Không thể phủ nhận, Notion từ lâu đã là công cụ yêu thích của tôi nhờ cách tiếp cận không gian làm việc tất cả trong một đầy ấn tượng. Tuy nhiên, khi nhu cầu cá nhân và công việc phát triển, tôi bắt đầu nhận thấy những giới hạn của nó. Mặc dù đánh giá cao tính linh hoạt mà Notion mang lại, nhưng một số vấn đề cốt lõi đã thúc đẩy tôi tìm kiếm các giải pháp thay thế phù hợp hơn.
Từ việc thiếu chế độ ngoại tuyến (offline mode) gây khó chịu, các ứng dụng di động còn cơ bản, cho đến khả năng lưu trữ dữ liệu thiếu linh hoạt và hiệu suất kém khi làm việc với các cơ sở dữ liệu lớn, trải nghiệm Notion của tôi đã nhanh chóng chuyển từ tuyệt vời sang bực bội. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cụ thể những điểm hạn chế đã khiến tôi bắt đầu cuộc hành trình tìm kiếm một công cụ thay thế Notion hoàn hảo.
Biểu đồ so sánh phần mềm quản lý công việc mã nguồn mở thay thế Notion, Trello và Asana
7. Không Lý Tưởng Cho Ghi Chú Nhanh
Khó Khăn Khi Ghi Lại Ý Tưởng Bất Chợt
Trong khi Notion mạnh mẽ cho các dự án và cơ sở dữ liệu phức tạp, nó lại tỏ ra yếu kém khi nói đến việc ghi lại những suy nghĩ nhanh chóng. Bạn cần mở một không gian làm việc, tạo một trang mới, nhập tiêu đề, rồi mới có thể viết ghi chú. Quá trình này làm gián đoạn dòng chảy của ý tưởng. Ngược lại, các công cụ như OneNote với tích hợp Sticky Notes, Evernote với scratchpad, hay Loop với tab Ideas đều cung cấp không gian dành riêng cho việc ghi chú nhanh.
Các tính năng này cho phép truy cập tức thì, giúp bạn ghi lại mọi thứ mà không làm gián đoạn công việc hiện tại. Thiếu khả năng ghi chú nhanh, Notion trở nên cồng kềnh cho một tác vụ cơ bản như vậy.
Giao diện Notion với các danh mục và trang ghi chú, minh họa sự phức tạp khi tạo ghi chú nhanh
6. Tốn Thời Gian Cho Việc Tổ Chức Không Gian Làm Việc
Ảnh Hưởng Đến Năng Suất Làm Việc
Tôi chắc chắn nhiều người dùng Notion có thể đồng cảm với tôi ở điểm này. Mặc dù Notion cung cấp sự linh hoạt và khả năng tổ chức tuyệt vời, nhưng nỗ lực cần thiết để duy trì nó có thể trở nên quá sức. Thay vì tối ưu hóa quy trình làm việc, tôi thường thấy mình dành nhiều thời gian tổ chức các trang Notion hơn là thực sự làm việc trên các nhiệm vụ mà chúng chứa đựng.
Và khi bạn phải xử lý hàng trăm trang, việc tìm kiếm đúng trang trong số các cơ sở dữ liệu, trang con và các chế độ xem liên kết có thể gây khó chịu. Nhìn chung, tôi cảm thấy Notion đòi hỏi một mức độ kỷ luật và đầu tư thời gian mà, đối với tôi, đã đánh bại mục đích của một công cụ năng suất.
Ví dụ về cơ sở dữ liệu và bảng trong Notion, thể hiện sự phức tạp trong tổ chức workspace
5. Không Có Chế Độ Ngoại Tuyến (Offline Mode)
Luôn Yêu Cầu Kết Nối Internet
Vì tôi chủ yếu làm việc tại nhà, ban đầu tôi không quá bận tâm về việc Notion thiếu chế độ ngoại tuyến. Tuy nhiên, điều đó đã trở thành một điểm khó khăn lớn khi tôi đi du lịch và muốn truy cập một cơ sở dữ liệu nhưng không thể làm vậy vì kết nối internet kém. Trải nghiệm này đã nhấn mạnh mức độ phụ thuộc của tôi vào Notion để có thông tin cần thiết và tôi dễ bị tổn thương như thế nào khi không có truy cập liên tục.
Việc thiếu một chế độ ngoại tuyến thực sự không chỉ là một sự bất tiện; đó là một hạn chế đáng kể có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, ảnh hưởng đến năng suất và cuối cùng khiến Notion trở thành một lựa chọn ít khả thi hơn đối với những người cần làm việc mọi lúc, mọi nơi. Notion đang phát triển một chế độ ngoại tuyến, nhưng chúng ta vẫn chưa có cái nhìn đầu tiên về nó.
Giao diện Notion hiển thị công thức và bảng, minh họa dữ liệu không thể truy cập offline
4. Ứng Dụng Di Động Kém Chất Lượng
Chỉ Dừng Lại Ở Mức Cơ Bản
Các ứng dụng di động của Notion về cơ bản là web wrapper, không phải ứng dụng native. Các ứng dụng này chỉ “hoạt động ổn” cho các tác vụ cơ bản, nhưng chúng thiếu tính phản hồi, sự mượt mà và độ bóng bẩy tổng thể của các ứng dụng native thực sự được cung cấp bởi các đối thủ cạnh tranh. Mặc dù Notion đã có một số cải thiện về tốc độ theo thời gian, kiến trúc web nền tảng vẫn tiếp tục kìm hãm trải nghiệm di động. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Notion trên điện thoại và máy tính bảng, đây có thể trở thành một yếu tố khiến bạn từ bỏ.
Giao diện ứng dụng Notion trên iPhone, minh họa trải nghiệm di động cơ bản
Màn hình ứng dụng Notion trên iPhone với các trang và cơ sở dữ liệu, thể hiện giao diện web wrapper
3. Thiếu Linh Hoạt Trong Việc Lưu Trữ Dữ Liệu Cá Nhân
Dữ Liệu Của Bạn Nằm Hoàn Toàn Trên Máy Chủ Của Notion
Notion lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng trên máy chủ của riêng họ, điều này làm dấy lên những lo ngại đáng kể. Sự cố gần đây khi Notion vô hiệu hóa quyền truy cập không gian làm việc cho người dùng ở một khu vực cụ thể do các vấn đề địa chính trị cho thấy tính dễ bị tổn thương của nó.
Đối với một người như tôi, người lưu trữ thông tin cá nhân và nhạy cảm trong Notion, việc thiếu kiểm soát này là một báo động đỏ lớn. Tôi muốn sự yên tâm rằng dữ liệu của mình được an toàn và chỉ có tôi mới có thể truy cập. Thiết lập hiện tại của Notion không mang lại sự đảm bảo đó. Các giải pháp thay thế như Obsidian cho phép bạn lưu trữ ghi chú ngoại tuyến hoặc trên dịch vụ lưu trữ đám mây do bạn lựa chọn. Đối với tôi, đây là một yếu tố quan trọng khi xem xét các nền tảng thay thế ưu tiên quyền kiểm soát của người dùng.
Các widget tùy chỉnh trong Notion, minh họa việc lưu trữ dữ liệu tập trung trên máy chủ Notion
2. Vấn Đề Về Hiệu Suất Khi Sử Dụng Lâu Dài
Trải Nghiệm Chậm Chạp
Hiệu suất của Notion dường như hoàn toàn ổn trong những tháng đầu tiên. Tuy nhiên, khi tôi bắt đầu xây dựng các cơ sở dữ liệu, công thức và tự động hóa phức tạp hơn, nó trở nên chậm chạp. Các hành động đơn giản như tải một trang, lọc một chế độ xem hoặc thậm chí mở thư viện mẫu đều trở nên chậm chạp một cách khó chịu.
Sự chậm chạp này không chỉ là một sự khó chịu nhỏ; nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất. Đôi khi, việc chờ đợi các trang tải, các chế độ xem cập nhật hoặc các công thức tính toán làm gián đoạn dòng chảy công việc và gây khó khăn trong việc tập trung. Đây là một trong những lý do tôi mong muốn có chế độ ngoại tuyến thực sự ngay từ đầu. Nó sẽ giải quyết những nút thắt cổ chai về hiệu suất như vậy trong không gian làm việc của tôi.
Bảng cơ sở dữ liệu theo dõi thời gian trong Notion, thể hiện khả năng gây chậm hệ thống khi dữ liệu lớn
1. Thiếu Chế Độ Xem Đồ Thị (Graph View) và Canvas Vô Hạn (Infinite Canvas)
Yếu Tố Quan Trọng Cho Quản Lý Tri Thức Cá Nhân (PKM)
Với tư cách là một người sử dụng Notion cho Quản lý Tri thức Cá nhân (PKM), tôi thực sự thiếu một vài tính năng – đó là chế độ xem đồ thị (graph view) và canvas vô hạn (infinite canvas). Hệ thống PKM của tôi phát triển mạnh nhờ việc khám phá các mối quan hệ giữa các khái niệm, và một biểu diễn trực quan của những kết nối này là vô giá. Mặt khác, canvas vô hạn sẽ cung cấp một không gian tự do để động não, lập bản đồ tư duy và tổ chức trực quan các suy nghĩ của tôi.
Các công cụ như Capacities và Obsidian đã chứng minh sức mạnh của những tính năng này, và giờ đây tôi thấy mình khao khát có được chức năng tương tự trong Notion.
Tôi Đang Rời Bỏ Notion
Lời hứa của Notion về một không gian làm việc thống nhất chắc chắn rất hấp dẫn, nhưng đối với tôi, thực tế đã không hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng. Mặc dù ban đầu tôi yêu thích sự linh hoạt của nó, những thiếu sót này ngày càng trở nên khó bỏ qua. Hiện tại, tôi đang tìm kiếm một nền tảng có thể tái tạo các tính năng tốt nhất của Notion và phù hợp hơn với nhu cầu của tôi.
May mắn thay, không thiếu các giải pháp thay thế Notion trên thị trường. Hãy tìm hiểu thêm về các công cụ hàng đầu để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất cho bạn.
