Việc quản lý tài chính cá nhân thường là một thách thức, đặc biệt khi chúng ta dễ dàng lạc mất dấu vết của những khoản chi tiêu nhỏ hàng ngày. Tôi từng đối mặt với vấn đề tương tự, thường xuyên phải vật lộn để kiểm soát dòng tiền của mình vào cuối tháng. Mặc dù đã thử qua nhiều ứng dụng theo dõi chi tiêu trên thị trường, nhưng tôi luôn cảm thấy e ngại khi phải cấp quyền truy cập vào email hay tin nhắn cá nhân cho chúng. Một giải pháp an toàn và linh hoạt hơn là tự mình xây dựng một hệ thống quản lý chi tiêu riêng, và n8n chính là nền tảng đã giúp tôi thực hiện điều đó một cách đáng ngạc nhiên. Tôi nhận thấy nền tảng này khá dễ sử dụng, và việc tạo ra một trình theo dõi chi tiêu từ đầu lại đơn giản hơn tôi tưởng rất nhiều.
Trình Theo Dõi Chi Tiêu Không Phức Tạp Như Bạn Nghĩ
Ưu điểm của phương pháp tự động hóa linh hoạt
Khác với những gì bạn có thể hình dung, tôi đã không xây dựng một trình theo dõi chi tiêu tự động hoàn toàn, có khả năng quét qua tin nhắn và email để ghi lại mọi giao dịch. Thực tế, những loại ứng dụng tự động hóa hoàn toàn như vậy không thực sự phù hợp với nhu cầu của tôi. Lý do là chúng chỉ có thể theo dõi các giao dịch điện tử và rút tiền, bỏ qua khoản tiền mặt mà tôi vẫn thường xuyên sử dụng. Nếu bạn cũng là người hay dùng tiền mặt, bạn sẽ cần nhập thủ công các khoản chi này. Hơn nữa, việc xây dựng một hệ thống tự động hoàn toàn sẽ làm tăng độ phức tạp của dự án, và thành thật mà nói, tôi không hoàn toàn tự tin rằng mình có thể xử lý được.
Một vấn đề khác thường gặp ở hầu hết các ứng dụng theo dõi chi tiêu là chúng không phân loại rõ ràng mục đích chi tiêu, ví dụ như tiền ăn uống, tạp hóa, đi lại, hóa đơn hay các khoản khác. Điều này là do tin nhắn và email giao dịch bạn nhận được thường không bao gồm mức độ chi tiết đó.
Giải pháp dựa trên tin nhắn và AI
Thay vào đó, tôi quyết định xây dựng một trình theo dõi chi tiêu được kích hoạt bằng tin nhắn. Chỉ cần gửi một tin nhắn SMS hoặc tin nhắn chat với thông tin chi tiết về khoản chi, chẳng hạn như “chi tiêu: mua sắm, 15 USD, 28 Thg1 25”, hệ thống sẽ tự động thêm thông tin này vào Google Sheet của tôi. Tôi có thể linh hoạt nhập chi tiêu theo nhiều định dạng khác nhau vì hệ thống tự động hóa sử dụng một mô hình AI để phân tích văn bản và đưa vào cơ sở dữ liệu.
Cơ chế này đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tự động hóa và kiểm soát thủ công. Tôi không cần phải điều hướng qua giao diện người dùng phức tạp hoặc đăng nhập vào một ứng dụng khác. Tôi chỉ cần gửi một tin nhắn nhanh đến n8n, và mọi thứ sẽ được ghi lại. Trình phân tích AI mà tôi sử dụng giúp trích xuất ngày, số tiền và danh mục từ ngôn ngữ tự nhiên, nghĩa là tôi không cần phải tuân thủ một định dạng cố định nào. Cho dù tôi nói “cà phê, 3 USD, hôm nay” hay “mua tạp hóa; 25.5 usd; 29 Thg5 2025”, hệ thống đều hoạt động.
Theo thời gian, tôi có thể bổ sung thêm các danh mục, xây dựng biểu đồ hoặc thậm chí thiết lập các bản tóm tắt chi tiêu hàng tháng. Nhưng hiện tại, nó đã giúp tôi kiểm soát chi tiêu một cách nhất quán hơn rất nhiều so với trước đây.
Hướng Dẫn Thiết Lập Trình Theo Dõi Chi Tiêu Với n8n
Toàn bộ quá trình chỉ mất chưa đầy một giờ
Để bắt đầu, tôi đã tạo một Google Sheet để lưu trữ tất cả các khoản chi tiêu của mình. Bảng tính này chỉ có ba cột: mô tả, số tiền và ngày. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản vì nó giúp việc xem lại dễ dàng hơn. Mỗi mục nhập mới sẽ xuất hiện dưới dạng một hàng mới trên bảng tính này.
Trong n8n, tôi bắt đầu bằng cách tạo một workflow (luồng công việc) được kích hoạt khi tôi gửi một tin nhắn chat. Tin nhắn này sẽ được đưa vào một node AI Agent, sử dụng mô hình trò chuyện của OpenAI để hiểu nội dung tôi đã nhập. Tôi cũng kết nối nó với một node bộ nhớ nhỏ để AI có thể theo dõi các cuộc trò chuyện ngắn, mặc dù phần này không phải là yếu tố thiết yếu.
Công cụ quan trọng nhất được kết nối với AI Agent là một sub-workflow (luồng công việc con). Công cụ này có nhiệm vụ phân tích tin nhắn và lưu dữ liệu chi tiêu vào Google Sheet của tôi. Khi tôi gửi một tin nhắn như “cà phê; 120 INR; 29 Thg5 2025,” AI sẽ chuyển nó đến sub-workflow này để xử lý.
Bên trong sub-workflow, mọi thứ bắt đầu với một node Workflow Input Trigger. Node này nhận tin nhắn và sử dụng một mô hình OpenAI khác để chuyển đổi tin nhắn thành dữ liệu có cấu trúc. Đầu ra là một đối tượng JSON nhỏ gọn với các trường như mô tả (description), chi phí (cost) và ngày (date).
Khi quá trình phân tích hoàn tất, dữ liệu sẽ được chuyển đến node cuối cùng để lưu vào Google Sheets. Node này ghi một hàng mới bằng cách sử dụng các giá trị đã trích xuất. Nó trực tiếp cập nhật cùng một bảng tính mà tôi đã tạo ở bước thiết lập ban đầu.
Phần duy nhất đòi hỏi một chút chú ý là đảm bảo AI Agent biết gọi sub-workflow nào. Bên trong node AI Agent, có một menu thả xuống nơi bạn phải chọn workflow chính xác. Nếu bạn quên cài đặt, không có gì hoạt động đúng cách và dữ liệu sẽ không được chuyển đi.
Chi Phí Thực Hiện Giải Pháp Theo Dõi Chi Tiêu Này
Hầu như không tốn kém
Giao diện workflow n8n minh họa quá trình tự động hóa theo dõi chi tiêu cá nhân
Trình theo dõi chi tiêu này hoàn toàn không tốn kém gì. n8n có thể được sử dụng miễn phí nếu bạn tự host (self-host) nó, điều mà tôi đã thực hiện bằng Docker. API Google Sheets cũng miễn phí (trong giới hạn nhất định) và bạn có thể dễ dàng kích hoạt nó bằng cách tạo một tài khoản Google Cloud. Chi phí tiềm năng duy nhất là API OpenAI. Tôi đã thử tạo cùng một workflow bằng cách sử dụng khóa API từ gói miễn phí của OpenAI, nhưng liên tục nhận được thông báo: “Bạn đã vượt quá hạn mức hiện tại. Vui lòng kiểm tra gói và chi tiết thanh toán của bạn.” Tôi đã thử lại bằng cách sử dụng khóa API từ gói Plus, và nó đã hoạt động.
Tất nhiên, bạn không nhất thiết phải sử dụng OpenAI. Bất kỳ mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) nào đáng tin cậy đều có thể thực hiện công việc này. n8n hỗ trợ hầu hết các LLM phổ biến, dù là Google Gemini, Claude hay thậm chí DeepSeek. Ngay cả Grok của X cũng khá tiện dụng, cộng thêm nó đi kèm với 25 USD tín dụng được cấp hàng tháng.
Sức mạnh của tự động hóa cá nhân
Tôi khá mới với lĩnh vực tự động hóa, nhưng phải thừa nhận rằng nó cực kỳ thú vị. Bạn có thể tự động hóa rất nhiều công việc lặp đi lặp lại, cả trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Các ứng dụng như IFTTT cho phép bạn tự động hóa những việc mà bạn có thể không ngờ tới. Khi tìm hiểu về tự động hóa, bạn cũng có thể thử các giải pháp thay thế mã nguồn mở như Huginn.
Việc nắm bắt công nghệ tự động hóa không chỉ giúp giải quyết các vấn đề nhỏ trong cuộc sống mà còn mở ra vô vàn khả năng để tối ưu hóa thời gian và công sức. Từ việc quản lý tài chính đến các tác vụ hàng ngày, tự động hóa đang dần trở thành một phần không thể thiếu, giúp cuộc sống trở nên tiện lợi và hiệu quả hơn.
Kết Luận
Việc tự tạo một trình theo dõi chi tiêu cá nhân bằng n8n và AI là một giải pháp mạnh mẽ, linh hoạt và đáng tin cậy để kiểm soát tài chính của bạn mà không cần phải hy sinh quyền riêng tư. Với khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên thông qua AI và tính linh hoạt của các workflow trong n8n, bạn có thể dễ dàng ghi lại và phân loại chi tiêu chỉ bằng một tin nhắn đơn giản. Hơn nữa, với các tùy chọn self-host và các LLM thay thế, giải pháp này có thể được triển khai với chi phí rất thấp, thậm chí là miễn phí. Hãy thử nghiệm và khám phá tiềm năng của tự động hóa để quản lý tài chính hiệu quả hơn ngay hôm nay! Chia sẻ ý kiến hoặc trải nghiệm của bạn ở phần bình luận dưới đây.
