Microsoft 365, với bộ công cụ năng suất đa dạng, khả năng lưu trữ đám mây và tích hợp sâu rộng trên Windows 11, đã trở thành lựa chọn mặc định của nhiều người dùng và doanh nghiệp. Tuy nhiên, ngày càng có nhiều cá nhân và tổ chức đang tìm kiếm những giải pháp thay thế do gánh nặng chi phí đăng ký liên tục tăng cao và mối lo ngại về quyền kiểm soát dữ liệu cá nhân. Mặc dù thị trường không thiếu các lựa chọn thay thế cho Microsoft 365, Nextcloud nổi bật lên như một giải pháp đầy hứa hẹn.
Nextcloud là một nền tảng mã nguồn mở hoàn toàn miễn phí, mang đến một gói dịch vụ hấp dẫn cho phép người dùng thoát khỏi sự ràng buộc của các nhà cung cấp dịch vụ lớn, đồng thời không phát sinh chi phí hàng tháng. Dưới đây là những khía cạnh chính mà Nextcloud không chỉ ngang bằng mà còn thường xuyên vượt trội hơn so với Microsoft 365.
1. Quyền Sở Hữu và Kiểm Soát Dữ Liệu Tối Ưu
Lợi thế của việc tự host (Self-hosting)
Điểm khác biệt cốt lõi giữa Nextcloud và Microsoft 365 nằm ở quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu. Tự host (self-hosting) nghĩa là bạn sẽ chạy phần mềm Nextcloud trên máy chủ của riêng mình. Bạn có thể cài đặt nó trên một máy chủ vật lý chuyên dụng, máy chủ riêng ảo (VPS), một thiết bị Raspberry Pi, hoặc thậm chí là một thiết bị NAS (Network Attached Storage). Nextcloud cung cấp tài liệu hướng dẫn cài đặt chi tiết cho nhiều hệ điều hành khác nhau, giúp người dùng dễ dàng thiết lập.
Hãy tưởng tượng bạn điều hành một công ty thiết kế nhỏ với 10 nhân viên, thường xuyên xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm như file thiết kế, hợp đồng và các trao đổi bảo mật. Nếu bạn muốn tránh các khoản phí thuê bao định kỳ và lo ngại về việc lưu trữ dữ liệu quan trọng trên các dịch vụ đám mây của bên thứ ba, việc tự host Nextcloud trên một máy chủ chuyên dụng tại văn phòng sẽ là một giải pháp lý tưởng, đảm bảo quyền kiểm soát tuyệt đối dữ liệu của mình.
Máy chủ NAS Ugreen cài Nextcloud
2. Hệ Sinh Thái Ứng Dụng Rộng Lớn và Mạnh Mẽ
Không bỏ lỡ các ứng dụng quen thuộc như Microsoft 365
Hệ sinh thái ứng dụng phong phú của Nextcloud đã biến nó từ một nền tảng chia sẻ tệp đơn thuần thành một bộ công cụ cộng tác và năng suất mạnh mẽ. Theo mặc định, Nextcloud đã tích hợp sẵn tất cả các ứng dụng thiết yếu như Mail (Thư), Contacts (Danh bạ), Calendar (Lịch), Tasks (Nhiệm vụ) và Deck (quản lý dự án). Bạn có thể tạo tài liệu văn bản, bảng tính, bài thuyết trình, sơ đồ và nhiều định dạng khác ngay trên nền tảng. Mặc dù các ứng dụng này có thể không giàu tính năng bằng các đối tác của Microsoft, chúng vẫn hoàn thành tốt công việc. Nextcloud đã hợp tác với Collabora (dựa trên LibreOffice) để cung cấp các giải pháp văn phòng tích hợp.
Bạn luôn có thể truy cập Nextcloud App Store để khám phá và cài đặt một loạt các ứng dụng mở rộng khả năng cốt lõi của nền tảng. Từ các công cụ năng suất và giao tiếp đến bảo mật và đa phương tiện, có vô số ứng dụng để bạn lựa chọn. Tất cả các ứng dụng cốt lõi này đã nhận được nhiều cải tiến tính năng đáng kể trong bản cập nhật Nextcloud gần đây.
Ví dụ, giờ đây bạn có thể tải lên các tệp không phải hình ảnh lên bảng trắng (whiteboards) để nâng cao hiệu quả các buổi động não. Nextcloud Deck (công cụ quản lý dự án) hiện hỗ trợ xem trước liên kết cho các thẻ, hỗ trợ Markdown trong bình luận và khả năng sao chép bảng (board) kèm hoặc không kèm dữ liệu. Bạn có thể tìm hiểu tất cả các cải tiến từ trang chính thức của Nextcloud.
Giao diện Nextcloud Home với các ứng dụng chính
3. Bảng Điều Khiển Tùy Biến và Tăng Cường Năng Suất
Cá nhân hóa trải nghiệm Nextcloud của bạn
Nextcloud mang đến trải nghiệm người dùng có khả năng tùy biến cao. Bạn có thể kết hợp thông tin từ nhiều ứng dụng khác nhau vào một bảng điều khiển (dashboard) duy nhất và tùy chỉnh để tạo thành một trung tâm năng suất cá nhân. Các widget này có thể hiển thị các sự kiện lịch, nhiệm vụ, tệp tin gần đây, email, ghi chú và thậm chí cả các nguồn cấp dữ liệu RSS bên ngoài. Ngoài ra, còn có tùy chọn thay đổi hình nền của bảng điều khiển để phù hợp với sở thích cá nhân.
Nextcloud cũng hỗ trợ chế độ tối (dark theme) và các phông chữ tùy chỉnh, nâng khả năng cá nhân hóa lên một tầm cao mới. Ngược lại, bảng điều khiển chính của Microsoft 365 Home chủ yếu tập trung vào việc cung cấp quyền truy cập nhanh vào các tệp tin gần đây. Mặc dù hữu ích, nhưng nó thiếu các tính năng năng suất rộng hơn mà Nextcloud cung cấp.
Người dùng Microsoft 365 thường phải điều hướng đến các ứng dụng riêng biệt (Outlook, Calendar, To-Do) để truy cập email, lịch và nhiệm vụ của họ. Điều này rõ ràng không hiệu quả và tốn thời gian hơn so với cách sắp xếp của Nextcloud.
Các widget tùy chỉnh trên bảng điều khiển Nextcloud
4. Quản Lý Đa Phương Tiện Mạnh Mẽ
Quản lý ảnh và video chuyên nghiệp
Tính năng quản lý đa phương tiện của Nextcloud trước đây khá cơ bản, nhưng đã phát triển đáng kể trong vài năm gần đây. Giờ đây, bạn có thể tạo album, sử dụng album cộng tác, thêm thư mục và thậm chí đánh dấu một số tệp làm mục yêu thích để dễ dàng truy cập.
Bạn cũng có thể áp dụng các thẻ (tags) cho các tệp đa phương tiện để nhanh chóng xem lại chúng. Ngoài ra, có một tab Địa điểm (Places) để xem lại ảnh và video theo vị trí. Nhìn chung, Nextcloud đã bao gồm tất cả các tính năng cơ bản trong việc quản lý đa phương tiện, và chắc chắn bạn sẽ không cảm thấy thiếu sót so với OneDrive.
Giao diện quản lý ảnh của Nextcloud
5. Bản Chất Mã Nguồn Mở Minh Bạch
Kiểm tra mã nguồn Nextcloud công khai
Bản chất mã nguồn mở là một khía cạnh cơ bản trong nhận diện của Nextcloud. Không giống như Microsoft 365, mã nguồn của Nextcloud được công khai cho cộng đồng. Bất kỳ nhà nghiên cứu hoặc chuyên gia bảo mật nào cũng có thể xem xét mã nguồn và xác minh các tuyên bố về quyền riêng tư của công ty. Tính chất mã nguồn mở của Nextcloud cũng mở ra một cộng đồng các nhà phát triển, cộng tác viên và người dùng đam mê sôi động và tích cực.
Nhìn chung, bằng cách chuyển từ Microsoft 365 sang Nextcloud, bạn không bị ràng buộc vào một hệ sinh thái độc quyền và có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu cụ thể của mình.
Các thư mục và tệp tin trong giao diện Nextcloud
6. Tính Năng Cộng Tác và Chia Sẻ Nâng Cao
Chia sẻ file quan trọng một cách chuyên nghiệp
Giống như Microsoft 365, Nextcloud cũng đạt điểm cao về khả năng cộng tác. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với cả người dùng nội bộ và bên ngoài. Bạn có thể thiết lập quyền hạn chi tiết và kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống nội dung được chia sẻ. Hơn thế nữa, có tùy chọn đặt mật khẩu và ngày hết hạn để bảo vệ nội dung được chia sẻ khỏi những truy cập trái phép.
Một tính năng bổ sung rất hữu ích là tab Hoạt động (Activity). Nó cung cấp cái nhìn tổng quan chi tiết về các hành động và thay đổi gần đây trong Nextcloud. Nó hiển thị thông tin về việc tải lên, tải xuống, chỉnh sửa, chia sẻ và bình luận tệp. Đây là công cụ vô cùng tiện lợi cho việc theo dõi kiểm toán và ghi lại các thay đổi đối với các tài liệu quan trọng.
Tùy chọn chia sẻ file trong Nextcloud
Nextcloud vượt trội hơn Microsoft 365
Nhìn chung, sự lựa chọn giữa Nextcloud và Microsoft 365 phụ thuộc vào nhu cầu và ưu tiên cá nhân của bạn. Nếu bạn coi trọng quyền sở hữu dữ liệu, quyền riêng tư, khả năng tùy chỉnh và hiệu quả chi phí, Nextcloud là một giải pháp thay thế đầy thuyết phục. Mặc dù Microsoft 365 mang lại sự dễ sử dụng và tích hợp liền mạch, Nextcloud cung cấp khả năng kiểm soát tuyệt vời đối với môi trường kỹ thuật số của bạn.
Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy từ bỏ các gói thuê bao thông thường và xây dựng một hệ sinh thái đám mây cá nhân hóa thực sự phục vụ nhu cầu của bạn. Nếu bạn có một chiếc PC cũ không dùng đến, hãy tham khảo hướng dẫn biến nó thành một đám mây riêng tư bằng Nextcloud.
