Notion thường được ca ngợi là không gian làm việc “tất cả trong một” (all-in-one workspace), có khả năng xử lý mọi thứ từ ghi chú, quản lý dự án cho đến wiki và cơ sở dữ liệu. Mặc dù sự linh hoạt của nó rất hấp dẫn, nhưng việc cho rằng Notion có thể thay thế hoàn toàn các công cụ chuyên dụng lại không hoàn toàn đúng. Dù sở hữu bộ tính năng ấn tượng và ngày càng phổ biến, một số hạn chế cơ bản cùng những lợi thế rõ ràng của các phần mềm chuyên biệt cho thấy thời đại của những công cụ độc lập vẫn chưa kết thúc. Cộng đồng người dùng công nghệ tại Việt Nam, những người luôn tìm kiếm hiệu quả và tính ứng dụng cao, cần hiểu rõ những giới hạn này để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
So sánh trải nghiệm dùng Notion và Capacities trong một tháng
Ứng dụng Notion chỉ là “web wrapper”
Thiếu trải nghiệm ứng dụng gốc (native app)
Các ứng dụng dành cho máy tính và thiết bị di động của Notion về cơ bản là “web wrapper”. Chúng hoạt động như những trình duyệt tinh gọn hiển thị phiên bản web của ứng dụng. Điều này có nghĩa là thay vì được xây dựng trực tiếp cho hệ điều hành, chúng chỉ đơn thuần “đóng gói” giao diện web vào một khung ứng dụng.
Ngược lại, các công cụ chuyên dụng như OneNote (ghi chú), TickTick (quản lý tác vụ), Trello (quản lý dự án) hay Day One (nhật ký số) đều cung cấp ứng dụng gốc (native apps). Những ứng dụng này thường mượt mà và phản hồi nhanh hơn với các tương tác của người dùng vì chúng được thiết kế tối ưu hóa cho từng hệ điều hành cụ thể. Sự khác biệt này trở nên rõ rệt hơn khi người dùng xử lý các tác vụ đòi hỏi nhiều tài nguyên. Mặc dù Notion đã bắt đầu tích hợp nhiều thành phần native hơn vào ứng dụng di động, nhưng chúng vẫn chưa thể sánh bằng sự tỉ mỉ và tối ưu của các đối thủ cạnh tranh.
Giao diện ứng dụng Notion trên máy tính, minh họa cho việc chỉ là web wrapper
Notion thiếu chiều sâu tính năng chuyên biệt
Chỉ đáp ứng các tính năng cơ bản
Trong quá trình sử dụng Notion, tôi thường xuyên gặp phải những hạn chế khi muốn vượt qua các khả năng tổng quát của nó. Ví dụ, tôi có thể tạo các tác vụ trong Notion, nhưng trải nghiệm tổng thể hoàn toàn không sánh được với TickTick hoặc Todoist. Tôi không thể chỉ gõ “Mua sữa lúc 9 giờ sáng mai” để tạo tác vụ một cách tự nhiên; tôi phải chọn ngày và giờ thủ công.
Tương tự, khi tôi cố gắng tạo một nhật ký số trong Notion, tôi ngay lập tức cảm thấy thiếu đi sự phong phú về mặt hình ảnh của Day One. Notion thiếu chế độ xem bản đồ, chế độ xem thư viện (gallery view) chuyên dụng, chế độ xem lịch và nhiều tính năng khác. Kết quả là tôi chỉ có một danh sách hoặc bảng đơn giản, mặc dù có chức năng, nhưng lại thiếu đi dấu ấn cá nhân mà tôi mong muốn.
Và khi nói về quản lý dự án, Notion cho phép tạo bảng, danh sách, giao nhiệm vụ và đặt deadline. Tuy nhiên, khi so sánh với các tính năng mạnh mẽ của Asana hoặc Jira, những hạn chế trở nên rõ ràng. Tôi cảm thấy thiếu các quy trình làm việc chuyên biệt, báo cáo nâng cao và khả năng phân tích sâu rộng.
Notion thiếu chiều sâu tính năng chuyên biệt, minh họa cho sự đơn giản hóa quá mức
Hiệu suất và độ tin cậy kém khi tải nặng
Chậm chạp khi sử dụng chuyên sâu
Đây là điểm mà Notion bị tụt hậu so với các công cụ chuyên dụng. Chẳng hạn, ngay khi tôi bắt đầu sử dụng Notion cho các cơ sở dữ liệu phức tạp với hàng trăm mục (entries), cột và công thức, hiệu suất sẽ bị ảnh hưởng đáng kể. Việc sắp xếp dữ liệu mất rất nhiều thời gian, lọc dữ liệu cảm thấy ì ạch, và ngay cả việc cuộn qua một bảng lớn cũng trở nên giật cục.
Đó là lúc một công cụ như Excel thực sự tỏa sáng. Tôi có thể ném vào đó các bộ dữ liệu khổng lồ, thực hiện các phép tính phức tạp trên hàng ngàn hàng, và nó vẫn xử lý mọi thứ mà không gặp vấn đề gì. Khả năng phản hồi vẫn nhanh chóng, các công thức tính toán lại gần như ngay lập tức, và toàn bộ trải nghiệm cảm thấy đáng tin cậy, ngay cả dưới tải nặng. Không chỉ cơ sở dữ liệu, tôi cũng nhận thấy những trục trặc tương tự trong Notion khi tôi có những trang rất dài, chứa nhiều phương tiện. Rõ ràng, các ứng dụng chuyên biệt được xây dựng với một trọng tâm duy nhất là hiệu quả và độ tin cậy.
Giải pháp thay thế Notion tự host hiệu quả cho những người cần hiệu suất cao
Trải nghiệm người dùng tốt hơn ở công cụ chuyên dụng
Yếu tố then chốt tạo sự khác biệt
Trải nghiệm người dùng vượt trội là một trong những lý do chính khiến tôi quay trở lại với các công cụ chuyên dụng. Lấy Microsoft To Do làm ví dụ. Tôi mở ứng dụng, sự tập trung của tôi ngay lập tức hướng vào danh sách việc cần làm, và việc thêm một tác vụ mới đơn giản chỉ là nhấp vào nút “+” và gõ. Tôi không phải suy nghĩ về bố cục, khối (blocks) hay cấu hình cơ sở dữ liệu. Toàn bộ giao diện được thiết kế với một mục tiêu chính: ghi lại tác vụ một cách nhanh chóng.
Tương tự, Trello chào đón tôi bằng một bảng Kanban ngay từ đầu. Nó trực quan rõ ràng, và giao diện kéo-thả để quản lý các tác vụ qua các giai đoạn khác nhau rất dễ hiểu. Bây giờ, hãy quay lại Notion. Ngay cả đối với một việc đơn giản như thêm tác vụ, nó cũng yêu cầu nhiều cú nhấp chuột hơn. Rốt cuộc, không giống như Notion, các công cụ chuyên dụng này được thiết kế từ đầu với một trọng tâm cụ thể. Và sự chú ý đến từng chi tiết đó được thể hiện rõ ràng từ trải nghiệm người dùng.
Mẹo và thủ thuật giúp cải thiện trải nghiệm người dùng Notion, nhưng vẫn khó sánh bằng công cụ chuyên dụng
Notion không có chế độ làm việc ngoại tuyến (offline)
Khoảng trống lớn trong trải nghiệm năng suất
Đến năm 2025, Notion vẫn thiếu một tính năng quan trọng đối với một ứng dụng năng suất – chế độ ngoại tuyến. Khi tôi đang ở trên máy bay, trong một khu vực hẻo lánh với sóng yếu, hoặc đơn giản là muốn làm việc mà không bị phân tâm bởi internet, ứng dụng viết lách chuyên dụng, công cụ ghi chú hay thậm chí một số phần mềm quản lý dự án vẫn cho phép tôi tiếp tục làm việc mà không bị gián đoạn. Tiến trình của tôi được lưu cục bộ và tự động đồng bộ khi tôi có kết nối internet trở lại.
Notion không cung cấp sự linh hoạt tương tự, điều này có thể là một yếu tố gây trở ngại lớn đối với nhiều người dùng, đặc biệt là những ai cần làm việc mọi lúc mọi nơi mà không phụ thuộc vào kết nối mạng.
Khả năng làm việc ngoại tuyến của các công cụ thay thế Notion như Obsidian
Giới hạn thực sự của Notion
Notion đã định hình lại cách chúng ta suy nghĩ về tổ chức kỹ thuật số và năng suất. Tuy nhiên, tin rằng nó sẽ thay thế tất cả bộ công cụ năng suất hiện có là một suy nghĩ sai lầm. Với tôi, tôi vẫn sử dụng Microsoft To Do để quản lý tác vụ, Excel cho các cơ sở dữ liệu phức tạp và ghi chú dán (sticky notes) để ghi lại những ý tưởng nhanh chóng. Sẽ rất thú vị để xem liệu Notion có thể lấp đầy những khoảng trống này trong tương lai hay không.
Nếu việc thiếu chế độ ngoại tuyến của Notion là một rào cản lớn đối với bạn, hãy tham khảo các giải pháp thay thế Notion mạnh mẽ khác để xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân (PKM) lý tưởng. Đừng ngần ngại chia sẻ những trải nghiệm và lựa chọn công cụ của bạn ở phần bình luận bên dưới, cộng đồng công nghệ Việt Nam luôn sẵn lòng học hỏi và trao đổi!
