Notion, một công cụ năng suất linh hoạt, tích hợp vô vàn tính năng vào một giao diện tinh tế. Tuy nhiên, nếu bạn không dành nhiều thời gian khám phá nền tảng này, rất có thể bạn sẽ bỏ lỡ những chức năng mạnh mẽ giúp tối ưu hóa công việc và cuộc sống. Dù bạn đang sử dụng Notion để quản lý công việc cá nhân hay mở rộng các tích hợp ứng dụng, việc tìm hiểu sâu hơn sẽ mở ra nhiều khả năng không ngờ.
Trong khi các mẫu có sẵn (templates) và các tích hợp thông dụng là những tính năng được biết đến rộng rãi nhất của Notion, vẫn còn rất nhiều tính năng “ẩn” dành cho người dùng chuyên nghiệp (power user). Từ việc tạo các tích hợp tùy chỉnh cho đến biến cơ sở dữ liệu thành biểu đồ trực quan, Notion luôn có những điều bất ngờ dành cho bạn.
Màn hình Notion hiển thị cách tổ chức công việc và cuộc sống hiệu quả
1. Tích hợp tùy chỉnh (Custom Integrations)
Mở rộng khả năng kết nối cho Notion
Mặc dù hầu hết người dùng Notion đều biết rằng họ có thể kết nối các ứng dụng khác với bộ công cụ năng suất này, Notion còn cung cấp tùy chọn tạo các tích hợp tùy chỉnh (custom integrations). Để tạo một tích hợp, bạn cần là chủ sở hữu không gian làm việc (workspace owner). Việc thiết lập tích hợp này sẽ cung cấp cho bạn một mã thông báo tích hợp nội bộ (internal integration token), mà sau đó bạn có thể sử dụng với các quy trình tự động hóa (automations) và quy trình làm việc (workflows) dựa trên API. Mã thông báo này cũng cho phép bạn kết nối không gian làm việc của mình với một số nền tảng đối tác nhất định.
Bạn có thể tìm tùy chọn tạo tích hợp tùy chỉnh trong Notion bằng cách truy cập Cài đặt (Settings) -> Kết nối (Connections) -> Phát triển hoặc quản lý tích hợp (Develop or manage integrations). Sau khi đã tạo tích hợp, bạn có thể sử dụng các cài đặt để điều chỉnh quyền mà mã thông báo này cấp. Điều này bao gồm các quyền như đọc và ghi nội dung, cũng như thông tin người dùng mà tích hợp có thể truy cập.
Bạn nên kiểm tra xem có dịch vụ tự động hóa nào như Zapier hoặc Automate.io mà bạn có thể sử dụng để thiết lập tích hợp tùy chỉnh của mình hay không. Tùy thuộc vào kỹ năng phát triển của bạn, bạn cũng có thể tự phát triển giải pháp riêng.
Giao diện Notion khi tạo một tích hợp tùy chỉnh mới thông qua cài đặt kết nối
2. Nhúng ứng dụng (App Embeds)
Biến liên kết thành nội dung nhúng trực tiếp
Theo Notion, phần mềm này hỗ trợ tính năng nhúng (embed) cho hơn 500 dịch vụ khác nhau. Điều này bao gồm khả năng nhúng tài liệu Google Drive, địa chỉ Google Maps, video YouTube và nhiều hơn nữa.
Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách dán một liên kết và chọn tùy chọn Nhúng (Embed). Đôi khi Notion sẽ yêu cầu bạn cấp quyền truy cập vào dịch vụ nếu bạn chưa liên kết nó với tài khoản của mình. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh **/embed** để xem những ứng dụng và dịch vụ nào có thể được nhúng, nhưng thực tế, việc dán trực tiếp liên kết vào Notion thường hoạt động tốt hơn.
Tính năng nhúng ứng dụng trong Notion có vẻ hoạt động hiệu quả hơn khi sử dụng ứng dụng web. Nếu một liên kết không được nhúng, hãy thử sử dụng ứng dụng web để xem liệu điều đó có khắc phục được không.
Tôi nhận thấy rằng mặc dù lệnh **/embed** bao gồm một số ứng dụng và dịch vụ nhất định, nhưng các liên kết này không phải lúc nào cũng hoạt động. Nếu bạn dán trực tiếp liên kết và nền tảng đó không hỗ trợ nhúng, Notion sẽ biến nó thành một dấu trang (bookmark) thay vì nhúng. Ví dụ, điều này đã xảy ra khi tôi cố gắng nhúng các liên kết Trello.
3. Xuất bản website (Publishing a Website)
Tính năng hữu ích để tạo trang web nhanh chóng
Mặc dù Notion không phải là giải pháp giàu tính năng nhất để xuất bản một trang web, nhưng nó lại tuyệt vời để xuất bản các trang web nhỏ một cách nhanh chóng. Bạn có thể làm điều này thông qua công cụ xuất bản trang web. Tính năng này không chỉ hoạt động với các mẫu trang web của Notion mà còn với bất kỳ trang Notion nào bạn muốn công khai thông qua một liên kết web.
Để truy cập các tùy chọn xuất bản trang web, hãy chọn Chia sẻ (Share) ở đầu trang Notion của bạn và chọn tùy chọn Xuất bản (Publish). Mặc dù bạn có thể xuất bản một trang web miễn phí, nhưng một số tính năng nhất định bị khóa sau gói đăng ký Notion Plus. Bạn cũng có thể cài đặt liệu trang web có được lập chỉ mục bởi các công cụ tìm kiếm hay không.
Tôi đã sử dụng một mẫu Notion và công cụ xuất bản trang web để tạo một trang web sơ yếu lý lịch (resume site) với lịch sử công việc và tiểu sử của mình. Bạn cũng có thể hủy xuất bản trang web nếu không muốn nó truy cập được qua một URL công khai nữa.
Một trang Notion đang được xuất bản thành website công khai
4. Tạo khối đồng bộ (Synced Blocks)
Công cụ tuyệt vời cho nội dung lặp lại
Nếu bạn đang sử dụng một phần tử nhất định trên nhiều tài liệu Notion, bạn có thể tạo một khối đồng bộ (synced block). Khối này có thể được xem và chỉnh sửa ở bất kỳ nơi nào bạn thêm nó vào. Ví dụ, tôi đã tạo một khối đồng bộ với một tiểu sử ngắn mà tôi đã đưa vào cả thẻ giá (rate card) và trang web sơ yếu lý lịch của mình.
Nếu bạn chỉnh sửa khối này, bạn có thể đồng bộ hóa nó để nó cập nhật trên mọi phiên bản. Một tính năng tiện lợi khác là bạn không cần phải tạo một khối đồng bộ từ đầu; bạn có thể chọn một phần tử hoặc đoạn văn, nhấp để xem thêm tùy chọn, và chọn Biến đổi thành (Turn into) -> Khối đồng bộ (Synced block) để biến một khối hiện có thành một khối có thể đồng bộ trên các tài liệu.
Khi bạn muốn thêm khối của mình vào một tài liệu mới, hãy nhấp vào nó, chọn tùy chọn Sao chép và đồng bộ (Copy and sync), sao chép khối, và sau đó dán nó vào tài liệu khác.
5. Sử dụng widget bên thứ ba (Third-party Widgets)
Không cần kỹ năng lập trình
Chức năng nhúng tương tự cho phép bạn nhúng ứng dụng vào Notion cũng cho phép bạn nhúng widget. Tuy nhiên, bạn cần sử dụng một dịch vụ bên thứ ba như Indify để tạo widget của mình, sau đó bạn có thể dán vào Notion.
Bạn thậm chí không cần kết nối Indify với tài khoản Notion của mình để sử dụng tính năng này. Tôi đã tạo một tài khoản Indify miễn phí, tạo một vài widget (bao gồm widget thời tiết, đồng hồ và thư viện ảnh), và có thể thêm các liên kết vào tài liệu Notion để nhúng các widget đó.
Ứng dụng Notion được hiển thị trên máy tính để bàn, minh họa khả năng tùy biến
6. Tạo biểu đồ dựa trên cơ sở dữ liệu (Charts based on Databases)
Biến cơ sở dữ liệu thành biểu đồ trực quan
Mặc dù việc trực quan hóa dữ liệu trong Excel có vẻ phổ biến hơn, Notion cũng cung cấp khả năng biến cơ sở dữ liệu của bạn thành các biểu đồ trực quan. Điều này có nghĩa là bạn có thể lấy các mục nhập trong một bảng và nhanh chóng chuyển đổi chúng sang biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn để tạo cái nhìn tổng quan trực quan về dữ liệu của bạn.
Điều này rất hữu ích khi tạo một công cụ theo dõi đăng ký trong Notion hoặc theo dõi chi phí của bạn bằng nền tảng năng suất này. Tuy nhiên, một hạn chế là bạn chỉ có thể có một biểu đồ trên tài khoản miễn phí. Vì vậy, nếu bạn muốn sử dụng biểu đồ trên nhiều tài liệu khác nhau, bạn sẽ cần phải trả phí cho một gói cao cấp.
Notion ẩn chứa nhiều tiềm năng lớn
Bài viết này đã khám phá một số tính năng ít được biết đến của Notion, rất hữu ích cho người dùng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều điều khác để khám phá với ứng dụng này. Các lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc nhiều vào những gì bạn muốn đạt được từ nền tảng và mức độ kỹ năng về cơ sở dữ liệu cũng như lập trình của bạn. Hãy đảm bảo khám phá các loại tích hợp có thể có và tìm hiểu sâu vào các menu ngữ cảnh để khám phá thêm nhiều tính năng có giá trị mà bạn có thể sử dụng để nâng cao hiệu suất làm việc.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những tính năng Notion yêu thích hoặc các thủ thuật bạn đã khám phá ở phần bình luận bên dưới nhé!
