Nếu bạn đã từng nghe về Notion, có lẽ bạn sẽ biết đến nhận định rằng đây là một ứng dụng có “đường cong học tập dốc” và có thể gây choáng ngợp cho người mới bắt đầu. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn chưa quen với việc thiết lập tài liệu để quản lý dự án hay xây dựng các cơ sở dữ liệu.
Trong nhiều khía cạnh, Notion tổng hợp khá nhiều nhược điểm của các ứng dụng năng suất. Dựa trên những trải nghiệm và khó khăn cá nhân với nền tảng này, tôi đã đúc kết được một vài mẹo giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tiếp cận và khai thác tối đa Notion theo cách bạn muốn.
Giao diện Notion với các thẻ công việc và lịch trình cá nhân
5 Mẹo Giúp Bạn Thuần Thục Notion Dễ Dàng Hơn
1. Tận Dụng Các Mẫu Template Có Sẵn
Dù bạn muốn theo dõi chi tiêu cá nhân hay chỉ đơn giản là tạo một danh sách việc cần làm (to-do list), các template (mẫu) có sẵn trong Notion có thể giúp bạn rất nhiều trong việc thiết lập và định dạng. Cá nhân tôi thấy các template trang web cá nhân đặc biệt hữu ích khi tôi muốn nhanh chóng xây dựng một trang web CV chuyên nghiệp bằng Notion mà không cần kiến thức về lập trình.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số template có thể khá phức tạp. Nếu bạn cảm thấy khó hiểu về một tính năng nào đó trong template, đừng ngần ngại xóa bỏ nó và tập trung vào những công cụ bạn thực sự cần. Ngoài ra, một số template còn bao gồm các phần FAQ (câu hỏi thường gặp) giúp bạn tìm hiểu về các công cụ được triển khai trong đó, vì vậy hãy nhớ kiểm tra cuối trang để tìm kiếm các mẹo hữu ích.
Mẫu template Notion đơn giản dùng để theo dõi thời gian làm việc
2. Đừng Cố Gắng Làm Quá Nhiều Thứ Cùng Lúc
Khi bạn bắt đầu với Notion lần đầu tiên, ứng dụng sẽ hỏi bạn muốn sử dụng nền tảng này vào mục đích gì. Vì ban đầu tôi chỉ muốn khám phá ứng dụng và các tính năng của nó, tôi đã chọn khá nhiều tùy chọn sử dụng. Điều này dẫn đến việc Notion tạo ra quá nhiều trang riêng biệt, khiến tôi ngay lập tức cảm thấy choáng ngợp với khối lượng công việc có vẻ đồ sộ.
Trước khi đi sâu vào Notion, tôi khuyên bạn nên xác định rõ ràng mục đích sử dụng và từ đó xây dựng các chức năng, trang tương ứng một cách từ từ. Nếu một template cố gắng thực hiện quá nhiều thứ, hãy mạnh dạn xóa bỏ những phần bạn sẽ không sử dụng.
Mặc dù có rất nhiều tính năng Notion ít được biết đến mà người dùng chuyên nghiệp có thể tận dụng để tạo ra các tích hợp mạnh mẽ, nhưng bạn nên tập trung vào những tính năng thực sự mang lại lợi ích cho mình ở thời điểm hiện tại. Nếu bạn cố gắng làm quá nhiều thứ cùng lúc, ứng dụng sẽ trở thành một “hố đen” tiêu tốn thời gian khổng lồ, và bạn sẽ bắt đầu tự hỏi liệu có đáng để bỏ ra nhiều thời gian như vậy cho nó hay không. Khi đã cảm thấy thoải mái hơn với nền tảng, bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tạo các tự động hóa (automations) trong Notion để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
Cách bố trí không gian làm việc Notion để tổ chức cuộc sống và công việc
3. Ưu Tiên Chức Năng Hơn Là Thẩm Mỹ
Để giữ mọi thứ đơn giản, bạn nên tập trung vào chức năng của các tài liệu Notion hơn là giao diện hay tính thẩm mỹ của chúng. Việc ưu tiên chức năng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể, thay vì mất công chỉnh sửa vẻ ngoài trước khi hoàn thiện nội dung.
Ví dụ, khi tôi bắt đầu tạo một cơ sở dữ liệu (database) từ đầu để lập bảng theo dõi chi tiêu cho thú cưng, tôi tập trung vào việc đưa tất cả các mục cần thiết vào bảng trước. Sau đó, tôi thêm tính năng tính tổng tự động cho cột chi phí. Khi có nhiều thời gian hơn, tôi mới tùy chỉnh màu sắc cho các mục trong bảng. Mọi thứ sẽ phức tạp hơn một chút nếu tôi muốn biến bảng thành biểu đồ hoặc dòng thời gian, và rất dễ bị choáng ngợp. Vì vậy, tôi đã quyết định giữ nguyên bảng đơn giản với đầy đủ chức năng và chỉ thử nghiệm với các bố cục khác khi có thời gian rảnh rỗi. Khi tất cả các chức năng đã hoạt động, tôi mới tìm hiểu về cách tạo các trang Notion đẹp mắt.
Mẫu theo dõi thói quen (habit tracker) được xây dựng trong Notion
4. Khám Phá Notion Academy – Nguồn Học Liệu Chính Thức
Mặc dù tôi không phải là người hâm mộ việc phải xem hướng dẫn để học cách sử dụng một ứng dụng, nhưng thực tế là Notion tích hợp rất nhiều chức năng nên bạn không thể nào “nhắm mắt làm bừa” được. Nếu bạn làm như vậy, giống như tôi đã từng, bạn rất có thể sẽ cảm thấy thất vọng khi không biết cách làm cho một số tính năng hoạt động.
Notion Academy cung cấp một loạt các bài hướng dẫn ngắn gọn, giúp bạn học cách sử dụng các tính năng khác nhau của nền tảng. Các video và hướng dẫn này được sắp xếp thành các khóa học nhỏ, tập trung vào việc dạy bạn một chức năng cụ thể.
Có rất nhiều YouTuber cũng thảo luận về Notion, nhưng tôi nhận thấy rằng các video ngắn gọn từ Notion Academy dễ tập trung hơn đối với tôi. Bạn cũng có thể truy cập subreddit Notion để tìm kiếm các mẹo và lời khuyên từ cộng đồng người dùng.
Giao diện trang khóa học của Notion Academy, nơi cung cấp các hướng dẫn về Notion
5. Tránh Xây Dựng Trang Notion Khi Gấp Gáp Thời Gian
Nếu bạn đang vội vàng và cố gắng triển khai một cái gì đó trong Notion mà chưa quen thuộc với tất cả các tính năng, bạn đang đi đúng “đường ray nhanh” dẫn đến sự thất vọng và choáng ngợp với nền tảng này. Khi tôi cố gắng tạo một cơ sở dữ liệu chi tiêu trong khi phải gửi tổng số tiền vào chiều hôm đó, tôi đã quá vội vàng để thực sự khám phá xem mỗi trường trong bảng liên quan đến điều gì.
Điều này khiến tôi nhanh chóng cảm thấy bực bội vì mọi thứ không hoạt động như tôi mong đợi, và cuối cùng tôi đã quay lại ghi lại các khoản chi tiêu trong tài liệu Google Sheets của mình. Tuy nhiên, mọi chuyện đã trở nên ít khó chịu hơn rất nhiều khi tôi quay lại với Notion mà không có bất kỳ deadline nào và dành thời gian thoải mái để tạo trang chi tiêu. Vì tôi đã dành thời gian, tôi có thể nhận ra các gợi ý được cung cấp bởi ứng dụng (như tạo một trường tính toán tự động) mà trước đó tôi đã quá bối rối để nhận thấy.
Tùy chọn chia sẻ trang trong Notion, minh họa một trang làm việc đang được chỉnh sửa
Notion được sử dụng như một công cụ quản lý dự án với các nhiệm vụ được sắp xếp
Tóm Lược: Bắt Đầu Với Notion Một Cách Thông Minh
Notion sở hữu vô vàn tính năng để khám phá, và nếu bạn lao vào sử dụng khi đang vội vàng, rất có thể bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp bởi tất cả những gì nó có thể làm. Việc dựa vào các template sẵn có, ưu tiên chức năng hơn vẻ ngoài, khám phá Notion Academy, và sử dụng ứng dụng khi bạn có đủ thời gian rảnh rỗi để tìm hiểu sẽ giúp bạn cảm thấy ít bị áp lực hơn bởi nền tảng phức tạp này. Hãy kiên nhẫn và bắt đầu từ những điều cơ bản nhất, bạn sẽ dần “thuần hóa” được Notion và biến nó thành trợ thủ đắc lực cho công việc và cuộc sống của mình.
