị các kết nối giữa các ghi chú và ý tưởng. Notion yêu cầu các tính năng nhúng từ bên thứ ba hoặc các giải pháp phức tạp để hoàn thành công việc tương tự.
Thay vì tập trung vào việc tăng cường hiệu suất hoặc bổ sung các tính năng đã được yêu cầu từ lâu, Notion lại bận rộn xây dựng một ứng dụng email client. Điều này khiến người dùng tự hỏi liệu sản phẩm cốt lõi có bao giờ thực sự bắt kịp tiềm năng của nó hay không.
So sánh với các đối thủ đang đổi mới liên tục
Trong khi Notion tập trung mở rộng hệ sinh thái, nhiều đối thủ cạnh tranh lại liên tục ra mắt các tính năng đột phá, cải thiện hiệu suất và lắng nghe phản hồi của người dùng để nâng cấp sản phẩm cốt lõi. Sự chậm trễ này khiến Notion mất đi lợi thế cạnh tranh và không còn là lựa chọn hàng đầu cho những ai tìm kiếm sự đổi mới và hiệu quả liên tục.
Notion phát triển chậm so với các công cụ ghi chú khác
Các Đối Thủ Đang Nhanh Chóng Bắt Kịp Và Vượt Trội
Việc các giải pháp thay thế Notion đang phát triển mạnh mẽ khiến Notion cảm thấy lỗi thời. Lấy ví dụ như Capacities. Cách tiếp cận tổ chức thông tin theo hướng đối tượng (object-oriented approach) độc đáo của nó là một yếu tố tăng năng suất lớn. Thay vì xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu, người dùng làm việc với các “đối tượng” liên kết với nhau như con người, sách hoặc dự án, và hệ thống hiểu rõ các mối quan hệ của chúng.
Sau đó là Anytype, một nền tảng xử lý các vấn đề riêng tư một cách chuyên nghiệp. Cam kết mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption) của họ có nghĩa là người dùng có thể lưu trữ thông tin thực sự nhạy cảm với mức độ bảo mật mà Notion không cung cấp. Ngoài ra, AppFlowy còn cung cấp quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu với khả năng tự lưu trữ (self-hosting). Notion vẫn dẫn đầu về các tùy chọn cơ sở dữ liệu, nhưng khoảng cách đó đang thu hẹp nhanh chóng.
Những cái tên đáng chú ý mà bạn không nên bỏ lỡ
- Capacities: Nổi bật với phương pháp tổ chức thông tin dựa trên đối tượng (object-oriented), giúp người dùng dễ dàng quản lý và kết nối các loại thông tin khác nhau một cách trực quan và hiệu quả.
- Anytype: Tập trung mạnh vào quyền riêng tư và bảo mật với mã hóa đầu cuối, cho phép người dùng lưu trữ thông tin nhạy cảm mà không lo lắng về rò rỉ dữ liệu.
- AppFlowy: Cung cấp khả năng tự lưu trữ (self-hosting), mang lại sự kiểm soát tối đa cho người dùng đối với dữ liệu của mình, một lợi thế lớn cho các tổ chức hoặc cá nhân có yêu cầu bảo mật cao.
Từ Tình Yêu Đến Sự Thất Vọng
Nhìn chung, có thể nói rằng hành trình với Notion đã đến ngã ba đường. Mặc dù Notion vẫn giữ một vị trí đặc biệt với nhiều người, nhưng đối với những ai đòi hỏi sự đổi mới hơn, hiệu suất tốt hơn và trải nghiệm ngoại tuyến, rõ ràng Notion đang dần tụt hậu. Nếu bạn cũng đang ở trong tình thế tương tự và cảm thấy có sự thỏa hiệp hoặc giới hạn, đã đến lúc bạn nên bắt đầu khám phá các giải pháp thay thế.
