Trong guồng quay bận rộn của một tuần làm việc gần 40 giờ và việc học toàn thời gian, ngay cả việc nghĩ rằng mình có thể dựa vào trí nhớ để theo dõi mọi thứ cần làm cũng chỉ là suy nghĩ hão huyền. Vì vậy, tôi phải phụ thuộc rất nhiều vào việc tạo danh sách công việc (to-do list) cho hầu hết mọi khía cạnh trong cuộc sống – từ công việc cá nhân, học tập đại học, các bài tập đến hạn, cho đến các deadline công việc.
Ban đầu, tôi sử dụng những tờ ghi chú dính cổ điển (sticky notes) để tạo to-do list. Sau đó, tôi chuyển sang sử dụng các ứng dụng ghi chú như Goodnotes 6 và Notability để theo dõi mọi thứ khi có iPad và Apple Pencil. Khi nhận ra điều đó không phù hợp, tôi đã chuyển sang Google Tasks và gắn bó với nó trong nhiều năm. Google Tasks có giao diện dễ sử dụng, tối giản và hoạt động liền mạch với các ứng dụng Google khác như Google Calendar và Gmail.
Mặc dù trải nghiệm của tôi với Google Tasks rất tốt và tôi yêu thích giao diện tối giản của nó, nhưng tôi đã bắt đầu nhận thấy những điểm hạn chế của nó. Đương nhiên, tôi bắt đầu thử nghiệm mọi ứng dụng to-do list mà tôi tìm thấy và cuối cùng tôi đã chọn Todoist. Mặc dù Todoist không phải là một ứng dụng mới và đã xuất hiện từ nhiều năm trước, tôi chưa bao giờ thực sự dùng thử nó một cách nghiêm túc cho đến gần đây. Nhưng khi đã bắt đầu, tôi nhận ra mình đã bỏ lỡ rất nhiều điều.
Todoist cho phép bạn sắp xếp công việc theo độ ưu tiên
Tin tôi đi, nó tạo ra sự khác biệt lớn
Trong Google Tasks, tôi chia tất cả các khía cạnh trong cuộc sống của mình thành các danh sách riêng biệt và đưa tất cả các công việc cần làm vào từng danh sách đó. Chẳng hạn, các deadline công việc được đưa vào danh sách công việc, các nhiệm vụ học đại học vào một danh sách khác, các việc vặt cá nhân vào một danh sách khác, v.v. Mặc dù điều đó giúp mọi thứ được tổ chức phần nào, nhưng vấn đề nảy sinh khi các danh sách bắt đầu chồng chất.
Một khi điều đó xảy ra, việc nhìn ra công việc nào cần sự chú ý của tôi trước tiên và công việc nào có thể tạm gác lại trở nên khó khăn hơn. Google Tasks cho phép bạn sắp xếp các công việc theo Ngày (Date), Được gắn dấu sao gần đây (Starred recently), Tiêu đề (Title) và thứ tự thêm vào. Tôi thường sắp xếp các công việc của mình theo Ngày, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng phản ánh được những gì tôi thực sự cần hoàn thành trước tiên. Một số công việc trong danh sách của tôi không đến hạn trong một thời gian dài nhưng lại quan trọng hơn. Đồng thời, một số công việc khác sắp đến hạn nhưng lại không khẩn cấp. Điều tôi thực sự cần là một cách phù hợp để xếp hạng các công việc theo độ ưu tiên, để tôi không lãng phí thời gian vào những công việc ít quan trọng hơn chỉ vì chúng nằm ở vị trí cao hơn trong danh sách.
Giao diện Todoist sắp xếp công việc theo ưu tiên với nhãn màu P1, P2, P3
May mắn thay, Todoist cho phép bạn làm chính xác điều đó và cho phép bạn chọn mức độ ưu tiên của một công việc khi thêm nó vào danh sách của mình. Bạn có thể chọn từ bốn cấp độ ưu tiên: Ưu tiên 1 (quan trọng nhất và được đánh dấu màu đỏ), Ưu tiên 2, Ưu tiên 3 và Ưu tiên 4 (ít quan trọng nhất và không có màu). Nó hoạt động chính xác như bạn hình dung: các công việc có độ ưu tiên cao nhất sẽ xuất hiện gần đầu danh sách công việc hàng ngày của bạn. Tương tự như cách tôi có các danh sách riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống của mình trên Google Tasks, tôi cũng có hệ thống tương tự trên Todoist. Sự khác biệt ở đây là tôi có thể sắp xếp các danh sách Todoist của mình theo độ ưu tiên, điều này thực sự là một “game-changer”.
Điều tôi thực sự thích là cách Todoist làm cho việc thêm các cấp độ ưu tiên vào một công việc trở nên đơn giản. Thay vì cần mở các menu thả xuống (mặc dù bạn có thể làm vậy), một cách đơn giản hơn là chỉ cần gõ p1, p2 hoặc p3 vào tên công việc. Todoist sẽ tự động gán cấp độ ưu tiên ngay khi công việc được tạo. Tương tự, nếu bạn đang xem danh sách công việc của mình trong một dự án hoặc bất kỳ chế độ xem nào khác và muốn sắp xếp nó theo độ ưu tiên trên trang web hoặc ứng dụng máy tính để bàn của Todoist, bạn chỉ cần nhấn phím P trên bàn phím và nó sẽ ngay lập tức sắp xếp các công việc của bạn dựa trên tầm quan trọng.
Nhắc nhở của Todoist thông minh và linh hoạt hơn
Vì nhắc nhở sau hạn chót chỉ là thêm muối vào vết thương
Đây là điều quan trọng: tôi có trí nhớ kém. Mặc dù tôi kiểm tra danh sách công việc và lịch của mình nhiều lần mỗi ngày để xem những gì cần hoàn thành, tôi luôn đánh giá cao một lời nhắc nhở khi đến lúc thực sự làm gì đó, chỉ để đảm bảo nó không bị bỏ sót. Rất nhiều lần, tôi sẽ quên hoàn toàn hoặc nhớ ra hàng giờ sau, thường là khi đã quá muộn. Đó là lý do tại sao các nhắc nhở đáng tin cậy lại quan trọng đối với tôi, và đó là một trong những điều đầu tiên tôi tìm kiếm trong một ứng dụng năng suất.
Sự linh hoạt mà Todoist mang lại cho bạn khi đặt lời nhắc cho các công việc trong danh sách của bạn đơn giản là không thể sánh bằng. Theo mặc định, bạn sẽ được nhắc nhở vào ngày và giờ bạn đã lên lịch cho công việc. Nhưng điều tôi rất thích là khả năng đặt lời nhắc tùy chỉnh. Bạn có thể yêu cầu Todoist nhắc nhở bạn về một công việc nhất định dựa trên một ngày và giờ cụ thể, hoặc thậm chí là một khoảng thời gian nhất định trước khi công việc đến hạn. Tôi thấy điều này tốt hơn nhiều so với việc nhận được lời nhắc ngay khi công việc đến hạn, vì đến lúc đó, đã quá muộn để chuẩn bị hoặc dành thời gian cho nó. Vậy, một lời nhắc nhở có ích gì nếu nó chỉ xuất hiện khi đã quá muộn?
Với Todoist, tôi có thể yêu cầu ứng dụng nhắc nhở tôi 10 phút trước khi công việc đến hạn, hàng giờ trước, hoặc thậm chí một tuần trước. Có một số công việc mà tôi muốn nhận được lời nhắc vào một ngày và giờ cụ thể không phải là ngày đến hạn thực tế. Todoist cũng cho phép bạn làm điều đó, và có thể nhắc nhở bạn về một công việc chính xác vào thời điểm bạn chọn. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc lặp lại cho các công việc diễn ra thường xuyên chỉ bằng cách gõ một cái gì đó như “mỗi thứ Hai lúc 6 PM”.
Chẳng hạn, tôi có một lời nhắc lặp lại được đặt cho mỗi ngày lúc 10 giờ sáng để nhắc tôi uống thuốc buổi sáng, và một cái vào 10 giờ tối để uống thuốc buổi tối. Vì tôi là sinh viên toàn thời gian, có rất nhiều công việc tôi cần làm khi đến trường. Mặc dù tôi thường mở danh sách công việc của mình để kiểm tra những gì cần làm, nhưng nhắc nhở dựa trên vị trí của Todoist giúp điều này dễ dàng hơn nữa. Thay vì phải tự mình nhớ kiểm tra danh sách, tôi có thể chỉ cần đặt một lời nhắc nhở tự động kích hoạt khi tôi đến một địa điểm nhất định, như trường đại học của tôi.
Ví dụ, ngay khi tôi bước chân vào khuôn viên trường, Todoist sẽ gửi cho tôi một lời nhắc nhở để nói chuyện với giáo sư về một bài tập sắp tới hoặc đến phòng tài chính để thảo luận điều gì đó. Đó là một chi tiết nhỏ, nhưng nó giúp tôi theo dõi mọi việc mà không cần phải liên tục cảnh giác.
Bộ lọc nâng cao của Todoist là một “game-changer”
Tìm đúng việc không nên là một công việc
Danh sách công việc của tôi luôn tràn ngập. Tôi có xu hướng thêm mọi thứ nhỏ nhặt cần làm chỉ để đảm bảo không quên, vì vậy việc nó hiếm khi trống rỗng không có gì đáng ngạc nhiên. Hầu hết thời gian, tôi kiểm tra danh sách trong lúc vội vàng hoặc khi đang di chuyển, và việc cuộn qua một danh sách công việc dài vô tận để tìm ra điều gì thực sự quan trọng ngay bây giờ có thể gây khó chịu. Google Tasks không có cách nào vững chắc để lọc các công việc trong danh sách của bạn.
Todoist có các bộ lọc cực kỳ mạnh mẽ, và việc thu hẹp chính xác công việc mà tôi muốn tìm kiếm trở nên đơn giản nhất có thể một khi bạn đã quen với nó. Với công cụ này, bạn về cơ bản cần tạo sẵn một bộ lọc bằng cách đặt các điều kiện cụ thể, trừ khi bạn muốn sử dụng một trong ba bộ lọc mặc định: Được giao cho tôi (Assigned to me), Ưu tiên 1 (Priority 1) và Xem tất cả (View all). Mặc dù tất cả đều khá dễ hiểu, việc sử dụng bộ lọc “Được giao cho tôi” hiển thị tất cả các công việc được giao cho bạn, “Ưu tiên 1” hiển thị các công việc có độ ưu tiên cao nhất và “Xem tất cả” hiển thị tất cả các công việc đang hoạt động.
Sức mạnh thực sự nằm ở việc tạo các bộ lọc riêng của bạn. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu như | (HOẶC), & (VÀ), ! (KHÔNG), và nhiều hơn nữa để xây dựng các truy vấn bộ lọc tùy chỉnh chỉ hiển thị chính xác những gì bạn muốn thấy. Chẳng hạn, tôi có một bộ lọc được thiết lập để hiển thị tất cả các công việc đã quá hạn và được gắn thẻ “đại học”, và một bộ lọc khác hiển thị bất kỳ công việc nào đến hạn hôm nay hoặc ngày mai với độ ưu tiên cao. Bạn cũng có thể lọc công việc dựa trên từ khóa (ví dụ: search: XDA để xem tất cả các công việc chứa từ “XDA”). Tương tự, bạn có thể lọc theo hạn chót, điều này giúp dễ dàng xem các công việc quá hạn hoặc các công việc sắp tới. Ví dụ, để kiểm tra các bài tập tôi chưa hoàn thành và sắp đến hạn hôm nay hoặc đã quá hạn, tôi đã tạo một bộ lọc với cú pháp: (hôm nay | quá hạn) & #ĐạiHọc.
Nếu bạn không thông thạo hệ thống bộ lọc và muốn tìm các công việc mình muốn bằng ngôn ngữ tự nhiên, Filter Assist của Todoist sẽ giúp ích. Bạn chỉ cần gõ một cái gì đó như “tất cả các công việc văn phòng đến hạn vào ngày mai” và nó sẽ chuyển đổi thành một truy vấn như ngày mai & #CôngViệc, và thế là xong! Một khi các bộ lọc của bạn được tạo, bạn có thể sử dụng chúng chỉ với một cú nhấp chuột để hiển thị tất cả các công việc đáp ứng các tham số bạn đã đặt.
Tôi không ngờ mình lại yêu thích Todoist đến vậy
Thành thật mà nói, tôi đã có những nghi ngờ khi lần đầu tiên dùng thử Todoist. Tôi nghĩ sâu thẳm, tôi đã nghĩ: “Không ai cần một ứng dụng to-do list nhiều tính năng như thế này, nó sẽ chỉ làm mọi thứ phức tạp hơn.” Nhanh chóng đến hôm nay, và điều tôi hối tiếc duy nhất là không thử Todoist một cách nghiêm túc sớm hơn. Tôi tin rằng Todoist là một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ, linh hoạt, giúp tối ưu hóa hiệu suất và giảm bớt căng thẳng trong cuộc sống bận rộn.
Bạn đã từng trải nghiệm Todoist hay có ứng dụng quản lý công việc yêu thích nào khác? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé!
