Trong nhiều năm, tôi đã phụ thuộc vào một bộ sưu tập các công cụ năng suất riêng lẻ, bao gồm ứng dụng ghi chú, quản lý tác vụ, phần mềm quản lý dự án, nhật ký kỹ thuật số và một không gian riêng biệt cho quản lý tri thức. Tuy nhiên, việc liên tục chuyển đổi giữa các công cụ này thường gây cảm giác phản tác dụng. Tôi quyết định thực hiện một thử nghiệm triệt để trong suốt một tháng: từ bỏ hệ sinh thái hiện tại và chỉ dựa vào Capacities để hoàn thành công việc. Mục tiêu của tôi là tìm hiểu xem liệu Capacities có thể thực sự trở thành trung tâm điều hành cho công việc và các dự án cá nhân, xử lý ghi chú, tác vụ, tri thức và nhiều hơn thế nữa. Hãy cùng tôi khám phá những điểm mạnh, điểm yếu và những thực tế bất ngờ khi sử dụng hoàn toàn Capacities trong 30 ngày.
Capacities làm chủ những điều cơ bản một cách xuất sắc
Ứng dụng đa nền tảng và trải nghiệm người dùng mượt mà
Khác với một số công cụ mới ưu tiên giao diện web, Capacities cung cấp các ứng dụng native được thiết kế tốt cho macOS, Windows, iOS và Android. Điều này có nghĩa là tôi có thể dễ dàng ghi lại suy nghĩ, liên kết các ý tưởng và truy cập biểu đồ tri thức của mình dù đang làm việc tại bàn, trên đường đi làm hay chỉ đơn giản là lên ý tưởng trên điện thoại.
Giao diện người dùng cũng rất mượt mà và trực quan. Không giống như Obsidian hay Logseq, Capacities không yêu cầu đường cong học tập phức tạp. Hơn nữa, việc điều hướng trong cơ sở tri thức ngày càng phát triển của tôi trở nên hiệu quả nhờ chức năng tìm kiếm mạnh mẽ. Tôi có thể nhanh chóng định vị các mẩu thông tin cụ thể, ngay cả trong hàng trăm ghi chú hoặc qua vô số đối tượng được liên kết.
Tổng thể, tôi cảm thấy Capacities đã đáp ứng tốt các yêu cầu cơ bản với chế độ ngoại tuyến, trình soạn thảo khối (block editor) mượt mà với lệnh slash command và tích hợp lịch mạnh mẽ để tôi dễ dàng quản lý các ghi chú hàng ngày của mình.
Màn hình chủ ứng dụng Capacities hiển thị các tính năng cơ bản
Cách tiếp cận “hướng đối tượng” độc đáo và mạnh mẽ
Biến ghi chú thành thông tin có cấu trúc
Điều thực sự làm nên sự khác biệt của Capacities, và cũng là điểm mạnh vượt trội của nó, chính là cách tiếp cận hướng đối tượng (object-oriented approach) trong quản lý tri thức cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management). Mặc dù Capacities đi kèm với các đối tượng mặc định khác nhau, tôi cũng có thể tạo một đối tượng tùy chỉnh với các thuộc tính cụ thể. Ví dụ, khi tôi thêm một cuốn sách mới đang đọc làm một đối tượng, tôi có thể định nghĩa các thuộc tính như Tác giả, Thể loại, Ngày bắt đầu và thậm chí là Những điểm chính cần nhớ. Điều này ngay lập tức biến một ghi chú đơn giản thành thông tin có cấu trúc.
Hãy để tôi đưa ra một ví dụ gần đây. Tôi đang lên kế hoạch cho một chuyến đi đến Goa. Tôi đã tạo một đối tượng Chuyến đi với các thuộc tính như Điểm đến, Ngày đi, Nơi ở và Hoạt động. Sau đó, khi tôi tìm kiếm chỗ ở, mỗi khách sạn lại trở thành một đối tượng Địa điểm với các thuộc tính như Địa chỉ, Thông tin liên hệ, Giá mỗi đêm và Đánh giá của người dùng.
Tuy nhiên, tôi sẽ không che giấu sự thật. Cách tiếp cận hướng đối tượng này có một đường cong học tập nhất định. Tôi mất cả một tuần, có lẽ còn hơn thế, để hiểu toàn bộ khái niệm này.
Xây dựng “bộ não kỹ thuật số” vững chắc với Capacities
Liên kết thông tin và góc nhìn toàn diện qua biểu đồ
Capacities đã làm rất tốt mô hình PKM. Ví dụ, khi lên kế hoạch cho một chuyến đi, tôi có thể liên kết các ghi chú liên quan đến đối tượng chính và kiểm tra mối quan hệ giữa chúng bằng chế độ xem đồ thị (graph view). Ban đầu, biểu đồ của tôi trông giống như một tập hợp rời rạc các chấm, nhưng khi tôi tiếp tục tạo và liên kết các đối tượng và trang, nó đã biến thành một mạng lưới phong phú.
Việc tích hợp ghi chú hàng ngày với lịch cũng là một phần quan trọng trong trung tâm PKM của tôi. Tôi có thể dễ dàng liên kết các cuộc họp và cuộc hẹn với ghi chú hàng ngày và lên kế hoạch cho ngày của mình phù hợp. Nhìn chung, Capacities cung cấp tất cả các thành phần thiết yếu để xây dựng một hệ thống PKM mạnh mẽ và được kết nối chặt chẽ.
Giao diện soạn thảo và liên kết các đối tượng trong Capacities, minh họa khả năng PKM
Điểm hạn chế: Capacities chưa phải là giải pháp quản lý dự án toàn diện
Thiếu Kanban board và tùy chọn cơ sở dữ liệu nâng cao
Mặc dù Capacities đã trở thành trung tâm quản lý tri thức của tôi, nó vẫn còn thiếu sót trong mảng quản lý dự án. Đúng là tôi có thể tạo một đối tượng Dự án với các thuộc tính như Trạng thái, Văn bản, Việc cần làm, Ngày đáo hạn và nhiều hơn nữa, nhưng nó vẫn không thể sánh bằng sự đơn giản của các bảng Kanban. Ví dụ, trong Trello, tôi có thể ngay lập tức nhìn thấy tiến độ của nhiều tác vụ trong nháy mắt và dễ dàng di chuyển các thẻ giữa các cột. Các tùy chọn cơ sở dữ liệu cũng còn hạn chế.
Cách Capacities tổ chức dữ liệu qua các đối tượng và thuộc tính
Gói miễn phí và ứng dụng di động ấn tượng
Trải nghiệm di động mượt mà và gói Free Plan hào phóng
Capacities cung cấp một gói miễn phí rất hào phóng. Với không gian, đối tượng và khối không giới hạn, tôi đã có thể tạo một hệ thống PKM đầy đủ chức năng mà không tốn một xu nào. Ngoài ra, là một người phụ thuộc rất nhiều vào điện thoại thông minh để ghi lại ý tưởng và truy cập thông tin khi đang di chuyển, tôi đặc biệt ấn tượng với các ứng dụng iOS và Android của Capacities. Các hiệu ứng chuyển động rất mượt mà và tôi chưa bao giờ gặp phải tình trạng lag hay treo máy, ngay cả khi xử lý mạng lưới tri thức của mình.
Logo và giao diện nổi bật của ứng dụng Capacities trên màn hình điện thoại
Đổi các công cụ khác lấy Capacities: Đánh giá cuối cùng
Thử nghiệm một tháng của tôi với Capacities đã cho thấy đây là một nền tảng làm rất tốt các nguyên tắc cơ bản của quản lý tri thức. Cấu trúc hướng đối tượng của nó mang lại sự đổi mới. Hơn nữa, gói miễn phí mạnh mẽ giúp cách tiếp cận độc đáo này trở nên dễ tiếp cận với nhiều đối tượng người dùng. Tuy nhiên, việc thiếu các tính năng cơ bản như nhắc nhở và bảng Kanban đã trở thành một điểm đáng tiếc.
Cuối cùng, thử nghiệm này không phải là tìm kiếm một sự thay thế hoàn hảo, mà là khám phá tiềm năng của một cách tiếp cận hợp nhất để nâng cao năng suất. Hiện tại, tôi sẽ quay lại với TickTick và Trello để quản lý các tác vụ và dự án của mình. Logseq cũng là một công cụ PKM đáng cân nhắc khác nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tương tự.
