Notion được biết đến với khả năng linh hoạt vượt trội trong việc xây dựng các không gian làm việc và wiki tùy chỉnh. Tuy nhiên, ứng dụng này vẫn còn nhiều hạn chế đáng kể, thiếu đi những tính năng thiết yếu như chế độ xem đồ thị (graph view), mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption) hay chế độ ngoại tuyến (offline mode). Nếu những yếu tố này là không thể thỏa hiệp đối với hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) của bạn, đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp thay thế phù hợp hơn.
Sau khi trải nghiệm hàng chục ứng dụng tương tự, tôi cuối cùng đã tìm thấy một công cụ khắc phục những điểm yếu của Notion và mang lại một trải nghiệm “não bộ thứ hai” thông minh, liền mạch và có tính liên kết cao. Đó chính là Reflect Notes – một ứng dụng không chỉ đơn thuần là công cụ ghi chú, mà còn được thiết kế để phản ánh cách thức tư duy của bạn. Dưới đây là lý do tại sao Reflect được xem là phiên bản “Notion nâng cấp” mà bạn hằng mong đợi.
Những lý do hàng đầu khiến người dùng tìm kiếm lựa chọn thay thế Notion
1. Hỗ trợ ghi chú hàng ngày (Daily Notes) tích hợp
Một cuốn nhật ký kỹ thuật số đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hệ thống quản lý kiến thức cá nhân của tôi. Một trong những trở ngại lớn nhất tôi gặp phải với Notion khi cố gắng duy trì một nhật ký nhất quán là lượng thiết lập khổng lồ mà nó đòi hỏi. Không sai khi nói rằng bạn hoàn toàn có thể xây dựng một hệ thống nhật ký tuyệt vời trong Notion, nhưng nó yêu cầu một kế hoạch thủ công đáng kể. Tôi phải tạo một cơ sở dữ liệu, thiết lập nhiều cột với các thuộc tính khác nhau, sau đó liên kết nó với chế độ xem lịch chỉ để có một mục nhập hàng ngày cơ bản.
Với Reflect Notes, mọi thứ hoàn toàn khác biệt. Ngay khi mở ứng dụng, một phần ghi chú hàng ngày (daily notes) đã có sẵn chờ đợi tôi. Tôi có thể trực tiếp bắt đầu viết về những gì diễn ra trong ngày. Hơn nữa, nó còn có một lịch nhỏ theo tháng ngay tại đó, giúp việc chuyển đổi giữa các ngày và xem nhanh các mục nhập trở nên cực kỳ tiện lợi.
Giao diện ghi chú hàng ngày và lịch tích hợp trong Reflect Notes
2. Trải nghiệm đồng bộ vượt trội
Đây là điểm Reflect Notes thực sự tỏa sáng đối với tôi, đặc biệt khi so sánh với Notion. Tôi thường xuyên cảm thấy độ trễ và trải nghiệm đồng bộ không nhất quán, đặc biệt khi xử lý các trang có nhiều nội dung. Rõ ràng là khi bạn có một “não bộ thứ hai” đồ sộ trong Notion, chứa đầy các yếu tố liên kết, công thức và widget, hiệu suất có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Reflect Notes lại mang đến cảm giác nhanh nhạy và phản hồi tức thì. Các ghi chú của tôi gần như đồng bộ ngay lập tức trên các thiết bị, cho dù tôi đang dùng Mac, iPhone hay máy tính Windows (qua web). Không có độ trễ khi tôi gõ phím, ngay cả với các ghi chú dài hơn, và việc điều hướng giữa các trang hoặc tìm kiếm nội dung đều rất mượt mà.
Reflect Notes hiển thị các ghi chú được đồng bộ nhanh chóng trên nhiều thiết bị
3. Hỗ trợ ghi chú liên kết và chế độ xem đồ thị (Graph View)
Notion chắc chắn cho phép bạn kết nối các ghi chú có liên quan, nhưng nó thiếu một biểu diễn trực quan về những kết nối đó. Khi tôi có hàng trăm ghi chú liên kết với nhau trong Notion, việc hiểu rõ mối quan hệ giữa chúng trở nên khó khăn.
Reflect Notes tự động tạo một chế độ xem đồ thị dựa trên tất cả các ghi chú được kết nối của tôi. Giả sử tôi đang nghiên cứu một chủ đề phức tạp như “tác động của AI đến các ngành công nghiệp sáng tạo”. Khi tôi ghi chú về “AI trong âm nhạc”, “nghệ thuật tạo sinh”, “vấn đề bản quyền AI”, và nhiều hơn nữa, tôi có thể liên kết tự nhiên các ghi chú đó trong Reflect.
Sau đó, tôi có thể chuyển sang chế độ xem đồ thị của Reflect, và đột nhiên, tất cả được sắp xếp trực quan. Mỗi ghi chú là một nút, và các liên kết tôi đã tạo là những đường thẳng kết nối chúng.
Chế độ xem đồ thị (Graph View) trực quan trong Reflect Notes hiển thị mối liên kết giữa các ghi chú
4. Chế độ xem nhiệm vụ (Tasks View) tích hợp
Trong Notion, các lời nhắc chắc chắn có sẵn và bạn có thể liên kết chúng với ngày tháng trong các cơ sở dữ liệu hoặc trực tiếp trên một trang. Vấn đề là, ngay cả với tất cả các tính năng và sự linh hoạt này, không có một nơi duy nhất, tập trung để quản lý tất cả các nhiệm vụ của bạn. Để xem lại chúng, tôi thường phải quay lại trang hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể. Đây là một trong những lý do tôi gọi Notion là một “kẻ đa năng nhưng không chuyên sâu”.
Reflect Notes đi kèm với một chế độ xem nhiệm vụ tích hợp, nơi tôi có thể thêm nhiệm vụ trực tiếp, kiểm tra các nhiệm vụ hiện tại và thậm chí lọc chúng theo ngày. Điều làm cho nó mạnh mẽ là Reflect thu thập tất cả các nhiệm vụ này từ tất cả các ghi chú của tôi vào một phần “Tasks” chuyên dụng, dễ truy cập ở thanh bên. Nó đơn giản, tập trung và cực kỳ hiệu quả.
Giao diện quản lý tác vụ và nhiệm vụ tập trung trong Reflect Notes
5. Tích hợp template mượt mà, hiệu quả
Giống như Notion, Reflect Notes sẽ không “dội bom” bạn với hàng trăm template để lựa chọn. Thay vào đó, bạn có thể tạo các template tùy chỉnh cho các mục đích cụ thể và chèn chúng trực tiếp từ menu lệnh slash. Ví dụ, tôi có thể tạo một template “Cuộc họp” từ phần Cài đặt và thêm các tiêu đề cùng các điểm nhấn chung.
Bây giờ, khi tôi tạo một ghi chú mới về một dự án cụ thể, tôi có thể gõ /meeting và thêm template đó trong tích tắc. Tương tự, tôi có thể gõ /journal để thêm các phần đã được định nghĩa trước một cách nhanh chóng.
Tùy chỉnh và chèn template nhanh chóng bằng lệnh slash trong Reflect Notes
6. Mã hóa đầu cuối (End-to-End Encryption) và chế độ ngoại tuyến
Giờ đây, hãy nói đến một phần quan trọng mà Reflect Notes vượt trội hơn Notion một cách rõ rệt. Tất cả các đồ thị của tôi trong Reflect Notes đều được mã hóa đầu cuối theo mặc định. Không ai (kể cả Reflect Notes) có thể xem hoặc truy cập vào ghi chú của tôi. Một tiện ích bổ sung đáng giá khác là chế độ ngoại tuyến.
Dù tôi đang trên chuyến bay, mắc kẹt ở một vùng hẻo lánh hay gặp phải kết nối internet chập chờn, tôi vẫn không mất quyền truy cập vào những suy nghĩ và ghi chú của mình trong Reflect Notes.
Reflect Notes: Như Notion, nhưng tốt hơn rất nhiều cho nhu cầu cụ thể
Trước khi bạn hoàn toàn từ bỏ Notion để chuyển sang Reflect Notes, hãy lưu ý một điều quan trọng. Reflect Notes còn thiếu các cơ sở dữ liệu (databases), bảng Kanban và cũng không hỗ trợ các biểu mẫu. Tuy nhiên, nếu bạn là người như tôi, chủ yếu sử dụng các ứng dụng này để tạo ra một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM), Reflect Notes cung cấp những lý do thuyết phục để chuyển đổi từ Notion.
Ứng dụng này ưu tiên luồng tư duy tự nhiên và sự kết nối trực quan của các ý tưởng. Ngoài ra, không giống như Notion, Reflect Notes có một gói đăng ký duy nhất ($10 mỗi tháng) bao gồm tất cả các khả năng AI. Nếu Reflect Notes không phù hợp với bạn trong thời gian dùng thử miễn phí, hãy khám phá các lựa chọn thay thế Notion khác có hỗ trợ chế độ ngoại tuyến để tìm ra công cụ ưng ý nhất.
