Trong bối cảnh công việc hiện đại, việc sắp xếp các cuộc họp thường xuyên với nhiều đối tác, khách hàng hoặc đồng nghiệp là một phần không thể thiếu. Đặc biệt đối với những người giữ vai trò quản lý nhân sự, thường xuyên phỏng vấn ứng viên, hay những freelancer như chúng tôi – những người cần liên tục trao đổi với khách hàng về phạm vi và tiến độ công việc – việc lên lịch một cuộc họp trực tuyến luôn là một thử thách lớn. Tìm được một khung thời gian chung phù hợp cho tất cả các bên thường tốn rất nhiều công sức và thời gian, trừ khi bạn biết tận dụng sức mạnh của các ứng dụng lên lịch họp tự động dưới đây.
Thực tế, có rất nhiều ứng dụng và dịch vụ giúp người dùng dễ dàng đặt lịch hẹn hoặc chia sẻ lịch làm việc cá nhân của mình. Bạn có thể chọn ra những ngày và khung giờ rảnh rỗi trên lịch của mình để gửi cho đối tác. Khi đối tác chọn được một khung giờ phù hợp, các ứng dụng này sẽ tự động thêm sự kiện vào lịch cá nhân của bạn (như Google Calendar, Outlook Calendar) cùng với đường dẫn đến nền tảng hội nghị trực tuyến (như Google Meet, Zoom, Microsoft Teams) đã được thiết lập sẵn. Nghe có vẻ tiện lợi đúng không? Dưới đây là 4 công cụ sắp xếp lịch họp hàng đầu giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Mẹo quản lý và tối ưu hóa lịch làm việc trên Google Calendar và Outlook
Calendly: Lựa chọn kinh điển, đáng tin cậy
Nếu bạn đã từng tìm hiểu về khái niệm đặt lịch hẹn online bằng cách chia sẻ lịch, chắc hẳn bạn đã nghe nói đến Calendly. Dịch vụ này đã xuất hiện từ khá lâu và cung cấp một cách thức gọn gàng, hiệu quả để lên lịch họp tự động. Bạn có thể bắt đầu bằng cách đăng ký miễn phí qua trang web nếu bạn là cá nhân.
Với Calendly, bạn chỉ cần liên kết tất cả các lịch làm việc cần thiết, chọn những ngày cùng các khung thời gian tương ứng khi bạn rảnh rỗi, và thế là xong. Calendly còn cho phép bạn chọn nhiều tùy chọn để tổ chức cuộc họp, bao gồm Google Meet, Zoom, và thậm chí là cuộc họp trực tiếp tại một địa điểm cụ thể.
Nếu bạn chọn nhiều hoặc tất cả các tùy chọn có sẵn, người được mời sẽ có quyền lựa chọn giữa chúng. Bạn cũng có thể thiết lập thời lượng cuộc họp, thêm các chi tiết liên quan và đặt phạm vi ngày mà bạn muốn lịch hiển thị cho khách mời. Sau khi cài đặt tất cả các thông tin này, chỉ cần chia sẻ đường link đặt lịch hẹn tùy chỉnh với bất kỳ ai bạn muốn sắp xếp cuộc họp. Phiên bản miễn phí tuy hữu ích nhưng bị giới hạn về khả năng tùy chỉnh và các tính năng. Bạn cũng không thể kết nối nhiều lịch trên phiên bản miễn phí. Để làm được điều đó, bạn sẽ cần nâng cấp lên gói Standard với giá 10 USD.
Giao diện trang đặt lịch hẹn của Calendly
Logo ứng dụng lên lịch họp Calendly
Calendly là một dịch vụ trực tuyến miễn phí giúp bạn lên lịch họp một cách dễ dàng.
Google Calendar: Tích hợp hoàn hảo với hệ sinh thái Google
Nếu bạn có một tài khoản Google (mà rất có thể bạn có), khả năng cao Google Calendar là ứng dụng lịch mặc định của bạn. Trừ khi bạn đang sử dụng iPhone, khi đó có thể là iCloud Calendar. Dù thế nào đi nữa, Google Calendar hoàn toàn miễn phí, đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị của bạn và dễ dàng tích hợp với Google Workspace nếu tổ chức của bạn đang sử dụng. Gần đây, Google cũng đã bổ sung khả năng đặt lịch hẹn trực tiếp vào Google Calendar, biến nó thành một công cụ quản lý lịch họp toàn diện.
Cá nhân tôi rất thích sử dụng Google Calendar để sắp xếp các cuộc họp vì nó không yêu cầu cấp quyền truy cập lịch cho bất kỳ ứng dụng bên thứ ba nào khác. Bạn chỉ cần truy cập trang web hoặc ứng dụng, chạm vào nút Create để mở menu thả xuống và chọn Appointment schedule. Sau đó, nhập tất cả các chi tiết liên quan như ngày khả dụng, khung thời gian, v.v. Khi hoàn tất, bạn có thể tạo một đường dẫn ngắn để chia sẻ với những người có thể được mời. Google cũng cho phép bạn nhúng trang đặt lịch của mình vào một trang web.
Không cần phải đoán, Google Calendar rõ ràng chỉ cho phép bạn lên lịch các cuộc họp trực tuyến qua Google Meet. Các tùy chọn khác bao gồm gọi điện thoại hoặc cuộc họp trực tiếp.
Màn hình chức năng đặt lịch hẹn trong Google Calendar
Biểu tượng ứng dụng Google Calendar
Google Calendar cho phép người dùng đặt lịch hẹn trong khi tích hợp tốt với Google Workspace.
Cal.com: Kiếm tiền từ thời gian của bạn
Ngoài các tính năng lên lịch họp thông thường, một điểm nổi bật của Cal.com là khả năng thu phí khách hàng cho thời gian của bạn. Tất nhiên, các cuộc họp miễn phí thông thường cũng có thể được sắp xếp, nhưng bạn cũng có thể cho phép đối tác đặt một buổi làm việc một kèm một với bạn, nơi họ có thể hỏi ý kiến về một chủ đề cụ thể hoặc học hỏi kiến thức từ bạn. Đây là một cách hay để kiếm tiền từ kỹ năng của bạn, đặc biệt khi làm việc với các thương hiệu và tập đoàn lớn.
Nếu bạn là một nhà tư vấn tự do (freelancer consultant), bạn có thể trực tiếp yêu cầu khách hàng đặt lịch hẹn với bạn theo cách này thay vì phải tạo hóa đơn sau. Các tính năng còn lại tương tự như các lựa chọn khác trong danh sách này. Bạn có thể liên kết nhiều lịch, sử dụng Google Meet, Microsoft Teams, Zoom hoặc thậm chí Discord cho các cuộc họp, và đặt các thời lượng cuộc họp khác nhau có thể được sắp xếp. Cal.com miễn phí cho cá nhân và các gói trả phí cho doanh nghiệp cũng khá phải chăng.
Cài đặt thời gian rảnh để đặt lịch hẹn trên Cal.com
Logo ứng dụng Cal.com
Cal.com là một công cụ sắp xếp lịch họp miễn phí cho phép bạn thu phí cho thời gian của mình.
Doodle: Giải pháp tối ưu cho cuộc họp nhóm
Trong khi tất cả các ứng dụng lên lịch họp và dịch vụ được đề cập ở trên chủ yếu dành cho các cuộc gọi một kèm một, Doodle được thiết kế để sử dụng cho các cuộc gọi hoặc cuộc họp nhóm có nhiều hơn hai người tham gia. Ý tưởng là tạo một cuộc họp với nhiều tùy chọn thời gian, sau đó gửi một cuộc thăm dò (poll) đến tất cả những người tham gia để hỏi khi nào họ có thể sắp xếp thời gian để tham gia. Khi tất cả những người tham gia đã bỏ phiếu, người tổ chức có thể quyết định khi nào sẽ lên lịch cuộc họp dựa trên kết quả.
Một khi ngày và giờ đã được quyết định, phần còn lại của quy trình tương tự như các dịch vụ khác. Sự kiện sẽ được thêm vào lịch, sau đó bạn có thể chọn ứng dụng hội nghị trực tuyến nào bạn muốn sử dụng cho cuộc họp. Chức năng cốt lõi của Doodle hoạt động rất hiệu quả cho một cuộc họp bao gồm một nhóm lớn. Tuy nhiên, một điểm gây khó chịu có thể là các quảng cáo hiển thị liên tục trên trang web của Doodle. Bạn có thể chọn gói trả phí để loại bỏ chúng.
Giao diện tạo cuộc thăm dò thời gian họp nhóm trên Doodle
Logo ứng dụng Doodle
Doodle cho phép bạn lên lịch họp khi có một nhóm người tham gia bằng cách tạo một cuộc thăm dò.
Đừng để việc lên lịch họp làm bạn đau đầu
Nếu bạn đang căng thẳng vì việc sắp xếp các cuộc gọi cho bản thân hoặc bất kỳ ai trong tổ chức của mình, hãy đơn giản là giao phó nhiệm vụ này cho bất kỳ ứng dụng lên lịch họp tự động nào được đề cập ở trên. Chúng chắc chắn sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách tự động khóa lịch của bạn và thông báo trước cuộc họp. Hãy khám phá và chọn ra công cụ phù hợp nhất để nâng cao năng suất làm việc của bạn ngay hôm nay!
