Zapier thường được liên tưởng đến các doanh nghiệp và quản lý dự án, nhưng thực tế, bạn hoàn toàn có thể sử dụng nền tảng này để tự động hóa một số tác vụ cá nhân trong cuộc sống hàng ngày. Điều này khả thi nhờ vào hàng ngàn ứng dụng mà Zapier có thể tích hợp, cho phép bạn kết nối các ứng dụng năng suất của mình với nhau – cũng như tạo ra các quy trình tự động hóa giữa các ứng dụng cá nhân. Nếu bạn là người mới sử dụng Zapier, tôi khuyến nghị nên thử các mẫu Zapier có sẵn để tích hợp các dịch vụ yêu thích của bạn, từ đó có cái nhìn tổng quan về nền tảng. Các mẫu này cũng có thể cung cấp cho bạn nhiều ý tưởng hữu ích về cách kết hợp các ứng dụng. Với khả năng mạnh mẽ của mình, Zapier đang dần trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp tối ưu hóa cuộc sống và công việc của bạn, không chỉ trong môi trường chuyên nghiệp mà còn ngay tại nhà.
Tôi đã tự mình khám phá nền tảng này để xem cách áp dụng nó vào cuộc sống hàng ngày và tìm thấy nhiều phương pháp thú vị để sử dụng Zapier nhằm tự động hóa các tác vụ cá nhân.
Logo Zapier và IFTTT biểu tượng công cụ tự động hóa trên nền máy tính cá nhân.
5 Cách Lưu Trữ Tệp Đính Kèm Email Tự Động Vào Google Drive
Giải pháp sao lưu biên lai và hóa đơn dễ dàng
Zapier cho phép bạn gửi email chứa tệp đính kèm để chúng tự động được tải lên Google Drive của bạn. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn lưu các biên lai hoặc bằng chứng thanh toán vào Google Drive mà không cần phải tải xuống tệp đính kèm email một cách riêng lẻ. Cá nhân tôi đã quyết định thiết lập quy trình tự động hóa này để lưu trữ tất cả các hóa đơn và biên lai của mình vào một nơi duy nhất, giúp việc quản lý tài chính trở nên ngăn nắp và dễ dàng hơn.
Để sử dụng quy trình tự động hóa này, bạn có thể tận dụng một mẫu Zapier có sẵn. Bước đầu tiên là thiết lập “trigger” (kích hoạt) bằng cách sử dụng ZapierMail, công cụ này sẽ tạo ra một địa chỉ email tùy chỉnh dành riêng cho bạn. Khi bạn gửi email đến địa chỉ này, Zapier sẽ có khả năng lấy dữ liệu của email và chính email đến đó sẽ đóng vai trò là yếu tố kích hoạt. Để kiểm tra tính năng, hãy đảm bảo bạn sử dụng một email có đính kèm tệp. Nếu bạn gặp lỗi trong quá trình lấy dữ liệu từ email, hãy thử sử dụng tệp đính kèm có dung lượng nhỏ hơn cho cấu hình Zap của mình.
Giao diện Zapier thiết lập kích hoạt (trigger) cho email đến mới để tự động hóa.
Hành động (“action”) cho quy trình tự động hóa này là tải tài liệu lên Google Drive. Đối với bước thứ hai, bạn sẽ cần kết nối tài khoản Google Drive của mình với Zapier và chọn một thư mục cụ thể để lưu trữ các tệp đính kèm. Sau khi bạn xuất bản Zap (kích hoạt quy trình tự động hóa), bất kỳ tệp đính kèm email nào bạn gửi đến địa chỉ email tùy chỉnh sẽ được tải lên thư mục Google Drive của bạn. Ngoài ra, có nhiều công cụ tự động hóa Windows khác mà bạn có thể sử dụng để thiết lập tính năng tương tự này.
4. Nhận Thông Báo Dự Báo Thời Tiết Hàng Ngày
Cập nhật thời tiết trực tiếp qua ứng dụng nhắn tin
Zapier có một công cụ dự báo thời tiết tích hợp mà bạn có thể sử dụng để nhận các bản cập nhật thời tiết hàng ngày. Để sử dụng nó, bạn sẽ cần thêm vĩ độ và kinh độ của vị trí của mình để công cụ biết lấy dữ liệu nào. Bạn cũng có thể cài đặt xem bạn muốn nó báo cáo dữ liệu này theo độ C hay độ F.
Thiết lập tự động hóa dự báo thời tiết hàng ngày trên giao diện Zapier.
Bạn có thể thiết lập Zap này với nhiều ứng dụng nhắn tin khác nhau như Slack. Đối với quy trình tự động hóa của riêng tôi, tôi đã chọn Discord. Điều này có nghĩa là tôi có thể nhận được một tin nhắn hàng ngày từ bot Zapier bao gồm các chi tiết dự báo thời tiết mà tôi mong muốn. Ngay cả khi bạn muốn ứng dụng gửi tin nhắn trực tiếp (DM) cho bạn về cập nhật thời tiết trên Discord, bạn vẫn cần thêm nó vào một máy chủ nơi bạn có quyền quản lý máy chủ. Vì vậy, tôi đã tự tạo một máy chủ riêng mà sau này tôi có thể tùy chỉnh với các bot và công cụ khác.
Tin nhắn cập nhật dự báo thời tiết từ bot Zapier được gửi đến kênh Discord.
3. Gửi Video YouTube Mới Từ Kênh Yêu Thích Đến Ứng Dụng Nhắn Tin
Cách tiện lợi để không bỏ lỡ video từ nhà sáng tạo yêu thích
Việc theo dõi các nhà sáng tạo yêu thích trên YouTube có thể trở nên khó khăn, tùy thuộc vào số lượng kênh bạn đăng ký. Tuy nhiên, với Zapier, bạn có thể thiết lập để các video mới từ một nhà sáng tạo cụ thể được gửi đến một kênh trong Slack hoặc Discord của bạn, giúp bạn luôn cập nhật nội dung mà không cần phải truy cập YouTube thường xuyên.
Bạn sẽ cần liên kết tài khoản YouTube của mình, ngay cả khi bạn không sử dụng kênh YouTube của riêng mình. Khi thiết lập kênh YouTube để lấy dữ liệu, bạn sẽ cần sử dụng ID kênh. Bạn có thể lấy số này bằng cách truy cập hồ sơ YouTube, chọn thêm trong phần tiểu sử, sau đó chọn Chia sẻ kênh và Sao chép ID kênh.
Ví dụ video YouTube mới được tự động gửi đến kênh Discord bằng Zapier.
Trong Zapier, bạn có thể đặt tên cho bot và chọn nội dung tin nhắn sẽ bao gồm những gì (chẳng hạn như tên kênh và URL video). Nhờ Zapier, giờ đây tôi nhận được một tin nhắn trong kênh mỗi khi Ze Frank đăng một video động vật hài hước mới, giúp tôi không bỏ lỡ những nội dung giải trí mà tôi yêu thích.
2. Sao Lưu Danh Sách Phát Spotify Của Bạn
Lưu giữ những bài hát mới yêu thích vào Google Docs
Có rất nhiều bài hát tôi đã yêu thích nhưng lại bị mất đi trong những năm qua vì tôi thay đổi dịch vụ phát nhạc trực tuyến. Đó là lý do tại sao, khi tôi thấy Zapier có thể tích hợp với Spotify, tôi nghĩ rằng đây có thể là một cách tuyệt vời để sao lưu các bài hát “Thích” của mình.
Tôi đã thực hiện điều này bằng cách tạo một “trigger” với Spotify và một “action” với Google Docs. “Trigger” là Bài hát mới được lưu, trong khi “action” là Thêm văn bản vào tài liệu. Tôi đã liên kết “action” với một Google Doc mà tôi đã tạo có tên “Spotify favorites”. Đối với văn bản cần thêm vào Google Doc của mình, tôi chọn các trường như Tên bài hát, Tên nghệ sĩ và URL bên ngoài Spotify.
Cấu hình tự động hóa Zapier để lưu các bài hát Spotify mới vào Google Docs.
Điểm hạn chế của phương pháp này là nó không xuất tất cả các bài hát hiện có trong danh sách phát “Thích” của bạn. Việc xóa và thêm lại các bài hát cũng không phải lúc nào cũng hoạt động. Tuy nhiên, bất kỳ bài hát mới nào bạn thêm vào danh sách phát sẽ được thêm vào tài liệu của bạn. Bạn cũng có thể thiết lập quy trình tự động hóa này cho các danh sách phát tùy chỉnh khác mà bạn tạo.
1. Đồng Bộ Danh Sách Việc Cần Làm Với Google Calendar
Quản lý công việc hiệu quả trên lịch cá nhân
Một trong những quy trình tự động hóa cá nhân hữu ích nhất mà tôi tạo ra với Zapier là đồng bộ hóa các tác vụ TickTick của mình với Google Calendar. Để làm điều này, tôi đã thiết lập một quy trình tự động hóa sẽ tạo một sự kiện chi tiết trong Google Calendar mỗi khi một tác vụ mới được thêm vào hộp thư đến TickTick của tôi.
Vì Zapier hoạt động với nhiều ứng dụng danh sách việc cần làm khác nhau như Microsoft To Do, Any.do Personal, Remember The Milk, Google Tasks và nhiều ứng dụng khác; bạn có thể tự thiết lập quy trình tự động hóa của riêng mình để sử dụng các ứng dụng quản lý tác vụ mà bạn yêu thích. Bạn cũng có thể sử dụng một ứng dụng lịch thay thế Google Calendar miễn là Zapier hỗ trợ ứng dụng đó.
Sử dụng Zapier để tiết kiệm thời gian quý báu của bạn
Mặc dù Zapier được tiếp thị chủ yếu hướng tới các doanh nghiệp và chuyên gia, khả năng tích hợp với hàng ngàn ứng dụng của nó mang lại tiềm năng to lớn để bạn thiết lập nhiều quy trình tự động hóa cá nhân, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể trong cuộc sống hàng ngày. Tôi chỉ mới chạm đến một vài cách bạn có thể sử dụng Zapier để tự động hóa các tác vụ cá nhân của mình. Hãy mạnh dạn khám phá nền tảng này và tìm hiểu cách bạn có thể tích hợp nó vào cuộc sống hàng ngày của mình.
