Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng từng trải qua cảm giác bận rộn xoay sở với hàng tá tab trình duyệt, liên tục chuyển đổi giữa các dự án và kết thúc một ngày dài mà không thực sự cảm thấy mình đã hoàn thành được nhiều việc ý nghĩa. Tôi đã thử vô số ứng dụng quản lý công việc và thời gian, thậm chí còn áp dụng cả ma trận Eisenhower, phương pháp time-blocking cùng nhiều triết lý khác, nhưng không có phương pháp nào thực sự phù hợp hay mang lại hiệu quả như mong muốn.
Cho đến khi tôi tình cờ khám phá ra một giải pháp đơn giản, tinh tế, không chỉ giúp tôi sắp xếp công việc và quản lý thời gian, mà còn trao quyền cho tôi lấy lại sự tập trung và cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc. Đó chính là Super Productivity – một công cụ đã thay đổi hoàn toàn cách tôi làm việc cả trong cuộc sống cá nhân lẫn sự nghiệp chuyên môn.
Ứng dụng theo dõi thời gian và tăng năng suất làm việc hiệu quả
Super Productivity: Giải pháp đa nền tảng toàn diện
Khả năng tương thích vượt trội
Điểm tôi đánh giá cao nhất ở Super Productivity chính là tính đa nền tảng và khả năng truy cập dễ dàng của nó. Khác với nhiều ứng dụng quản lý tác vụ khác thường chỉ giới hạn trên một hệ điều hành cụ thể (như Things 3 chẳng hạn), Super Productivity không hề “khóa” bạn vào bất kỳ hệ sinh thái nào. Tôi có thể sử dụng ứng dụng này ở hầu hết mọi nơi mà tôi cần làm việc.
Ứng dụng cung cấp các phiên bản cài đặt gốc (native applications) cho macOS, Linux và tất nhiên là cả Windows. Đây không phải là một phiên bản web được “đóng gói” qua loa, mà là các ứng dụng chuyên biệt, được thiết kế để hoạt động mượt mà và liền mạch trên từng hệ điều hành. Tuy nhiên, sự tiện lợi không dừng lại ở đó. Khi di chuyển, tôi vẫn có thể truy cập các tác vụ, dự án cá nhân và dữ liệu thời gian của mình trực tiếp từ chiếc Pixel 8 của mình.
Ngoài ra, Super Productivity còn có một phiên bản web app mạnh mẽ không kém, cùng với tiện ích mở rộng (Chrome extension) để bạn có thể quản lý công việc ngay từ trình duyệt Chromium. Sự linh hoạt này đảm bảo rằng hệ thống quản lý năng suất của tôi luôn sẵn sàng bên cạnh, bất kể tôi đang sử dụng thiết bị nào.
Giao diện chính ứng dụng Super Productivity hiển thị danh sách công việc và thời gian
Quản lý công việc thông minh, có cấu trúc
Sức mạnh của Eisenhower Matrix và hơn thế nữa
Việc tạo tác vụ trong Super Productivity được thiết kế rất thông minh và hiệu quả. Tôi có thể nhanh chóng ghi lại một tác vụ, sau đó chỉ với vài cú nhấp chuột hoặc phím tắt, mở rộng nó để thêm vào tất cả các chi tiết cần thiết. Điều này bao gồm việc chia nhỏ các dự án lớn thành các tác vụ con dễ quản lý hơn, đặt ngày đến hạn (due dates) và sử dụng các thẻ tag như #cá nhân, #công việc, #dự án để phân loại.
Đặc biệt, tôi có thể tận dụng chế độ xem Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix) để sắp xếp các tác vụ của mình vào các phần khác nhau dựa trên mức độ ưu tiên: Quan trọng & Khẩn cấp, Quan trọng nhưng không Khẩn cấp, Khẩn cấp nhưng không Quan trọng, và Không Quan trọng & Không Khẩn cấp. Mỗi tác vụ cũng có một khu vực mô tả riêng, nơi tôi có thể thêm ghi chú, danh sách kiểm tra (checklists) và bất kỳ thông tin liên quan nào. Điều này giúp giữ tất cả ngữ cảnh cho một tác vụ ở cùng một nơi.
Nhìn chung, hệ thống quản lý tác vụ của Super Productivity mang lại cảm giác mạnh mẽ nhưng vẫn rất nhẹ nhàng và dễ sử dụng. Ứng dụng cung cấp phần “Today” để xem công việc trong ngày và menu “Schedule” để kiểm tra các tác vụ của tôi dưới dạng xem theo tuần hoặc tháng một cách dễ hiểu.
Chinh phục dự án cá nhân với bảng Kanban trực quan
Sắp xếp công việc một cách linh hoạt
Khi nói đến các dự án cá nhân, tôi thường ưu tiên một cái nhìn tổng quan trực quan. Với Super Productivity, tôi có thể dễ dàng tạo các bảng Kanban tùy chỉnh ngay trong ứng dụng. Tôi có thể thiết lập các cột như “Cần làm” (To Do), “Đang thực hiện” (In Progress), và “Hoàn thành” (Done) cho một dự án đơn giản, hoặc các giai đoạn cụ thể hơn như “Nghiên cứu” (Research), “Viết bản nháp” (Drafting), “Đánh giá” (Review) và “Xuất bản” (Publishing) cho một quy trình sản xuất nội dung.
Nếu bạn đã từng sử dụng Trello trước đây, bạn sẽ cảm thấy rất quen thuộc với Super Productivity. Tôi có thể kéo các tác vụ từ bất kỳ danh sách nào và hiển thị chúng dưới một cột cụ thể. Từ đó, tôi chỉ cần kéo và thả các thẻ tác vụ khi dự án của mình tiến triển. Nó biến danh sách công việc tưởng chừng như choáng ngợp của tôi thành một bản đồ rõ ràng, động về hành trình của dự án.
Bảng Kanban tùy chỉnh trong Super Productivity giúp quản lý dự án trực quan
Theo dõi thời gian chặt chẽ, chính xác
Hiểu rõ thời gian của bạn được sử dụng như thế nào
Super Productivity còn cung cấp một tiện ích mở rộng để theo dõi thời gian. Khái niệm cốt lõi rất đơn giản: tôi có thể theo dõi thời gian dành cho từng tác vụ. Khi bắt đầu làm việc gì đó, tôi chỉ cần nhấp vào nút “play” bên cạnh tác vụ, và bộ đếm thời gian sẽ bắt đầu.
Trong trường hợp đôi khi tôi quên bắt đầu bộ đếm thời gian, tôi vẫn có thể thêm thời gian ước tính thủ công vào tác vụ đó. Ứng dụng còn có tùy chọn tạo bảng chấm công (timesheets) và báo cáo công việc (work reports). Tính năng này cực kỳ hữu ích cho những người làm nghề tự do (freelancers) và tư vấn viên (consultants) làm việc theo giờ.
Ưu tiên quyền riêng tư và mã nguồn mở
Kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của bạn
Ngay từ đầu, Super Productivity đã được thiết kế là một giải pháp ưu tiên ngoại tuyến (offline-first) và riêng tư. Bạn thậm chí không cần tạo tài khoản để bắt đầu sử dụng. Tất cả dữ liệu của bạn được lưu trữ cục bộ trên thiết bị theo mặc định.
Mặc dù ưu tiên ngoại tuyến, các nhà phát triển vẫn không bỏ qua nhu cầu đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị. Thay vì buộc bạn phải sử dụng dịch vụ đám mây của họ, Super Productivity cho phép bạn đồng bộ dữ liệu với các dịch vụ mà bạn đã tin tưởng, như Dropbox hoặc một máy chủ WebDAV tùy chỉnh (điều này rất tuyệt vời cho các giải pháp tự lưu trữ như Nextcloud). Đây là một cách tiếp cận thông minh, kết hợp những ưu điểm tốt nhất của cả hai thế giới.
Đúng như mong đợi, Super Productivity là một giải pháp mã nguồn mở. Toàn bộ mã nguồn của ứng dụng có sẵn để kiểm tra trên GitHub. Mặc dù tôi không phải là một nhà phát triển, tôi vẫn cảm thấy yên tâm khi biết rằng mã nguồn đã được các chuyên gia bảo mật xác minh.
Màn hình tạo tác vụ mới trong Super Productivity, minh họa khả năng kiểm soát dữ liệu cá nhân
Bắt đầu tổ chức công việc ngay hôm nay
Ban đầu, tôi nghĩ Super Productivity chỉ là một ứng dụng khác trong thị trường năng suất đang ngày càng phát triển. Nhưng nó đã thực sự gây ấn tượng mạnh với tôi nhờ khả năng quản lý tác vụ, theo dõi thời gian và bảng Kanban, tất cả trong một gói gọn gàng (và hoàn toàn miễn phí). Nhìn chung, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ để nâng cao sự tập trung và cuối cùng hoàn thành mọi việc, đừng tìm đâu xa mà hãy tải ngay Super Productivity.
Nếu Super Productivity không phù hợp với bạn, hãy thử kiểm tra Tududi. Đây cũng là một ứng dụng quản lý tác vụ mã nguồn mở vững chắc khác với giao diện người dùng hiện đại và khả năng tự lưu trữ.
